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Como trocar suporte de TI (handover)

Por Juliana Gaidargi em 4/01/2021 em Gestão de TI

Você está pensando em trocar o suporte de TI atual por um novo? Então você vai querer entender os desafios e riscos potenciais que isso pode envolver.

trocar suporte de tiPrimeiros passos

O ideal antes de trocar o suporte de TI (handover) é verificar cuidadosamente os motivos pelos quais deseja se afastar de seu provedor atual. Afinal, essa é a única forma de não trocar 6 por meia dúzia. Ou seja, só assim você acabará com o novo parceiro certo para o seu negócio.

Motivos para trocar de suporte de TI

Avalie as principais razões pelas quais você acha que precisa mudar

Existem os motivos mais óbvios. Eles são:

  • Serviço ruim;
  • Fracasso consistente em cumprir os SLAs;
  • Não obter valor real pelo dinheiro investido.

Contudo, existem outras razões que deixam as organizações insatisfeitas com seu provedor atual:

  • Preço;
  • Requisitos de serviço / tecnologia;
  • SLAs não atendidos;
  • Sem suporte 24/7;
  • O provedor de terceirização é muito grande ou muito pequeno;
  • Inovação / produtividade inadequada;
  • Incapacidade de resolver quaisquer problemas comerciais adicionais.
Analise seu parceiro em termos de capacidade de atender às suas necessidades futuras

Ou seja, garantir que sua parceira de TI seja capaz de atender às suas necessidades presentes é o básico. O pulo do gato está em ter certeza de que ela poderá atender suas necessidades futuras também. Portanto, é importante avaliar se:

  • O seu provedor atual pode fornecer suporte de TI 24 horas por dia, 7 dias por semana?
  • Você pode ter adquirido ou está considerando adquirir outra empresa? Pois, nesse caso, pode precisar de serviços 24 horas por dia para dar suporte aos mercados internacionais.
  • Eles podem ajudar a impulsionar a inovação?

Afinal, é bastante comum que as empresas superem seu provedor de serviços. Ou seja, conforme sua empresa cresce, você pode descobrir que seu parceiro não está acompanhando o ritmo.

Portanto, atualmente, existem motivadores mais importantes para a terceirização do que a simples redução de custos. Entre os principais estão:

  • Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana;
  • Qualidade e maturidade de serviço;
  • Mudanças nas necessidades de tecnologia.

Então, avalie se sua parceira de TI atual tem o conhecimento e capacidade técnica relevantes para ajudar a impulsionar a inovação. Por fim, considere se você pode conseguir um relacionamento muito mais próximo trabalhando com um parceiro menor.

Compreenda os riscos

Compreenda os riscos, custos, o nível e a natureza da provável interrupção. Então, compare isso com os benefícios da transição. Ou seja, avalie o valor adicional que o novo suporte de TI pode fornecer. Contudo, considere os riscos adicionais na mudança de fornecedores em termos de interrupção dos negócios

Além disso, o acordo de terceirização que você assinou pode limitar seu direito de solicitar e recontratar pessoal do fornecedor. Inclusive, isso pode dificultar que os funcionários do novo fornecedor sigam ou conduzam outro trabalho de transferência de conhecimento com o pessoal do titular.

Felizmente, a Infonova tem expertise no processo de troca de suporte de TI. Ou seja, a empresa lida com toda a burocracia e garante uma transição sem dor. Tudo isso minimizando os impactos e interrupções na operação.

Faça sua pesquisa

Tendo tomado a decisão de trocar o suporte de TI (handover), o sucesso dependerá de você. Ou seja:

  • Selecione o substituto certo;
  • Avalie sua capacidade de fazer a transição e incorporar o serviço dentro do prazo determinado.

Contudo, nesse estágio, você pode não querer se arriscar a transferir um negócio de serviços de TI abrangente de um fornecedor para outro. Dessa forma, pode considerar uma transferência parcial de funções terceirizadas. Afinal, isso resultará em um ambiente de vários fornecedores. Entretanto, coordenar vários provedores leva tempo e esforço. Então você precisará levar isso em consideração.

