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10 formas de perder dinheiro e como evitá-las

Por Juliana Gaidargi em 8/06/2021 em Negócios

Sabia que sua empresa pode estar perdendo dinheiro sem que você perceba? Pois é! Manter uma empresa funcionando de maneira lucrativa pode ser um grande desafio para a maioria dos gestores. Por isso, é fundamental saber reconhecer quais são as principais formas de perder dinheiro e, consequentemente, a lucratividade.

evitar perder dinheiro

Com a pressão constante de perseguir vendas, pagar credores, gerenciar equipes e as incontáveis ​​tarefas do dia a dia associadas à administração de uma empresa, pode ser muito fácil o dinheiro escapar pelas rachaduras e corroer as margens de lucro. Contudo, como empresário,  você tem a responsabilidade de ganhar dinheiro para que sua empresa sobreviva e possa sustentar sua família e seus funcionários. 

No entanto, sem acompanhar de perto os aspectos financeiros do seu negócio, você corre o risco de perder dinheiro e perder oportunidades de aumentar os lucros. Portanto, você deve avaliar e melhorar continuamente seu negócio por dentro e por fora para mantê-lo em boas condições de saúde.

Com isso em mente, confira as 10 formas mais comuns de uma empresa perder dinheiro. Afinal, assim poderá encontrar alternativas para evitá-las ou corrigi-las a tempo.

1. Uso e aplicação imprópria de tecnologia

Muitas empresas tentam e “sobrevivem” com tecnologia antiquada. No entanto, ela retarda a produção, vendas e processamento. Contudo, existem aquelas empresas que investem na mais recente e melhor tecnologia que, no entanto, não tem uso real em suas operações comerciais. 

Portanto, a aplicação adequada da tecnologia em seu negócio terá efeitos positivos em sua produtividade e lucratividade. Entretanto, você precisa considerar o que deseja fazer e qual tecnologia produzirá o resultado mais lucrativo. Afinal, a compra de um software de alta tecnologia com todos os recursos pode não trazer benefícios reais para o seu negócio. Então, saiba o que você quer, quais benefícios quantificáveis ​​ele oferece e como maximizar seus benefícios.

A melhor forma de obter essas informações é contar com o auxílio de uma empresa de TI capacitada a prestar consultoria. Não são muitas as que fazem esse serviço, no entanto, a Infonova faz um diagnóstico completo do seu ambiente corporativo e propõe as melhores soluções de acordo com sua necessidade real e budget disponível. 

2. Mau atendimento ao cliente

Há um velho ditado nos negócios que diz que se você presta um bom serviço, o cliente não conta a ninguém, contudo, se você presta um atendimento ruim, ele vai contar pelo menos a dez de seus amigos. Ou seja, as pessoas se lembram de um serviço ruim e adoram falar sobre isso. 

O problema é que muitas vezes você nunca vai saber por que um cliente deixou de usar seu serviço. Afinal, ele simplesmente desaparece e leva seus negócios para outro lugar. É claro que nesse caso você pode colocar em prática uma nova estratégia de marketing para atrair novos clientes, contudo, não atuar para manter clientes antigos é uma forma bastante eficaz de perder dinheiro. 

3. Equipe mal treinada

A negligência em investir adequadamente no treinamento de pessoal tem um grande impacto em seus negócios em andamento e, portanto, é outra forma de perder dinheiro rapidamente. Afinal, pessoas mal treinadas tendem a procurar atalhos e maneiras de fazer o trabalho sem necessariamente entender as implicações adequadas de suas ações. 

Portanto, o treinamento nas áreas-chave do seu negócio não deve ser considerado um custo, mas sim um investimento. Afinal, a médio e longo prazo, proporcionará economia financeira e aumento de produtividade. Além disso, uma equipe mal treinada, sem culpa própria, criará problemas constantes e orçamentos estourados.

Então, lembre-se que sua equipe impacta todos os aspectos do seu negócio. Ou seja, mesmo se você supervisionar e gerenciar de perto seus funcionários, gastos desnecessários e inesperados podem passar despercebidos. Existem duas maneiras principais de uma empresa perder dinheiro devido aos seus funcionários:

Desperdício de tempo: 

Pesquisas mostram que 89% dos funcionários admitiram perder tempo durante a jornada média de trabalho em atividades não relacionadas ao trabalho. Contudo, quer seja intencional ou não, o tempo perdido ao longo do dia está custando dinheiro à sua empresa. Então, quanto mais você aprender sobre como e por que esse tempo é desperdiçado, melhor poderá limitar ou eliminar esse desperdício para obter o máximo valor de seus funcionários.

