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Terceirização de TI e outsourcing: por que investir?

Por Juliana Gaidargi em 28/08/2019 em Gestão de TI

A terceirização de TI e outsourcing é uma prática de negócio muito difundida hoje em dia. Mas antes de entender o porquê, é preciso conhecer todos os seus aspectos. 

terceirização de ti e outsourcingO que é terceirização e outsourcing?

Primeiramente, é importante ressaltar que a terceirização de TI e outsourcing não é a única área  na qual essa metodologia de trabalho é aplicada. Afinal, o processo de terceirização é simples: uma empresa contrata outra empresa ou indivíduo para realizar tarefas específicas. Essa empresa ou indivíduo contratado passa, então, a prover serviços. 

Entretanto, existem casos em que ela assume funções que anteriormente eram feitas pelos próprios funcionários da empresa. Ou seja, a empresa terceirizada faz com que seus próprios funcionários ou sistemas de computadores realizem tarefas ou serviços. Estes podem ser feitos tanto dentro da empresa contratante, quanto nas próprias dependências da terceirizada. Tudo depende da área de atuação.

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Mudanças recentes

Até 2016, a terceirização compreendia o processo em que uma empresa delegava a outros a execução de atividades não essenciais ao seu funcionamento. Ou seja, tarefas que não incluíam suas atividades-fim. Atividades-fim são aquelas consideradas essenciais para a empresa. Ou seja, o jornalista em um jornal, por exemplo.

Dessa forma, a terceirização de atividades-meio era a única permitida por lei. Ou seja, a equipe de manutenção dos escritórios, como limpeza, tecnologia, etc. 

A reforma trabalhista

Em 2018, o Supremo Tribunal Federal (STF) decidiu que é constitucional o emprego de terceirizados na atividades-fim das empresas. Na verdade, desde 2017 essa prática já era permitida. Contudo, havia um impasse. A existência de 4 mil ações movidas anteriormente à reforma que se enquadravam na, até então, ilegalidade na terceirização de atividades-fim. 

Dessa forma, após a decisão do STF no ano seguinte, essas ações, salvo peculiaridades, tiveram veredictos favoráveis às empresas. Entretanto, esse novo entendimento só compreendeu ações que estavam em trâmite. Ou seja, não será autorizada a reabertura de processos finalizados.

Entretanto, existe uma exceção. Atividades de vigilância e transporte de valores não foram afetadas pelas mudanças. Ou seja, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) permanece como única reguladora desse tipo de função, proibindo então sua terceirização.

Impactos da reforma na terceirização e outsourcing

É sabido que a maioria das empresas terceirizam serviços para melhorar sua produtividade ao mesmo tempo em que foca no core business. E com a Lei n. 13.429/17,  essas empresas podem contratar praticamente qualquer tipo de serviço terceirizado. 

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Entretanto, a lei impede que funcionários terceirizados desempenhem atividades diferentes daquelas para as quais foram contratados. Ou seja, é importante que os contratos tenham muito claras todas as funções que deverão ser desempenhadas pelos terceirizados. 

Embora as diferenças entre atividades-fim e atividades-meio tenham deixado de existir perante a lei, estrategicamente, saber diferenciá-las é fundamental. Afinal, assim as empresas poderão tirar melhor proveito dessa modalidade. 

Ainda assim, existem funções que não valem a pena terceirizar. Portanto, gestores precisam se identificar quais setores poderão ser de fato beneficiados pela terceirização e outsourcing. Isso pode ser feito por meio de um bom planejamento estratégico.

Proibições

Embora mais flexível, a nova legislação trabalhista traz pontos de atenção para as empresas. Confira a seguir as proibições que vigoram junto à nova lei:

reforma trabalhista proibicoes

O que pode ser terceirizado?

Hoje em dia, a terceirização de funcionários, ou até departamentos inteiros, se tornou comum em empresas de pequeno, médio e grande porte. Isso acontece porque, com a terceirização, o contratante não precisa se preocupar com despesas com seleção e contratação. Tampouco com gastos relacionados a treinamentos, rescisão e impostos.

