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Como escolher um software RPA?

Por Juliana Gaidargi em 28/06/2021 em Gestão de TI

Tarefas repetitivas roubam dos trabalhadores o tempo que eles poderiam gastar em atividades mais produtivas. Felizmente, quando realizado da maneira certa, o RPA pode livrar os colaboradores desse tipo de tarefa. Contudo, é preciso saber como escolher o software RPA ideal para o seu negócio.

software RPA

Para que serve um software RPA?

RPA significa automação de processos robóticos. Esse tipo de solução, promete resgatar usuários de negócios da execução de tarefas repetitivas, porém necessárias. Daí o termo “robótico”: afinal, a natureza dos trabalhos executados pelo software RPA tende a ser mecânica e de baixo nível.

As empresas usam o software RPA para criar bots de software que realizam trabalhos pré definidos e estruturados. Estes, normalmente, envolvem o preenchimento de formulários eletrônicos, processamento de transações ou envio de mensagens.

Então, junte essas atividades básicas em frotas de bots RPA e você terá um enorme potencial para eliminar o trabalho enfadonho que toma boa parte do tempo dos funcionários. É o caso de entrada de dados, faturamento, gerenciamento de pedidos, integração de RH e inúmeras outras áreas.

Onde um software RPA pode ser usado?

Os bancos usam o RPA para análises de devida diligência em empréstimos, processamento de faturas e cheques de clientes. Já as organizações de vendas usam o RPA para automatizar cotações e faturas. As seguradoras usam software RPA para acelerar a adjudicação de sinistros. Entretanto, isso não é tudo. Além de tudo isso, com a ajuda do aprendizado de máquina, o RPA pode transcrever conversas gravadas automaticamente, extrair texto e números de imagens e vídeos e preencher bancos de dados a partir de formulários preenchidos manualmente.

Afinal, sob o capô, os sistemas RPA incluem:

  • Mineração de processos;
  • Ferramentas de criação de bots;
  • Plug-ins para conexão com sistemas corporativos;
  • Uma camada de programação ou orquestração. 

Contudo, as ferramentas em sistemas RPA geralmente têm limites. Então as pessoas às vezes preenchem essas lacunas com scripts de automação codificados manualmente.

Portanto, é importante manter as expectativas em linha sobre o que o software RPA pode lidar. Afinal, os fornecedores de RPA tendem a sugerir que seus produtos contêm mais inteligência do que realmente contêm, o que levou a uma decepção com a RPA de forma geral. Além disso, as implantações precisam ser planejadas e executadas com cuidado para evitar implantações de RPA com falha. Ou seja, você precisa deixar claro o que deseja automatizar antes de selecionar um software RPA, além de garantir que escolheu um que tenha os recursos de que precisa.

Como funciona o RPA?

O RPA funciona puxando informações de seus sistemas de TI existentes. Isso é feito tanto por meio de uma interface para o back-end ou da emulação de como um humano acessa o sistema pelo front-end. Contudo, com sistemas corporativos legados, você geralmente deve passar pelo front-end, porque não pode acessar o sistema back-end diretamente.

O RPA de front-end é uma evolução da remoção de tela antiga. Se você já usou raspadores de tela por um longo período, sabe que eles tendem a ser frágeis. Afinal, no minuto em que algo incomum é exibido, como um número muito grande para seu campo, ou assim que o formato de exibição muda por causa de uma atualização de software, o raspador de tela retorna respostas erradas ou para de funcionar. O aprendizado de máquina pode reduzir, mas não eliminar, esses obstáculos.

Então, depois que o sistema RPA extrai as informações de que precisa, ele executa uma tarefa predefinida. Casos de uso comuns incluem a aplicação de regras de negócios, geração de relatórios, envio de fatura para contas a receber ou geração de cheques para contas a pagar.

Com ou sem supervisão?

A boa notícia é que os bots que executam tarefas RPA podem ser executados com ou sem supervisão. Os bots RPA atendidos são executados em resposta a uma solicitação de um funcionário. Em contrapartida, os bots RPA autônomos são executados em uma programação, como, por exemplo, para gerar relatórios noturnos. Contudo, quase todos os bots RPA precisam de supervisão e auditoria periódica para garantir que continuem funcionando corretamente.