É por isso que muitos empregadores em escritórios monitoram a atividade do computador e bloqueiam sites com os quais os funcionários tendem a perder tempo, como Facebook, YouTube e sites de esportes. No entanto, essa decisão deve ser tomada com cautela, já que pode causar grande insatisfação por parte do corpo laboral. Portanto, converse com sua parceira de TI sobre o assunto e como tornar essa mudança menos desagradável para seus funcionários.

Uso impróprio de recursos: 

Os funcionários que usam recursos da empresa, como veículos, ferramentas, impressoras ou mesmo software para necessidades pessoais, estão desperdiçando seu tempo, recursos e dinheiro. Portanto, é importante monitorar o uso de recursos e ter políticas em vigor para garantir que os funcionários saibam o que se espera deles, bem como os procedimentos disciplinares para que entendam as consequências de agir de outra forma.

4. Falta de organização 

Os sistemas de intertravamento que otimizam os processos e fornecem serviços economizam e ganham dinheiro. Contudo, processos e procedimentos ad-hoc que aparentemente funcionam em oposição ou apesar de outros processos dentro de uma empresa causam gargalos, frustração e confusão. 

Portanto, vale a pena investir em um sistema bem organizado e coerente para garantir que sua empresa e seu pessoal trabalhem com eficiência. Quer um exemplo?

Os pagamentos atrasados ​​e em falta têm um custo enorme para o seu negócio. Afinal, se você está esperando pagamentos, sua empresa – que foi criada para fornecer produtos ou serviços – agora também funciona como um credor. Por outro lado, o dinheiro que é devido a você não está disponível para cobrir operações, o que poderia forçá-lo a pedir dinheiro emprestado.

Então, para cada pagamento que você está esperando, o impacto negativo que isso tem em seus negócios aumenta. E quanto mais você esperar para receber cada pagamento, mais dinheiro seu negócio perde.

Portanto, examine cuidadosamente as contas a pagar e a receber para ter certeza de não permitir que nenhum pagamento seja perdido. Em seguida, analise cuidadosamente a maneira como você coleta os pagamentos dos clientes. Então, considere a implementação das seguintes políticas:

  • Os pagamentos totais são necessários dentro de 30 dias do faturamento. Contudo, isso pode ser difícil de aplicar se você estiver trabalhando com agências estaduais ou federais;
  • Cobrar uma taxa de serviço de 1 ½ por cento para pagamentos atrasados. No entanto, certifique-se de que o acordo que você fez com seu cliente explique claramente essa cobrança;
  • Defina um alerta para que se lembre de acompanhar e cobrar pagamentos atrasados ​​e em falta após 30 dias;
  • Se você está realmente perdendo pagamentos e frequentemente lutando para receber o pagamento dos clientes, analise e atualize seus procedimentos de faturamento e cobrança.

 5. Economias “burras” e despesas ocultas

Nesta era moderna, a imagem é tudo. Portanto, materiais de marketing mal elaborados ou apresentados dizem muito sobre o seu negócio e tendem a afastar os clientes ao invés de atraí-los. Então, se vale a pena fazer, vale a pena fazer da maneira certa .Contudo, infelizmente, é comum não reconhecer o valor de um trabalho bem feito e seu consequente custo.

No entanto, esse problema pode se arrastar até seus próprios serviços e produtos. Afinal, uma forma de perder dinheiro é não saber precificá-los adequadamente. Ou seja, não subestime os custos do produto e do trabalho

Para saber quanto cobrar por um trabalho, você precisa saber exatamente quanto custa para sua empresa executá-lo. No entanto, é mais fácil falar do que fazer. Todos os projetos têm custos tangíveis óbvios, como materiais, recursos, etc. além de custos indiretos ocultos, como tempo, planejamento e afins. Portanto, embora empreendedores sejam tomadores de risco, não devemos apostar se nossos produtos ou serviços rendem dinheiro ou não.

Portanto, calcule o custo real de trabalhos concluídos recentemente para estimar melhor os custos projetados de trabalhos futuros. Documentando cuidadosamente todos os custos relevantes do que já foi feito, você poderá estimar melhor o custo dos próximos projetos antes de enviar uma proposta ou fornecer uma estimativa. Afinal, as estimativas e lances pontuais garantem que você seja pago integralmente por todo o trabalho, sem perda devido a erros de cálculo dos custos.

