Por Juliana Gaidargi em 29/10/2018 em Artigo

Montar e manter um departamento de TI assertivo envolve muito investimento financeiro. Um estudo recente do Gartner Institute apontou que os gastos mundiais com o budget de TI devem alcançar US$ 3,7 trilhões em 2018. Ou seja, o Instituto aponta um aumento de 6,2% em relação ao ano anterior.

Mas independentemente de estudos e estatísticas, gestores sabem o quanto o investimento em TI pode ser oneroso para a empresa. Especialmente quando orçamentos para áreas afins acabam por se confundir entre si. Afinal, essa prática costuma resultar em incongruências durante  o balanço mensal, as quais prejudicam o faturamento da empresa.

Ao designar um budget específico para adquirir novas tecnologias, o gestor consegue otimizar processos. Ou seja, ele acaba gerando valor para o negócio como consequência de um bom planejamento orçamentário.  Contudo, esse valor só surge efetivamente quando os benefícios superam os recursos consumidos.

Ou seja, não é porque existe um budget destinado à TI que a empresa tem obrigação de criar um projeto para usá-lo. Também é preciso atentar ao fato de que considerar investimentos em novas tecnologias durante o planejamento anual deve se tornar uma ação de praxe nas empresas.

Crescimento planejado

É de conhecimento geral que, para crescer, uma empresa precisa faturar mais do que gasta. Em contrapartida, quanto maior o faturamento, maior fica a demanda de serviços da empresa. Ou seja, conforme a empresa cresce em faturamento, a complexidade e seus problemas também aumentam. Com isso, aprimorar os processos e a operação se torna fundamental.

Consequentemente, a empresa precisa investir mais em sua infraestrutura de TI para conseguir atender a esse aumento de demanda e vender mais. Dessa forma, o gestor precisa encontrar recursos e adotar ferramentas de TI capazes de lidar com o crescimento da empresa. Afinal, quando alinhadas à estratégia e segmento da companhia, elas podem fazer a diferença na gestão do negócio.  

Como planejar o budget de TI?

O budget de TI visa manter uma empresa tecnologicamente competitiva e capaz de atender o volume de demandas comerciais, além do atendimento aos usuários. Portanto, determiná-lo com base em estimativas sem embasamento nada mais é do que jogar dinheiro fora.

Com isso, existem alguns pontos estratégicos a se considerar ao estabelecer um budget de TI assertivo:

1. Em empresas já estabelecidas e estáveis, o ideal é basear o budget de TI no faturamento do último ano. Dessa forma, o orçamento conseguirá atender a trocar de equipamentos, manutenção e execução de projetos de melhorias;  

2. Em empresas que buscam um crescimento anual mais agressivo, o budget de TI precisa ser igualmente agressivo. Afinal, a demanda por novos projetos costuma ser maior.

Ainda assim, planejar o budget de TI pode ser estressante para a maioria dos gestores. Afinal, é preciso equilibrar a pressão entre cortar despesas em algumas áreas e reservar capital para investir em outras.

Com isso em mente, é importante que gestores de TI detenham conhecimentos financeiros, sobre análise de riscos e gestão de pessoas. Isso além de possuir um profundo conhecimento do core business da empresa.

Budget de TI: o que deve ser considerado?

1. Indicadores de desempenho

Independentemente do segmento de atuação, todas as áreas de uma empresa devem ter KPIs estabelecidos. Afinal, esses indicadores de desempenho servem para avaliar a eficiência operacional e estratégica do negócio.

Na área de TI, o gestor pode implementar indicadores mais específicos. Ou seja, KPIs para mensurar o desempenho financeiro e avaliar o custo-benefício da infraestrutura empregada. Entre os pontos dignos de atenção, destacam-se:

  • Relação entre investimento e retorno das campanhas de marketing e publicidade;
  • Retorno obtido com as novas aplicações;
  • Taxas de virtualização e licenças de uso;
  • Investimentos em tecnologias e outros recursos similares;
  • Custos gerados x custos ideais (estimativa de mercado);
  • Receitas e despesas da infraestrutura;
  • Receita por usuário e serviço utilizado.
2. Benchmarking

Ao  realizar pesquisas de mercado periódicas, um gestor consegue encontrar boas oportunidades de negócio. Por meio da matriz SWOT, por exemplo, é possível identificar o nível de competitividade da empresa, além de definir prioridades, encontrar e eliminar desperdícios.

S – Strengths (Forças)

W – Weaknesses (Fraquezas)

O – Opportunities (Oportunidades)

T – Threats (Ameaças)

Uma vez munido dessas informações, o gestor pode comparar custos e despesas operacionais de TI com outras organizações de mesmo porte.

3. Avaliação do capital humano

Para que o budget de TI definido seja cumprido, é importante contar com os profissionais certos. Portanto, o gestor deve garantir que sua equipe tenha as habilidades e conhecimentos necessários para atender às necessidades da função.

Para isso, basta comparar as exigências do cargo com a especialização do colaborador. Se for o caso, o gestor também não deve temer remanejamentos estratégicos. Afinal, dessa forma conseguirá extrair o máximo de potencial possível de cada membro da equipe.