Contudo, a terceirização é mais indicada para realizar atividades que não sejam o core business da empresa. Ou seja, para áreas como limpeza, alimentação, manutenção de equipamentos, etc. A terceirização pode, entretanto, envolver áreas sensíveis ou mesmo críticas para a operação da empresa. É o caso de finanças, contas a pagar, contas a receber, planejamento estratégico e tecnologia da informação.

Inclusive, devido a essas áreas terem se tornado indispensáveis para qualquer empresa que queira otimizar seu desempenho, aumentar a qualidade dos serviços prestados e ainda reduzir custos pode ser bastante interessante. 

Vantagens e desvantagens da terceirização para empresas

Existem diversas vantagens em terceirizar serviços em geral. Contudo, a prática deve ser implementada com cuidado para evitar consequências negativas para a empresa.

Vantagens

Nesse quesito, destaca-se a redução de custos. Afinal, ao usar mão de obra externa, a empresa se poupa do pagamento de encargos financeiros. 

Além disso, as terceirizadas  contam com especialistas nas funções ofertadas. Portanto, a contratante tem a cesso à mão de obra capacitada a realizar determinada função. Existe ainda a desburocratização de processos. Afinal, ao enxugar atividades e gastos, estes se tornam mais rápidos. 

Desvantagens

As desvantagens da terceirização para a empresa têm relação direta aos trabalhadores. Afinal, ao terceirizar determinada área, a imagem da empresa pode ser considerada mercenária. Ou seja,  que visa lucros com base em “mão de obra barata”. Além disso, existe a questão da relativa perda de controle sobre os funcionários. Afinal, os terceirizados não respondem à hierarquia da contratante.

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Ainda assim, para as empresas, o maior problema encontra-se no processo de implementação. Esta, deve ser feita meticulosamente. Afinal, se a contratada falhar em realizar as funções para as quais foi contratada, caberá à contratante dar um jeito de suprir as necessidades para garantir o funcionamento da operação. Mesmo que isso signifique custos adicionais imprevistos.

Ou seja, é fundamental atentar a alguns pontos antes de fechar negócio com uma prestadora de serviços. Entre eles, destaca-se a pesquisa sobre o background da prestadora e o estabelecimento de um contrato formal. Este deve exigir comprovação de regularidade para com seus funcionários, além de prover uniformes e crachás diferenciados aos terceirizados. Dessa forma, previne-se situações de hierarquia ilegal.

Vantagens e desvantagens da terceirização para os funcionários

Os funcionários costumam ser os maiores críticos da terceirização. Isso, porque antigamente a prática acabou por suprimir alguns dos direitos trabalhistas conquistados pela classe sindical. Além disso, o clima organizacional em empresas que possuem contratados e terceirizados pode ser complicado.

O motivo é que que profissionais terceirizados, frequentemente são discriminados por contratados que realizam função igual ou similar. Estes, por sua vez, fazem isso por temerem perder seus empregos para os terceirizados. Afinal, estes costumam custar bem menos à empresa. Por isso, a integração e a motivação são temas recorrentes no departamento de RH dessas empresas. 

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Além disso, o pagamento dos direitos trabalhistas nem sempre é honrado pelas terceirizadas. Isso costuma acontecer porque, na maioria das vezes, elas são empresas pequenas, cuja fiscalização é mais complexa. Isso acaba contribuindo para a formação de uma imagem ruim não só da contratada, mas também da contratante. 

No contexto certo e se implementada da maneira correta, a terceirização pode ser uma maneira fantástica de melhorar a eficiência. Isso além de reforçar os resultados financeiros da empresa.