A melhor maneira de trocar de suporte de TI

Os bloqueios do COVID-19 mudaram naturalmente a forma como muitas organizações e empresas operam. Afinal, instituições educacionais estão adotando aulas virtuais. Eventos que antes eram presenciais agora são totalmente virtuais. Além disso, impressionantes 98% dos funcionários estão trabalhando de casa para evitar a propagação do novo coronavírus. 

Entretanto, infelizmente, nem todos os provedores de serviços gerenciados de TI foram capazes de atender às necessidades de seus clientes durante este tempo desafiador. Então, levaram proprietários de negócios insatisfeitos a procurar novos serviços gerenciados de TI capazes de lidar com os desafios de TI atuais e futuros de uma empresa.

É fundamental encontrar um serviço de TI competente. Contudo, também é vital saber como trocar de suporte de TI sem interromper suas operações de TI atuais (handover). A seguir estão algumas dicas de especialistas que podem ajudar a transição de uma empresa para um novo serviço de TI com segurança e sem problemas.

Mudar primeiro

Não cancele seu contrato com seu atual provedor de TI até encontrar outro provedor que possa substituí-lo. Além disso, você precisará de seu novo provedor para trabalhar na configuração de TI imediatamente. Ou seja, depois que seu novo serviço de TI tiver tudo sob controle, você pode desligar o serviço de TI anterior.

O que esta operação envolve? Aqui estão algumas etapas que você precisará realizar para garantir que sua empresa esteja pronta para mudar os serviços gerenciados de TI:

  • Certifique-se de ter todas as suas informações de login e acesso administrativo a todas as suas contas. Qualquer serviço gerenciado de TI decente fornecerá essas informações antes mesmo de você solicitá-las. Contudo, infelizmente, alguns serviços abaixo da média tentam reter suas informações para forçá-lo a continuar trabalhando com eles;
  • Faça com que sua nova empresa faça uma avaliação completa da segurança cibernética de seus negócios. Assim, poderá garantir que não haja portas dos fundos que os ex-técnicos de TI possam usar para obter acesso às informações valiosas da empresa;
  • Informe aos membros da sua equipe que você vai trocar de suporte de TI em uma data específica;
  • Informe-os também sobre os novos protocolos que serão implementados assim que você fizer a troca;
  • Agende sessões de treinamento de TI com o seu novo serviço de TI gerenciado o mais rápido possível. Afinal, assim os membros da equipe poderão aprender a dominar novos programas e regras de segurança cibernética de forma rápida e fácil.

Como identificar uma boa empresa de TI?

Selecionar a empresa de TI certa para substituir seu serviço de TI atual não é uma tarefa fácil. Então, confira algumas dicas que podem ajudá-lo a tomar decisões inteligentes.

  • Certifique-se de que o serviço gerenciado de TI esteja familiarizado com o seu setor;
  • Pesquise avaliações online e peça a serviços gerenciados de TI em potencial que forneçam referências de clientes com os quais trabalharam no passado;
  • Pergunte sobre a estrutura de pagamento. Afinal, deve ser um preço fixo mensal, com subsídio para escalonar os serviços conforme a necessidade;
  • Certifique-se de que o serviço de TI possa atender não apenas às suas necessidades atuais, mas também às futuras.;
  • Escolha um provedor de serviços de TI que valorize os serviços de segurança cibernética. Afinal, as violações de dados estão se tornando mais comuns do que nunca, com mais de oito bilhões de registros expostos apenas no primeiro trimestre de 2020.

Trocar de suporte de TI (handover) pode ser um desafio. Portanto, a troca não deve ser feita com pressa. Contudo, ao mesmo tempo, você não deve hesitar em encontrar um novo provedor de serviços se o atual não for capaz de atender às suas necessidades presentes e futuras. Então, faça uma pesquisa cuidadosa para garantir que seu novo provedor seja o mais adequado para sua empresa. Em seguida, inicie o processo de transição antes de notificar sua empresa de TI atual de que você não usará mais seus serviços. Isso protegerá sua empresa contra interrupções, melhorando a eficiência e a segurança de sua TI.

Como garantir uma transição (handover) sem dor?