Portanto, um ser humano deve definir o fluxo de trabalho para um bot RPA antes que ele possa funcionar. Isso geralmente começa com a gravação do processo que, nada mais é do que uma atividade bastante similar a gravação de uma macro, porém, em vários sistemas. Inclusive, a analogia das macros se estende à escrita e edição de scripts para bots também. 

Entretanto, muitas soluções RPA também oferecem uma interface de estilo fluxograma para encadear elementos da tarefa de um bot. Assim, permite que “desenvolvedores cidadãos” definam fluxos de trabalho. Alguns sistemas RPA, no entanto, ainda precisam ser configurados pela TI.

Contudo, uma das partes mais difíceis e demoradas de reproduzir processos de negócios existentes é identificar quais são os processos de negócios e como funcionam. Afinal, algumas ferramentas de mineração de processos RPA podem analisar os logs dos processos existentes. Já outros precisam observar e registrar os funcionários no trabalho. Na pior das hipóteses, essa descoberta de processo precisa ser feita manualmente.

Vantagens e limitações do RPA

  • As vantagens do RPA incluem:
  • Economia de tempo para os funcionários, desde o descarregamento de tarefas repetitivas até os bots;
  • Taxas de erro reduzidas em tarefas automatizadas por RPA;
  • Tempos mais curtos para realizar tarefas automatizadas
  • Maior capacidade de negócios quando as tarefas de limitação de taxa foram automatizadas.
  • As limitações do RPA incluem:
  • Custo e tempo para configurar bots, incluindo envolvimento de TI, identificação de candidatos a automação e possível consultoria;
  • Necessidade de monitorar e manter bots;
  • Incapacidade dos bots de extrair informações de documentos não estruturados e escritos à mão (contudo, alguns produtos aplicam ML para mitigar esses problemas);
  • Impossibilidade dos bots de detectar ou lidar com exceções em tarefas padrão (entretanto, alguns produtos têm um mecanismo de revisão humana);
  • Indisponibilidade dos bots de automatizar tarefas fora do padrão.

Como escolher um software RPA?

Antes de se comprometer com um software RPA, você precisa entender que cada um deles usa seus próprios formatos de arquivo proprietários. Então, apesar de sua utilidade, eles são todos motéis baratos, totalmente sem portabilidade. Contudo, não é como se eles estivessem ignorando os padrões. Simplesmente não existem padrões. Então, avalie cuidadosamente e faça uma prova de conceito antes de comprometer sua empresa com uma implementação, porque mudar de ideia mais tarde será doloroso e caro.

Além disso, é importante verificar se todos os recursos básicos, tal como os recursos diferenciadores que você acha que vai precisar, funcionam em seu ambiente. Portanto, crie scripts usando todas as ferramentas fornecidas e demonstre que a orquestração funciona corretamente. Então, teste um bot autônomo, verifique se os bots podem analisar seus documentos e PDFs não estruturados e passar pelos procedimentos de mineração de processos.

10 critérios para a escolha de um software RPA

Preste atenção especial a estes fatores-chave em sua avaliação:

  1. Facilidade de configuração do bot;
  2. Capacidades de baixo código;
  3. Assistido vs. não supervisionado;
  4. Recursos de aprendizado de máquina;
  5. Tratamento de exceções e revisão humana;
  6. Integração com aplicativos empresariais;
  7. Orquestração e administração;
  8. Cloud Bots (bots de nuvem);
  9. Descoberta e mineração de processos e tarefas;
  10. Escalabilidade.

1. Facilidade de configuração do bot

Deve haver uma variedade de maneiras de configurar um bot para diferentes personas. Ou seja, os usuários de negócios devem ser capazes de apontar e clicar nos aplicativos que normalmente usam, enquanto um gravador anota as ações. Além disso, os desenvolvedores cidadãos devem ser capazes de usar um ambiente de baixo código para definir bots e regras de negócios. E, finalmente, os programadores profissionais devem ser capazes de escrever código de automação real que chama as APIs da ferramenta RPA.