Quais são as atividades mais terceirizadas 

Em algumas áreas,  a terceirização é o modelo de trabalho mais aplicado. Conheça as cinco mais comuns o Brasil: 

atividades mais terceirizadas

Desmistificando a terceirização de TI e outsourcing

A percepção das pessoas em relação à área de TI, especificamente, mudou nos últimos anos. Afinal, até pouco tempo atrás, a TI era tratada como uma área de mero suporte à empresa. Ou seja, não relevante no que diz respeito a ganhos financeiros efetivos. Isso, porque antes ela era usada para automatizar funções e reduzir o trabalho manual.

No entanto, gradualmente a TI passou a atuar na melhoria de todo o processo organizacional da empresa. Isso se deu principalmente por meio da otimização de atividades e eliminação de barreiras de comunicação.

Dessa forma, a TI passou a ser vista como um fator decisivo no aumento de lucros e na redução de custos operacionais. Portanto, se a equipe de TI da empresa funciona bem, as chances de ampliar a lucratividade do negócio aumentam exponencialmente.

TOP 3| Mitos da terceirização de TI

A terceirização de TI se tornou uma tendência em empresas de pequeno e médio porte que buscam, primordialmente, a economia de custos, mas também em grandes organizações, que visam liberar seu capital humano para atuar exclusivamente em seu core business.

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Entretanto, por mais que os resultados positivos sejam visíveis, ainda existem empresários que temem terceirizar a TI por conta de informações equivocadas. 

Confira a seguir os 3 principais mitos da terceirização de TI e outsourcing e suas respectivas explicações:

3 mitos do outsourcing

Insourcing ou outsourcing de TI?

Existem empresas que optam pelo insourcing ao invés do outsourcing. Conforme o nome implica, o insourcing consiste na prática de se manter funcionários internos para realizar tarefas que poderiam ser terceirizadas. 

Às vezes, o insourcing envolve a contratação de funcionários novos, de forma permanente ou temporária, para realizar tarefas. Nesses casos, a empresas precisa investir em novos equipamentos, hardware e softwares, tal como na atualização de processos de negócios. Já na terceirização de TI e outsourcing, a provedora fica responsável por toda essa parte. Cabendo à contratante apenas estabelecer as diretrizes do trabalho e monitorá-las.

Existem, ainda, diversos formatos de terceirização de TI e outsourcing.

Modelos de terceirização de TI e outsourcing 

Existem três tipos principais de terceirização de TI e outsourcing. Confira-os a seguir: 

Onshore 

Trata-se do método mais utilizado pelas empresa. Afinal, dessa forma, a terceirização de TI e outsourcing se dá no mesmo país, estado ou cidade que a contratante. Essa prática é bem quista por minimizar os impactos culturais presentes no modelo offshore.

Offshore 

A manutenção de infraestrutura, o desenvolvimento de softwares e suporte são contratado de outros países nesse modelo de terceirização de TI e outsourcing. Em geral, são desejados países em ascensão tecnológica. É o caso da Índia, China e Rússia. Devido ao fato dos profissionais dessas regiões cobrarem valores mais baixos, eles se tornam atraentes especialmente em épocas de instabilidade econômica.

Entretanto, esse modelo traz consigo um ponto de atenção. Devido a fuso-horários e idiomas diferentes, podem ocorrer falhas na comunicação. 

Nearshore 

Esta modalidade de terceirização de TI e outsourcing utiliza equipes de países vizinhos. Afinal, a cultura, fuso e idioma tendem a ser mais similares.

Qual é a finalidade da terceirização de TI e outsourcing

A terceirização de TI e outsourcing viabiliza que as empresas conquistem maior capacidade de se concentrar em competências essenciais. Ou seja, em seu core business. Mas isso não é tudo. 

A terceirização de TI e outsourcing também fornece acesso a tecnologia de ponta, aumenta a flexibilidade da empresa e reduz custos. Por isso, a terceirização de TI e outsourcing tem sido  uma das principais apostas de empresas que pretendem reduzir gastos com a gestão de TI e aumentar sua capacidade operacional. Afinal, a infraestrutura de TI já é um dos aspectos mais importantes da cadeia operacional. Ou seja, seu bom funcionamento infere diretamente na capacidade da empresa:

  • Atender clientes de forma satisfatória;
  • Desenvolver produtos e serviços inovadores;
  • Alcançar um maior nível de eficiência.