Seja qual for o motivo pelo qual você decidiu trocar o suporte de TI, você precisa se certificar de que a transição seja suave e contínua. Afinal, essa é a única forma de evitar quaisquer lacunas. 

Ou seja, você decidiu mudar porque foi oferecido a você um negócio melhor por um concorrente? Foi porque as necessidades da sua empresa não podem mais ser atendidas por seu fornecedor atual? Independentemente disso, você deve seguir as etapas seguintes para garantir a maximização das capacidades de sua nova equipe de suporte de TI. 

O primeiro passo é escolher um fornecedor que está acostumado a assumir o lugar de outras empresas. Ou seja, que possa garantir a você sua capacidade de desenvolver e melhorar os sistemas e suporte que você já possui. Se você escolher o provedor certo, eles estarão totalmente focados em tornar a transição o mais tranquila e eficiente possível. 

É o caso da Infonova, que está há mais de 20 anos no mercado e tem experiência quando uma empresa decide trocar o suporte de TI. No entanto, ainda existem algumas coisas que você pode fazer para tornar as coisas mais fáceis. Confira-as a seguir.

  1. Conheça suas senhas

Sua empresa de suporte de TI atual lida com todos os seus sistemas e todas as suas redefinições de senha? Então, certifique-se de pedir uma lista de todas as senhas que eles usam antes que o contrato seja concluído. Afinal, assim será muito mais fácil trocar o suporte de TI. Isso porque você poderá fornecer as senhas diretamente, ao invés de solicitar a redefinição de cada uma delas no início do contrato. Entretanto, mantenha essas senhas extremamente seguras nesse ínterim. Além disso, seria sensato que o novo fornecedor as altere assim que a troca de suporte de TI seja iniciada.

Sabe porque isso é importante? Se você desse a um construtor ou empreiteiro a chave de sua casa, você deixaria que a guardassem assim que o trabalho fosse concluído? Não importa o quão bom ou confiável é o trabalho deles. Você provavelmente não arriscaria a segurança de sua casa deixando a chave com eles. 

O mesmo princípio se aplica às empresas de suporte de TI. Eles teriam que ser extremamente antiéticos para explorar os dados aos quais você deu acesso. Contudo, é muito mais simples retirar a chave do que reparar qualquer dano posteriormente.

Além disso, é uma prática recomendada fazer backup de todos os dados e sistemas com os quais seu fornecedor de suporte de TI de saída teve algum envolvimento. Então, após trocar de suporte de TI, altere todas as senhas e chaves de acesso apenas para ficar no lado seguro. Afinal, isso impedirá que os funcionários da antiga empresa de suporte de TI tenham acesso aos seus sistemas, site e informações no futuro.

  1. Saiba como você deseja trabalhar

Você deixou seu fornecedor atual em boas condições? Que bom! Contudo, sem dúvida há coisas que você acha que poderiam ter melhorado. Então, use sua experiência de ter uma equipe externa de suporte de TI para ajudá-lo a trabalhar melhor com o próximo fornecedor. Ou seja, colete feedback dos membros da equipe sobre suas experiências na empresa anterior. Então,  declare esse feedback no início do contrato com o novo fornecedor.

  1. Saiba quem está no comando

Se você ainda não tiver um, nomeie uma pessoa dentro da empresa que cuide do contrato com o fornecedor de TI. Essa pessoa será seu ponto de contato dentro de sua organização. Além disso, ela também poderá passar feedback de colegas e funcionários ao fornecedor. Portanto, peça-lhes para monitorar a mudança de perto, certificando-se de que relatem quaisquer problemas iniciais. Afinal, só assim poderá garantir que quaisquer problemas potenciais possam ser resolvidos antes que se tornem uma bola de neve. Essa consistência realmente o ajudará a aproveitar ao máximo seu relacionamento com seu fornecedor de TI.

  1. Saiba o que você tem

Experimente e tenha em mãos as informações de que seu novo fornecedor precisará, antes que ele as solicite. Isso incluirá uma lista completa de:

Afinal, se você puder fornecer tudo isso no início do contrato do novo fornecedor, evitará atrasos. Isso, além de dar a eles uma vantagem inicial para conhecer suas necessidades.

