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Como melhorar a comunicação da equipe?

Por Juliana Gaidargi em 12/09/2020 em Gestão de Equipes

A maioria de nós sabe que uma boa comunicação é importante no local de trabalho. Afinal, ela remove obstáculos que prejudicam a eficiência e a colaboração. Contudo, nem imaginamos o quão crítica a comunicação realmente é para um negócio. Um  estudo recente da Salesforce mostrou que 86% dos entrevistados citaram a falta de colaboração ou comunicação ineficaz.  E, infelizmente, isso traz falhas no local de trabalho. Portanto, melhorar a comunicação da equipe é algo imprescindível para a prosperidade de uma empresa.

melhorar a comunicação da equipe

O que é uma comunicação eficaz?

Segundo os gerentes uma pesquisa da Gallup, uma comunicação consistente entre gerente e funcionário está intimamente ligada a um maior envolvimento do colaborador. Os gerentes definem o tom modelando uma boa comunicação para seus subordinados diretos. Dessa forma, criam a estrutura e os processos que ajudam a melhorar a comunicação da equipe.

Embora seja fácil dizer que a comunicação é essencial, nem sempre é fácil melhorar a comunicação da equipe. O que você, como gerente, faz quando seu time não interage bem entre si? E se você não estiver interagindo bem com sua equipe? Lembre-se de que você é responsável por definir o tom em ambos os casos.

Dicas para melhorar a comunicação da equipe

Confira a seguir, uma série de dicas que qualquer gerente pode aproveitar para melhorar a comunicação da equipe imediatamente.

O que é uma boa comunicação?

Antes de mergulhar em cada dica, vamos estabelecer o que é uma boa comunicação neste contexto. Definimos boa comunicação como sendo eficaz tanto no conteúdo de sua comunicação quanto na cobertura de sua comunicação.

Conteúdo

Ou seja, o conteúdo da sua comunicação é o que você comunica e como você o enquadra. Portanto, como gerente, você deve comunicar-se com seus subordinados diretos sobre as prioridades de curto prazo. Mas também sobre o desenvolvimento de longo prazo nos níveis profissional e pessoal. Você também precisa apresentar essas informações de forma que o colaborador compreenda e possa agir facilmente.

Cobertura

Já a cobertura da sua comunicação é com quem você está se comunicando e quando. Ou seja, o gerente deve ter comunicação frequente e consistente com todos os seus subordinados diretos. A cobertura pode se manifestar em reuniões individuais, configurações de toda a equipe ou mais interações informais.

Agora que estabelecemos o que é uma comunicação eficaz, vamos às dicas! Afinal, elas ajudarão você a melhorar a comunicação da equipe por meio da melhora do conteúdo e da cobertura de sua comunicação.

Forneça clareza de função

Uma das maneiras estruturais mais eficazes de melhorar o conteúdo da comunicação em sua equipe é investir na clareza da função. Afinal, assim todos na equipe saberão, desde o início, qual conteúdo é mais relevante para discutir com seus colegas.

Contudo, vale lembrar que a clareza da função não é o mesmo que uma descrição do trabalho. Afinal, uma descrição de trabalho descreve o “trabalho” em um vácuo. Ou seja, não fornece nenhuma visão sobre o papel que essa pessoa está desempenhando em uma equipe. Portanto, é difícil ter uma comunicação eficaz na sua equipe quando esses fundamentos não estão totalmente definidos.

Solução

Uma das maneiras mais simples pelas quais você pode promover a clareza da função é explicando a cada funcionário quais métricas serão usadas para definir o sucesso em sua função. Quando os colaboradores individuais têm clareza sobre o que se espera deles e daqueles ao seu redor, as organizações reduzem o atrito e podem responsabilizar os membros da equipe.

Além disso, a clareza da função também tem o benefício adicional de manter os membros da equipe mais felizes. De acordo com um estudo publicado na Public Administration Review, “os escritórios com um alto nível de esclarecimento de funções apresentaram níveis significativamente mais elevados de satisfação no trabalho e menores taxas de rotatividade”.