2. Recursos de baixo código

Normalmente, o desenvolvimento de baixo código é uma combinação de construção de linha do tempo que consiste em arrastar e soltar a partir de uma caixa de ferramentas de ações, preenchendo formulários de propriedade e escrevendo um trecho ocasional de código. Portanto, escrever pequenas quantidades de código, por exemplo “montante_do_empréstimo <0,20 * renda_anual” pode ser muito mais rápido do que usar métodos gráficos de especificação de uma regra de negócios.

3. Assistido vs. não supervisionado

Alguns bots só fazem sentido se forem executados sob demanda (assistidos) quando um usuário empresarial precisar deles para realizar uma tarefa bem definida. Por exemplo, “transforme este gráfico em texto e coloque-o na área de transferência”. Contudo, outros bots fazem mais sentido se executados em resposta a um evento (autônomo), como “realizar a devida diligência em cada solicitação de empréstimo enviada do site”. É importante ressaltar que, na prática, você precisa de ambos os tipos de bots.

4. Recursos de aprendizado de máquina

As ferramentas RPA de apenas alguns anos atrás tinham problemas para extrair informações de documentos não estruturados. Contudo, normalmente, 80% das informações de uma empresa são encontradas em documentos não estruturados ao invés de em bancos de dados. Então, atualmente, é comum usar recursos de aprendizado de máquina RPA para analisar documentos, encontrar os números necessários e devolvê-los ao usuário. Alguns fornecedores e analistas chamam isso de hiperautomação, mas a linguagem sofisticada não altera a funcionalidade.

5. Tratamento de exceções e revisão humana

Modelos categóricos de aprendizado de máquina geralmente estimam as probabilidades dos resultados possíveis. Por exemplo, um modelo para prever inadimplências de empréstimos que retorna 90% de probabilidade de inadimplência pode recomendar a negação do empréstimo. Em contrapartida, um que calcula 5% de probabilidade de inadimplência pode recomendar a concessão do empréstimo. Em algum lugar entre essas probabilidades, há espaço para julgamento humano. Portanto, o software RPA deve ser capaz de enviar o caso para revisão.

6. Integração com aplicativos corporativos

Um bot não é muito bom para sua empresa se não puder obter informações de seus aplicativos corporativos. Isso geralmente é mais fácil do que analisar PDFs. Contudo, você precisa de drivers, plugins e credenciais para todos os seus bancos de dados, sistemas de contabilidade, sistemas de RH e outros aplicativos empresariais.

7. Orquestração e administração

Antes de executar qualquer bot, você precisa configurá-lo e fornecer as credenciais de que ele precisa para ser executado, normalmente em um armazenamento de credencial seguro. Contudo, além disso, você também precisa autorizar os usuários a criar e executar seus bots, tal como fornecer seus bots autônomos para serem executados em recursos específicos em resposta a eventos específicos. Finalmente, você precisa monitorar os bots e direcionar as exceções aos humanos.

8. Cloud bots (bots de nuvem)

Quando o RPA começou, os bots RPA eram executados exclusivamente nos desktops dos usuários e nos servidores da empresa. No entanto, à medida que as propriedades de TI cresceram na nuvem, as empresas configuraram máquinas virtuais na nuvem para uso por bots. Portanto, recentemente, algumas empresas de RPA implementaram bots “nativos da nuvem” que são executados como aplicativos em nuvem usando APIs de nuvem ao invés de rodar em VMs do Windows, macOS ou Linux. Então, mesmo que sua empresa tenha investido pouco em aplicativos em nuvem hoje, isso acabará acontecendo, portanto, esse recurso é altamente desejável.

9. Descoberta e mineração de processos e tarefas

Descobrir seus processos e priorizá-los para automação costuma ser a parte mais demorada da implementação do software RPA. Então, quanto mais o aplicativo do fornecedor RPA puder ajudá-lo a extrair processos de registros do sistema e construir fluxos de tarefas por observação, mais fácil e rápido será para iniciar a automação propriamente dita.

10. Escalabilidade

À medida que seu software RPA é implementado na empresa e lida com mais automações, você pode facilmente encontrar problemas de escalabilidade, especialmente para bots autônomos. Contudo, uma implementação de nuvem, seja nativa, em VMs ou em contêineres, muitas vezes pode atenuar os problemas de escalabilidade. Especialmente se o componente de orquestração for capaz de provisionar bots adicionais conforme necessário.