Adendo

No entanto, dependendo do seu setor, os custos indiretos – que são os custos em sua demonstração de resultados, exceto mão de obra direta, materiais diretos e despesas diretas – devem ficar em torno de 18% a 22% de seus custos totais. Afinal, se você não sabe quais são suas despesas gerais, pode rapidamente exceder o que é razoável. As despesas gerais elevadas transformam muito do dinheiro que iria para o lucro em dinheiro gasto em coisas como suprimentos, publicidade e despesas com viagens que podem não impactar positivamente as vendas ou os lucros. Então, aprenda como calcular e controlar cuidadosamente seus custos gerais e manter uma taxa de custos indiretos razoável com base na natureza do seu negócio e do seu setor.

6. Procrastinação

Decisões rápidas são cruciais nos negócios. Então, ficar pensando nas coisas e se preocupar demais com o caminho a seguir prejudicará mais seus negócios do que decidir sobre um curso de ação e persegui-lo. Em última análise, se não quiser perder dinheiro, você precisa ser capaz de reconhecer boas oportunidades e agir de acordo com elas rapidamente. Isso também vale para contratação de talentos. Afinal, se um funcionário é certo para o seu negócio, é provável que ele seja certo para outra pessoa, então, não o deixe esperando e oficialize a oferta de emprego.

7. Centralizar a tomada de decisões

Se todas as decisões tiverem que vir de você, você corre o risco de criar um sério gargalo na tomada de decisões. Entenda que sua equipe tem potencial para ser seu maior patrimônio. Então, depois de treiná-los e capacitá-los, dê-lhes autoridade para tomar decisões em suas áreas de especialização. Isso não apenas removerá o gargalo ao seu redor, mas fará com que a equipe se sinta valorizada em sua empresa.

Contudo, se você não estiver medindo as funções mais importantes de sua empresa, não poderá atingir esses objetivos. Os principais indicadores de desempenho (KPIs) medem aspectos específicos do seu negócio e como eles estão se saindo, como lucro, custo das mercadorias vendidas, custo de aquisição do cliente e até mesmo taxas de satisfação do cliente. Portanto, definir quais KPIs seu negócio acompanhará depende dos seus objetivos, mas poucos podem ser medidos sem conhecer intimamente as finanças de sua empresa.

Então, dê autonomia à sua equipe e defina os KPIs do seu negócio para acompanhá-la mensalmente. 

8. Ser muito rígido com horários

É o seu negócio e cabe a você fazer o que for necessário para obter clientes e vendas. As empresas precisam fazer o que precisa ser feito para realizar a venda ou atender aquele cliente importante. 

No entanto, isso não significa que você tenha que trabalhar dezesseis horas por dia. Significa que você deve ser flexível com as horas de trabalho. Contudo, é fundamental que você deixe isso bem claro para os membros da sua equipe.

9. Julgar seus clientes em potencial

As aparências enganam e é fácil julgar antecipadamente o valor de um cliente em potencial permitindo que seus próprios preconceitos (todos nós os temos) influenciem você. Ou seja, cada cliente deve ser tratado com dignidade e respeito. Afinal, muitas vezes isso não ocorre e os clientes estão cientes de sua atitude. Consequentemente, fazer com que eles se sintam sem importância não o ajudará a fazer novos negócios, tampouco ser recomendado pelo bom e velho marketing boca a boca.

10. Controle de estoque deficiente

Geralmente, o controle de estoque deficiente se manifesta em comprar muito cedo e transportar estoque desnecessário e seus custos associados. Isso tem um dreno óbvio no fluxo de caixa. Por outro lado, não ter estoque suficiente em mãos resulta em falta de abastecimento e perda de vendas.

Contudo, isso não se aplica somente à obra-prima de seus produtos ou serviços, mas a todas as áreas da sua empresa. Por exemplo, você pode estar sendo cobrado por um software totalmente obsoleto ou gastando energia com um servidor que já poderia ter sido descomissionado há tempos. 

No entanto, esse tipo de coisa só será percebido ao inventariar todos os seus recursos. Felizmente, esse processo moroso e delicado pode ser delegado a uma parceira de TI qualificada que não irá só apontar quais equipamentos estão te fazendo perder dinheiro, mas também propondo melhorias mais econômicas e produtivas.

Mas lembre-se que a gestão empresarial é um processo constante de teste e análise. Então, fique atento a essas formas de uma empresa perder dinheiro e previna-se, quando possível.

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