Use os dados sempre que possível

Uma vez que as funções de sua equipe estejam claramente definidas, use conversas baseadas em dados e evidências para criar uma cultura de responsabilidade.

Ou seja, ao fornecer feedback (seja positivo ou construtivo), use exemplos concretos do desempenho de seus subordinados. Dessa forma, suas conversas serão muito mais claras e significativas. 

Portanto, ao discutir metas, conecte suas expectativas à estratégia da equipe e da empresa. Assim, você auxilia membros da equipe a compreender como sua contribuição apóia uma visão mais ampla. Essa compreensão é muito mais poderosa do que um relatório sentindo que deveria fazer algo apenas porque seu gerente disse a eles.

Exemplo

Considere a diferença entre esses dois e-mails enviados para uma equipe:

Assunto: Fim do Trimestre

Oi, pessoal – estamos quase no fim do trimestre e as coisas não estão boas. E não queremos repetir o que aconteceu o trimestre passado, então, vamos correr. Nós podemos!

Att, Cláudio VeredasGerente de Vendas
Assunto: Fim do Trimestre

Oi, pessoal! Mais R$ 50.000 e batemos nossa meta! Se cada uma de vocês fechar só mais um contrato antes do fim da semana, a gente vai arrasar! Afinal, aprendemos no último trimestre que deixar pro último minuto não dá muito certo. Então, precisamos de todo mundo fazendo ligações desde às 8h amanhã. Vamos lá!

Att, Cláudio Veredas
Gerente de Venda

Qual comunicação você acha que seria mais eficaz? Com qual deles sua equipe sai sabendo exatamente o que se espera deles e o que eles precisam fazer para ter sucesso?

A incorporação de dados reduz o atrito e a confusão. Portanto, permite que seus subordinados diretos avaliem melhor seu comportamento e desempenho de forma independente.

Aceite feedback pessoal

Como gerente, você deve encorajar seus subordinados diretos a dar feedback sobre seu desempenho como supervisor. Afinal, essa é a melhor maneira de você melhorar. Portanto, solicitar, aceitar e agir de acordo com o feedback recebido irá melhorar a comunicação da equipe. Isso, além de aumentar o moral e, consequentemente, a produção.

Contudo, saiba que seus funcionários podem não estar inicialmente abertos para fornecer feedback construtivo.

 “A principal razão pela qual as pessoas não dão feedback ao chefe é que elas estão preocupadas com a retaliação dele. Afinal, sabem que a maioria de nós tem problemas para aceitar feedback negativo”, disse Linda Hill, Wallace Brett Donham Professora de Administração de Empresas em Harvard Escola de Negócios.

No entanto, é fundamental que você faça o possível para solicitar esses comentários. Isso porque 75% dos funcionários dizem que prefeririam ficar em uma empresa que valoriza suas opiniões e aborda preocupações.

Mas lembre-se: este tipo de feedback não é um exercício anual. Ele deve ser contínuo e interativo! Afinal, essa mentalidade aumentará a riqueza de sua comunicação com cada membro de sua equipe.

Desenvolva um ritmo

Negócios de sucesso desenvolvem ritmos operacionais internos. Como Angus Patterson colocou em Como criar um ritmo operacional para aumentar a produtividade:

“Um ritmo operacional é garantir que certas atividades vitais sejam realizadas de maneira consistente e com alto grau de excelência. Isso tanto em um negócio quanto dentro dele. O principal objetivo é impulsionar a eficiência, eficácia e, portanto, a produtividade. ”

Ou seja, você deve definir ritmos operacionais internos para criar uma cadência estruturada para a comunicação dentro de sua equipe. Seu ritmo operacional pode incluir:

  • Reuniões de equipe no início de cada semana;
  • Verificações táticas diárias;
  • Conversas individuais semanais;
  • Sessões de estratégia de equipe mensais ou trimestrais.

Cada um desses pontos de contato é uma oportunidade para esclarecer necessidades e expectativas. Isso, além de, criar alinhamento e consistência e, por fim, promover a produtividade. Contudo, cada ponto de contato deve ter um objetivo claro para que seja um uso eficaz do tempo. Ou seja, que não se torne apenas mais uma reunião na agenda.