Eventualmente, o gestor poderá identificar a necessidade de investir na formação de algum profissional. No entanto, isso deve ser visto como uma oportunidade e nunca como perda de dinheiro. Essa etapa, inclusive, é essencial na definição de um budget de TI assertivo. Afinal, ela demonstrará o quanto de investimento será necessário para alcançar melhorias na produtividade da empresa.

4. Treinamentos de pessoal

Mesmo que a equipe de TI esteja alinhada às necessidades do negócio, treinamentos periódicos são essenciais. Isso porque é através deles que os profissionais desenvolvem suas competências e se mantém atualizados.

Além disso, treinar pode ser mais barato do que contratar novos profissionais. Essa estratégia também ajuda a reduzir o índice de turnover, já que os funcionários passam a se sentir estimados pela empresa.

5. Equipes com autonomia

Quando a equipe de TI estiver no ponto certo, o gestor pode e deve lhe conferir mais autonomia operacional. Além disso resultar em processos mais fluidos, acontece uma redução dos custos por conta da economia de recursos destinados a cada atividade.

A diminuição dos prazos para a conclusão de tarefas também é um ponto positivo em equipes com mais autonomia. 

6. Espaço físico e telecomunicações

Empresas que usam infraestrutura de TI local, como Data Centers, precisam considerar o espaço físico disponível. Afinal, conforme a organização cresce, mais equipamentos serão necessários, incluindo novos servidores.

Contas altas de telefone também costumam ser um problema financeiro nas empresas empresa. Para contornar esse infortúnio, é possível investir em serviços de VoiP. Eles costumam ser gratuitos e ainda funcionam em rede.

No que diz respeito à troca de mensagens internas, é interessante implementar o uso de ferramentas de mensagens instantâneas, a fim de não onerar o servidor de e-mail da empresa. Além disso, essa estratégia traz consigo um ganho significativo no tempo de visualização e resposta de mensagens.

Videoconferências também são ótimas alternativas à reuniões presenciais entre colaboradores de sedes diferentes. Afinal, elas eliminam os custos e tempo com deslocamento de pessoal.

8. Foco em tecnologias

Renovar hardwares e softwares ultrapassados pode refletir em ganhos na produtividade e lucratividade da empresa. Por conta disso, essa prática deve ser incluída no budget de TI. Vale ressaltar que o Software Asset Management (SAM) vem ganhando visibilidade nas organizações. Isso vem acontecendo porque os funcionários das empresas têm ganhado cada vez mais autonomia. Ou seja, eles acabam instalando nos computadores softwares aleatórios que não são contabilizados dentro da TI.

Tanto a infraestrutura de software quanto a de hardware precisa de atenção. Por meio do ROI é possível traçar uma estimativa sobre o impacto provocado por equipamentos desatualizados  em médio ou longo prazo.

Vale lembrar que o hardware não precisa ser o mais caro do mercado. Afinal, a necessidade por tecnologia de ponta depende muito da função para a qual cada hardware é destinado.

Em relação aos softwares, cabe ao gestor lidar com os altos custos das licenças de uso. Através de um monitoramento contínuo é possível concluir quais softwares podem ser desabilitados. Dessa forma, dependendo do modelo de licenciamento, o gestor pode economizar com a eliminação de programas obsoletos do seu pacote de serviços.

9. Infraestrutura na nuvem

É fato que uma infraestrutura baseada na nuvem custa menos e traz mais resultados à uma empresa. Ainda assim, empresas que operam na nuvem entendem que a escalabilidade é importante para o desenvolvimento sustentável. Portanto, o budget de TI deve contemplar a necessidade de investimentos em novos recursos e ferramentas.

A cloud computing consiste em um modelo adaptável a qualquer tecnologia e conta com uma série de benefícios. Ela pode maximizar o potencial de sistemas e aplicações. Isso os torna mais flexíveis no atendimento a demandas em crescimento, tal como múltiplos segmentos de mercado.

Para garantir o total controle sobre os gastos com nuvem, basta seguir os passos a seguir:

  1. Avalie a estratégia de nuvem vigente e se ela atende aos requisitos da empresa;
  2. Confira a visibilidade de todos os recursos da nuvem por unidades de negócios;
  3. Conheça as pessoas envolvidas na utilização da nuvem;
  4. Determine, junto a elas, o processo e soluções que serão utilizados para gerenciar o orçamento da nuvem;
  5. Estipule responsáveis para cada recurso da nuvem;
  6. Embora distintos, deve-se agrupar os responsáveis em uma unidade de negócios para que o acompanhamento orçamentário seja facilitado.
10. Invista na terceirização de TI

Além de passar a trabalhar na nuvem, investir na terceirização de TI é uma tendência em ascensão.  Isso, porque essa estratégia permite À empresa que a transferir processos operacionais para especialistas. Com isso, obtém-se resultados melhores com investimentos mais baixos.

Tarefas como monitoramento, planejamento, controle e melhorias podem ser facilmente realizados por uma empresa de TI terceirizada. Ao delegar essas funções, além de qualidade e economia, a empresa libera seu próprio pessoal para exercer funções de cunho estratégico para o negócio.

 

Embora esses aspectos sejam relevantes na hora de determinar o budget de TI, é importante lembrar que cada caso é um caso. Ou seja, cada empresa deve tomar decisões baseadas na realidade de seu negócio, mesmo que isso vá na contracorrente do mercado.