Em última análise, o sucesso ou o fracasso da implementação do software RPA dependerá da identificação dos processos e tarefas de maior recompensa para automação. Por exemplo, se o processo de maior recompensa para um banco está realizando due diligence em pedidos de empréstimo, torne isso sua prova de conceito RPA.

Ainda assim, não busque atalhos em seu ciclo de teste. Afinal, se a solução de RPA que você adotou tiver alguma capacidade ausente ou inadequada e você precisa mudar, você estará em um mundo de sofrimento. Portanto, para mitigar o risco de ter que recriar todos os seus bots do zero, você deve documentar todas as etapas em cada tarefa e processo. Talvez você ainda precise passar uma semana reimplementando cada bot, mas pode evitar o mês que gastou descobrindo cada processo.

Principais fornecedores de RPA

Embora existam dezenas de fornecedores de software RPA, o mesmo punhado entra na discussão repetidamente. Os sete fornecedores a seguir foram selecionados a partir dos relatórios de analistas mais recentes do Forrester Wave e do Gartner Magic Quadrant.

Automation Anywhere

O Automation 360 da empresa é uma plataforma web nativa da nuvem, baseada em IA, para automação de ponta a ponta. Então, os recursos de RPA variam de bots simples que os usuários geram com um gravador até o IQ Bot, que usa uma combinação de ML e processamento de dados para extrair informações de documentos. A plataforma agora fornece recursos de governança, segurança e conformidade, bem como bots e análises.

Blue Prism

Oferecendo um conjunto de produtos que abordam diferentes aspectos e casos de uso do RPA, o Blue Prism agora está olhando além do RPA para o espaço de automação inteligente. Portanto, a empresa agora vende uma oferta em nuvem que apresenta “trabalhadores digitais” com recursos extraídos de seu mercado de troca digital.

EdgeVerve

Uma empresa da Infosys, EdgeVerve é um provedor de IA e automação. Oferece AssistEdge RPA, mapeamento de processos AssistEdge Discover, automação de contact center AssistEdge Engage e AssistEdge Cloud RPA. Contudo, a EdgeVerve também oferece soluções verticais para bancos, redes de valor / cadeias de suprimentos, finanças e compras.

Microsoft

O Microsoft Power Automate Desktop é uma ferramenta RPA de baixo código. Ela está disponível para usuários do Windows 10 sem custo adicional. Além disso, o plano Power Automate por usuário com RPA assistido está disponível por US $ 15 por usuário por mês por um tempo limitado. Ele permite que as automações em uma organização compartilhem e colaborem entre fluxos, acessem mais de 400 conectores integrados, identifiquem gargalos em processos de negócios, extraiam dados de documentos e gerenciem e controlem fluxos com governança centralizada.

NICE

NICE RPA oferece automação assistida e não assistida, um localizador de automação e suporte de tecnologias cognitivas como OCR, chatbots e aprendizado de máquina. Já o NICE CXone é uma plataforma de experiência do cliente que se integra com suas ofertas de RPA. NEVA é o robô assistente pessoal do NICE para funcionários. No entanto, o NICE também possui um portfólio de ferramentas específicas de finanças, como o Actimize, para combate à lavagem de dinheiro.

UiPath

A versão atual da Plataforma UiPath (21.4) apresenta gerenciamento e governança em escala corporativa; Descoberta, priorização e desenvolvimento integrado com base em IA das automações mais impactantes; atualizações para todas as experiências do usuário; e a rápida expansão dos recursos do Automation Cloud. Além disso, o UiPath também pode ser implantado em sua nuvem hospedada, em uma nuvem pública ou local, embora a nuvem hospedada seja atualizada com mais frequência.

WorkFusion

O WorkFusion automatiza o trabalho manual com muitos documentos para clientes de grandes empresas em bancos, serviços financeiros, seguros e saúde com a WorkFusion Intelligent Automation Cloud. As principais áreas de automação no setor bancário incluem lavagem de dinheiro, abertura de contas, triagem de sanções, transição LIBOR e empréstimos hipotecários.