Documente os feedbacks

Você sabe que precisa se comunicar com todos em sua equipe regularmente. Mas com que frequência você realmente acompanha seu desempenho em relação a essa meta? Documentar é uma das maneiras mais fáceis de garantir que todos recebam feedback consistente e cadenciado.

Portanto, ao fornecer feedback, documente exatamente qual era o problema e as sugestões de melhoria que foram dadas. Faça anotações durante as reuniões individuais para garantir o cumprimento dos compromissos com sua equipe. Você pode usar a plataforma de gerenciamento do Pathlight, por exemplo, evitam que os funcionários sejam esquecido. Afinal, você não precisará manter uma lista mental de conversas.

Essa documentação traz o bônus adicional de criar responsabilidade ao criar independência. Afinal, seu subordinado direto pode facilmente consultar o que fazer para ver no que trabalhar. Em situações de desempenho, esses registros ajudam o RH a fazer seu trabalho também.

Implemente uma política de portas abertas

Ter uma política de portas abertas é uma das ferramentas mais clássicas para melhorar a comunicação da equipe. Afinal, quando sua está aberta, os membros da equipe podem fornecer ou solicitar feedback, pedir conselhos ou compartilhar preocupações. Ou seja, esta política promove um senso de transparência e abertura entre você e sua equipe.

E lembre-se que políticas eficazes de portas abertas não eliminam a produtividade. Portanto, ao invés de uma política de porta aberta casual – na qual aqueles funcionários barulhentos estão incomodando você o tempo todo e funcionários tímidos não querem incomodá-lo – opte por definir horários de expediente específicos em seu calendário. 

Durante essas horas, comprometa-se a manter sua agenda aberta, ouvindo com atenção. Considere, inclusive, solicitar a participação de todos na equipe definindo tópicos específicos ou pedindo relatórios para preencher uma pesquisa rápida.

Cultive a comunicação dentro da equipe

Para melhorar a comunicação da equipe, é preciso garantir que todos sejam ouvidos. Isso significa garantir que aqueles com menos probabilidade de falar possam se expressar. Você sabia que estudos mostram que mulheres e negras têm maior probabilidade de serem interrompidas durante uma reunião do que suas contrapartes? 

Para enfrentar este desafio, você poderia implementar uma regra de “sem interrupções” para reuniões. Assim, poderia encorajar contribuições equitativas. 

Choque de gerações

Contudo, outras dinâmicas provavelmente também estarão em jogo. Por exemplo, a força de trabalho da geração Y prefere feedback contínuo e acionável. Já outras gerações podem considerar discussões semanais de toda a equipe sobre como melhorar menos importantes. Portanto, estar ciente das diversas necessidades de suas equipes ajuda a criar um ambiente melhor para a comunicação dentro da equipe.

Mais importante, pratique o que você prega

Se você está realmente comprometido em melhorar a comunicação da equipe, uma das melhores e mais eficazes maneiras de fazer isso é incorporá-la você mesmo. Afinal, os funcionários estão sintonizados com as ações de seus supervisores e os vêem como líderes de mudança. Na verdade, um estudo de 2013 mostra que apenas 26% dos funcionários concordam fortemente que seus gerentes realmente vivem os valores que esperam de seus funcionários. Ou seja, quando você não pratica o que prega, sua equipe o pega.

Entretanto, criar um ambiente onde a comunicação eficaz é a norma nem sempre é fácil. Porém é uma característica essencial em equipes de alto desempenho. Já notou que quando sua equipe não está se comunicando bem, geralmente o desempenho é ruim? Pois é!

Gerentes que buscam constantemente melhorar a comunicação da equipe e definir o tom certo criam um ambiente de trabalho mais feliz. Dessa forma, os resultados para o negócio melhoram também.  Portanto, desafie-se a incorporar essas táticas na rotina de sua equipe e definir o padrão para uma ótima comunicação em sua organização.

Fonte:

Medium.com

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