Portanto, é essencial que o gestor de TI saiba otimizar todos os seus recursos. Para isso, ele deve buscar formas mais econômicas de manter equipamentos de alta performance acessíveis no ambiente corporativo. Ao entender o que é a terceirização de TI e outsourcing, se torna possível delegar tais investimentos. Com isso, a empresa também consegue:

  • Flexibilizar rotinas;
  • Ampliar a capacidade de resposta;
  • Escalonar serviços;
  • Ganhos financeiros diretos;
  • Acesso a tecnologia de ponta;
  • Atualização tecnológica contínua.

Vantagens da terceirização de TI e outsourcing

Existem diversas razões para se terceirizar a área de TI de uma empresa. Contudo, as principais encontram-se a seguir:

Acesso à tecnologia de ponta

A TI está em constante mudança. Portanto, as habilidades de um profissional da área podem se tornar obsoletas muito rapidamente. Afinal, é comum que no momento em que a empresa treina sua equipe em determinada tecnologia, ela se torne ultrapassada.  

Além disso, profissionais de TI internos costumam ficar desatualizados em relação às opções de tecnologia disponíveis. E isso não acontece por desinteresse. Pelo contrário. Se dá ao fato deles estarem continuamente focados em sustentar a operação diariamente. Dessa forma, contar com uma empresa de TI pode mitigar investimentos em treinamento e atualização dos profissionais internos.

Economizar sem perder qualidade

Com a terceirização de TI e outsourcing, uma empresa pode conferir padrões de classe mundial à sua área de TI. Isso sem precisar investir mais em treinamento. Afinal, profissionais terceirizados precisam se manter atualizados para serem alocados em um cliente. 

Além disso, ao contar com uma boa prestadora, a empresa também pode obter contratos de compra e leasing em massa mais eficazes para hardware e software. Isso confere ainda um melhor controle sobre as licenças de software.

Mais flexibilidade

Em uma ambiente de negócios em constante mudança, as empresas precisam ser flexíveis. Só assim é possível garantir que as funções de TI respondam rapidamente a demandas mutáveis. Ao contar com fornecedores de TI terceirizados, a contratante tem acesso a uma ampla gama de recursos, habilidades e capacidades. Já a equipe de TI interna, pode ter recursos limitados justamente por falta de atualização.

Mais estabilidade

De modo geral, colaboradores terceirizados são contratados em caráter temporário. Ou seja, a terceirização de TI e outsourcing viabiliza a adição de mais força de trabalho em momentos específicos. Além disso, usar trabalhadores terceirizados protege os funcionários contratados de flutuações na demanda. Tudo isso, além de possibilitar à empresa o estabelecimento de uma relação mais forte com sua força de trabalho regular. 

Redução de custos

Ao terceirizar a TI, a empresa ganha acesso à infraestrutura de baixo custo dos prestadores de serviços. Inclusive, esse é um dos benefícios mais atraentes da terceirização de TI e outsourcing. De acordo com um levantamento do Outsourcing Institute, houve uma redução de 9% nos custos por meio da terceirização de TI.

Mais fundos de capital

A terceirização de TI e outsourcing ajuda a mitigar a necessidade de investir em funções comerciais não essenciais. Ou seja, o capital pode ser direcionado para as áreas críticas da empresa. A terceirização de TI e outsourcing também pode melhorar o CAPEX e OPEX da empresa ao eliminar a necessidade de mostrar o retorno sobre o patrimônio de investimentos de capital em áreas não essenciais.