Visto que você não poderá portar seus scripts para outro software RPA, você precisa de evidências de que o fornecedor que você está considerando têm grande estabilidade financeira. Afinal, o pior caso seria realizar uma implementação completa, o fornecedor falir, o servidor de licenciamento parar de autenticar sua instalação e toda a implementação ser encerrada.

Exemplo de RPA: UiPath

UiPath é um dos “três grandes” produtos RPA, junto com o Blue Prism e o Automation Anywhere. No momento, é principalmente um produto Windows, embora um subconjunto crescente de funcionalidades esteja disponível por meio de um navegador. Como veremos, alguns dos produtos UiPath são executados na nuvem.

UiPath ajuda você a descobrir quais processos automatizar e fornece ferramentas para usuários com uma ampla gama de habilidades técnicas e experiência. Como é o caso de muitos produtos RPA, o UiPath está incorporando o aprendizado de máquina cada vez mais em seus processos avançados. Afinal, os bots UiPath analisam documentos, reconhecem a fala e aplicam outros modelos de aprendizado de máquina. Além disso, UiPath pode controlar e gerenciar automações em escala corporativa.

Instalação do UiPath

Você pode se registrar para uma avaliação gratuita do UiPath para criar uma conta UiPath Community SaaS. Então, poderá solicitar uma avaliação corporativa para habilitar a funcionalidade completa do UiPath Automation Cloud. Em seguida, você pode baixar uma versão de avaliação do UiPath Studio. Para isso, clique no botão ‘Instalar’ próximo ao Studio. Isso instalará o UiPath Studio, Assistant e um Robot para criar e testar automações.

Construindo um caso de negócios

Em sua conta do Automation Cloud, você pode habilitar o serviço do Automation Hub em “Admin”. Você também pode ativar o armazenamento de automação, se desejar. Em seguida, você pode navegar até o Hub de automação e criar uma instância. A partir daí, pode definir um caso de negócios para seu POC.  Contudo, isso é apenas o início de uma avaliação de amostra. Sua própria exploração de automação deve estar ligada aos processos de sua empresa.

Documentando seu processo

Você precisará baixar o Task Capture do Automation Hub e instalá-lo. Contudo, para executar o Task Capture, você deve estar conectado à sua conta UiPath, para fins de licenciamento; caso contrário, você ficará limitado à funcionalidade da Comunidade.

Você tem a opção de começar criando um diagrama ou usando o Task Capture para registrar seu processo. O primeiro fornece um diagrama de fluxo melhor, no entanto, o último permite que você acelere mais rapidamente. O processo de captura real é semelhante à gravação de macros do Excel, com um limite de 500 ações.

Lembre que o diagrama terá sequências de ações e também pode ter árvores de decisão (regras de negócios). Contudo, as ações de captura de tela não são realizadas com o gravador de macro; ao invés disso, você captura uma imagem de tela e destaca os campos que deseja que o robô extraia no Editor de imagens. Depois que seu Documento de Definição de Processo (PDD) estiver concluído, você pode exportá-lo como um documento Word ou XAML. Você também pode executar seu processo ou enviá-lo para revisão e publicação no Automation Store.

Criando bots

O UiPath tem três ambientes de design para bots: UiPath StudioX para usuários de negócios, UiPath Studio para desenvolvedores RPA e UiPath Studio Pro para desenvolvedores C #. O Studio Pro pode construir casos de teste para RPA, bem como automação de teste para web, desktop e aplicativos móveis. Então, depois que os bots são aprovados, os funcionários podem executá-los localmente com o UiPath Assistant e gerenciá-los com segurança com o UiPath Orchestrator.

Prova de conceito

UiPath normalmente conclui POCs em um ou dois dias, fornecendo um desenvolvedor UiPath qualificado para trabalhar com um especialista no assunto do processo da empresa cliente. Contudo, ocliente deve instalar o UiPath Studio em uma máquina dedicada e fornecer acesso a todos os sistemas e aplicativos envolvidos na solução.

Se você investigar os concorrentes do UiPath, encontrará muitos pontos de semelhança, tal como encontrará diferenças em recursos, escalabilidade e taxas. Portanto, antes de se comprometer com um software de RPA, faça sua devida diligência, projete seus custos e economias e teste todos os recursos que podem afetar as operações de sua empresa.

Fonte:

CIO.com

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