  1. Conheça suas próprias necessidades

É um bom plano ter uma ideia de quanto tempo do fornecedor de TI você usa semanalmente ou mensalmente. Então, se você não sabe, peça ao antigo fornecedor uma conta recente ou registro do trabalho.

Se possível, pergunte se eles podem resumir alguns dos sistemas que implementaram para você e destacar as dificuldades que eles podem ter tido para trabalhar com seus equipamentos e processos de TI. Então, analise esses relatórios e seus comentários para descobrir quais mudanças você pode fazer para tornar seu relacionamento com o próximo fornecedor de suporte de TI ainda melhor do que o anterior.

Quando o período de transição terminar, certifique-se de ficar de olho em todos os itens acima para manter um relacionamento forte com seu fornecedor. Afinal, estar disposto e estar em condições de ajudá-lo em suas dúvidas garantirá que você possa aproveitar ao máximo os serviços que eles oferecem, além dos requisitos básicos.

Resumo: 10 coisas que você deve obter antes de trocar o suporte de TI

Chegou a hora de trocar seu suporte de TI. Então, tenha essa lista em mãos. Afinal, ao certificar-se de que possui essas informações importantes, você pode começar do zero com um novo fornecedor.

Nome de usuário / senha

  1. Administrador do servidor

Isso fornece acesso crucial aos arquivos da rede. E estes são necessários para grandes atualizações ou transferências. Portanto, em essência, a vida digital da sua empresa pode muito bem residir no servidor, por isso é importante ter acesso total.

  1. Roteador de rede, firewall e switch

Isso garante o acesso à rede para WiFi e aplicativos externos. Contudo, também evita ataques cibernéticos e acessos não autorizados aos seus sistemas internos.

  1. Aplicativos de terceiros

Esses são programas usados ​​em sua rede, mas que não fazem parte dela. Pode incluir sites de mídia social mantidos por sua empresa.

  1. Registrador de domínio do site

O site da sua empresa deve ser registrado com o nome da sua empresa, e não do fornecedor anterior. Portanto, verifique o registrador. Exemplos de registradores são Network Solutions e Go Daddy. Afinal, só assim poderá ter certeza de que as informações estão corretas.

  1. Aplicativos online e em nuvem

Muitos dos aplicativos que você usa no dia-a-dia podem ser baseados em nuvem. É o caso do Salesforce e Dropbox, por exemplo. Então, perder o acesso devido à falta de um nome de usuário ou senha pode afetar seriamente suas operações comerciais.

  1. Conta de hospedagem de site

As atualizações do seu site exigem o conhecimento do nome de usuário e da senha associados à conta de hospedagem. Ou seja, você pode ter um site habilitado para WordPress, por exemplo, e precisar dessas informações para criar um novo conteúdo.

Outros itens

  1. Tipos de acesso remoto habilitados

Sabendo que tipo de acesso remoto foi permitido, é mais fácil para sua nova equipe de TI proteger sua rede. Isso inclui todos os aplicativos ou permissões ocultos que estão enterrados na matriz.

  1. Diagrama de rede

Um mapa da rede permite que sua nova equipe veja quais elementos você possui. Isso, além do número de usuários que têm acesso. Contudo, também ajuda a determinar quais tipos de permissões são concedidos a determinados dispositivos e indivíduos.

  1. Software e Chaves de Licença

Normalmente, as licenças são válidas para um determinado número de usos. Portanto, sua equipe deve ter uma cópia impressa dessas chaves de licença ou o nome de usuário e a senha associados ao registro online.

  1. Informações de garantia de hardware

Em particular, se seu provedor anterior alugou ou adquiriu hardware em seu nome, você deve se certificar de obter as informações de garantia. Afinal, elas podem ser necessárias para a nova equipe.

Os sistemas de TI têm muitas partes móveis. Contudo, ao manter as informações importantes à mão, você tem a liberdade de trocar o suporte de TI sem preocupações. Então, mantenha as informações seguras, mas ainda disponíveis para otimizar seus processos de TI.

Fontes:

medium.com

customonline.com

centrexit.com

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