Mais dinheiro

A terceirização de TI e outsourcing pode incluir a transferência de ativos do cliente para a prestadora. Ou seja, equipamentos e licenças utilizadas ​​nas operações podem ser vendidas ao fornecedor. Isso, por sua vez, resulta em pagamento em espécie ao contratante.

Novos recursos

É comum terceirizar a TI devido ao fato da empresa não dispor dos recursos necessários. Ou seja, se uma organização tem a intenção de expandir, especialmente em outra localidade, a terceirização de TI e outsourcing é uma alternativa viável e importante para construir a infraestrutura necessária a partir do zero.

Otimização da gestão de TI 

Através de uma boa governança, acordos de SLA e uma gestão de TI assertiva, a terceirização pode conferir alívio para a equipe de TI local focar no cores business. Entretanto, isso não quer dizer que a contratante possa abrir mão da responsabilidade administrativa. portanto, isso deve ser muito bem trabalhado no contrato.

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Atendimento remoto, presencial ou misto?

Além dos modelos de contratação Onshore, Offshore e Nearshore, existem ainda formas diferentes de atendimento de TI. Confira-os a seguir:

Remoto

No atendimento remoto de TI, as soluções costumam ser mais rápidas e eficientes. Afinal, o suporte técnico remoto pode ser realizado via softwares, ferramentas específicas ou da própria internet. Ou seja, o analista de TI pode se conectar a um dispositivo e realizar os reparos necessários sem sair do lugar.

Dessa forma, o deslocamento do profissional se torna desnecessário. Isso, por sua vez, gera economia de tempo e dinheiro. Esse modelo de terceirização de TI e outsourcing também permite que o profissional realize diagnóstico de problemas, gerenciamento de recursos, verificações de dados, sistemas e instalação de programas.

Contudo, para funcionar, o contato com o suporte deve ser feito sempre através de uma central de atendimento única. Afinal, somente assim os gestores poderão mensurar a quantidade de chamados abertos. Com isso, pode-se controlar o SLA e o volume de produção dos profissionais de TI, facilitando a identificação de melhorias na operação.

vantagens do atendimento remoto de TI

Presencial

No modelo de atendimento presencial, as empresas ganham tempo para focar sua equipe no core business. Tudo isso,com acesso à tecnologia de ponta, maior flexibilidade e economia de custos. 

vantagens do atendimento presencial de TI

Misto

Nesse modelo, a empresa conta com a presença de um técnico sempre que precisar ao mesmo tempo em que recebe auxílio remoto. Essa solução é bastante adotada em empresas que  não contam com a infraestrutura necessária para comportar uma equipe interna. 

Na terceirização de TI e outsourcing misto, quando um problema não pode ser resolvido à distância, a empresa aciona o suporte técnico presencial. O profissional acionado costuma agendar uma visita à empresa. Portanto, é importante que o gestor tenha uma lista com todas as dificuldades encontradas.

Feito isso, o analista de TI começa a frequentar a empresa como os demais funcionários até que todos os reparos sejam realizados. Ou seja, o atendimento presencial se dá conforme a necessidade da empresa. Nos demais momentos, o atendimento continua sendo realizado remotamente. 

Vale ressaltar que esse modelo de suporte reúne as vantagens do atendimento remoto e presencial. 

Principais vantagens e desvantagens da terceirização de TI 

vantagens da terceirização de ti e outsourcing

desvantagens da terceirização de ti e outsourcing

Terceirizar a TI pode ser a solução para o negócio

Conforme uma empresa cresce, as responsabilidades da empresa também aumentam. Contudo, buscando se manter competitivas, muitas organizações perdem o foco no negócio. Ou seja, param de buscar inovações nos serviços e produtos, por exemplo. Tudo em prol de se manterem niveladas à concorrência.

Frente a tantos gargalos administrativos, se torna imprescindível terceirizar a TI da empresa. Afinal, assim pode-se reduzir custos ao mesmo tempo em que se maximiza a produtividade e qualidade. Entretanto, para isso, é importante analisar empresas de TI capazes de negociar personalizações. 

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