Existem alguns custos que são inevitáveis na gestão de qualquer negócio. No entanto, esses custos podem ser minimizados ao se gerenciar corretamente fatores que contribuem para seu aumento. Contudo, nem sempre todos os fatores são considerados simplesmente por não serem palpáveis. É o caso, por exemplo, da baixa produtividade. Você conhece os impactos que a baixa produtividade pode causar em uma empresa?
Para conhecer os impactos da baixa produtividade no local de trabalho é preciso, primeiro, compreender suas causas e como saná-las. Afinal, existem várias maneiras para uma empresa prevenir e lidar com esse tipo de problema, independentemente de sua origem. E, como diz o ditado, é melhor prevenir do que remediar. Especialmente quando você deseja melhorar a produtividade da empresa para alcançar os objetivos de negócios e garantir sua continuidade.
A importância de manter uma alta produtividade
A maioria das organizações valoriza muito a produtividade e, consequentemente, enfatiza a necessidade de sustentá-la para garantir a continuidade do negócio em si. No entanto, sustentar a produtividade exige que a empresa mantenha um ambiente de trabalho favorável para seus funcionários. Afinal, são vários os fatores que podem levar a um declínio na produtividade.
Esses fatores impactam negativamente na produtividade do local de trabalho de tal forma que as unidades afetadas passam a exibir um baixo desempenho, além de uma redução geral na produção. Esses riscos, por sua vez, levam à baixa produtividade. Entre os principais agentes causadores de baixa produtividade no trabalho estão:
- Fatores tecnológicos;
- Sistemas desatualizados;
- Lentidão da rede;
- Servidores mal particionados;
- Relações precárias entre gerentes e funcionários;
- Má gestão de desempenho;
- Problemas pessoais;
- Comunicação pobre;
- Insegurança;
- Questões de saúde;
- Procrastinação.
Portanto, as razões pelas quais se dá a baixa produtividade não estão associadas somente aos funcionários. Mas também ao ambiente de trabalho e à gestão. Vale ressaltar que a baixa produtividade representa um problema sério dentro. Afinal, a obriga a se adaptar de maneiras cada vez mais criativas a fim de lidar com os problemas que resultam da baixa produtividade.
Contudo, há uma forma de mitigar esses riscos. Basta que a empresa tenha uma base sólida e uma operação bem gerenciada que permita crescimento e continuidade.
Fatores que geram baixa produtividade
Problemas de cunho tecnológico
Antes de entrar nos casos mais óbvios e facilmente solucionáveis de baixa produtividade causada pela tecnologia, é preciso falar sobre o ‘elefante na sala’. Afinal, embora, de forma geral, a tecnologia aumente a produção, existem situações em que a afetam de maneira negativa. Smartphones, social media, acesso irrestrito à internet e outros sites de entretenimento estão entre fatores tecnológicos que levam à baixa produtividade no ambiente de trabalho.
Já é um consenso entre patrões e funcionários que a maior fonte de distração é o uso de smartphones. Especialmente porque eles têm conectividade com a internet e permitem aos funcionários acessar redes sociais e outros sites enquanto trabalham. No entanto, na realidade em que vivemos hoje, estar conectado não é exatamente ruim, afinal, pode gerar insights capazes de aumentar a produtividade. Contudo, a desvantagem é que alguns funcionários os utilizam para navegar a esmo pela internet ou jogar alguma coisa durante um período em que poderia se envolver em atividades da organização. Ou seja, as horas trabalhadas por dia são consideravelmente menores do que você pensa.
Solução
Em contrapartida, existem formas de amenizar esse problema. Trata-se de assegurar uma gestão adequada de redes, servidores e governança de TI. Afinal, essa área pode restringir o acesso a determinados sites que não sejam pertinentes para o negócio, além de assegurar o funcionamento adequado da rede.
É sabido que a lentidão de rede é um problema enorme presente na maioria das empresas. É enorme porque dificulta a execução das atividades que dependem dela, mas também pelo alto nível de insatisfação que gera nos funcionários. Imagine ter sua produtividade individual comprometida devido a um problema que você não pode controlar? Pois é. É absolutamente angustiante.
Portanto, manter uma equipe de TI capacitada monitorando a rede da sua empresa a fim de manter sua alta disponibilidade pode sim fazer a diferença entre alta e baixa produtividade. O mesmo vale para manutenção de servidores, que também pode afetar negativamente a produção e controle de acesso a aplicativos prejudiciais ao ritmo de trabalho.
Questões de segurança e saúde
A capacidade de desempenho dos funcionários diminui quando o ambiente de trabalho é inseguro e insalubre. Portanto, a qualidade do ambiente desempenha um papel importante na motivação dos trabalhadores e, consequentemente, em seu desempenho. Além disso, a organização corre o risco de uma baixa na produtividade quando seu ambiente é insalubre. Afinal, isso pode ocasionar doenças que causam absenteísmo de trabalhadores importantes.
Além disso, quando trabalhadores são feridos, a produtividade da empresa diminui. Problemas de saúde aumentam o custo para o empregador porque o empregado que está isento de trabalho devido a doenças ainda é remunerado. Ou seja, geram um custo adicional para o empregador.
Segundo Herzberg, condições de trabalho insalubres e inseguras levam à insatisfação entre os funcionários, causando um baixo moral (Herzberg, 1965). Ou seja, se o ambiente é ruim, não importa a recompensa oferecida, há baixa produtividade.
Gestão ineficiente
A gestão pobre ou ineficaz afeta a produtividade da empresa de várias maneiras. Afinal, cabe à gestão criar estratégias empresariais, tal como cabe ao gerente implementar as melhores formas de atingir os objetivos de negócios.
As ineficiências observadas na baixa produtividade podem ocorrer devido à falha dos gerentes em empregar maneiras eficazes de executar tarefas de forma eficiente. Contudo, a má gestão inclui como os gerentes se relacionam com seus funcionários, o modo de comunicação e, acima de tudo, a confiança dos gestores.
Portanto, uma comunicação pobre reduz a moral do funcionário enquanto o modo de comunicação pode moldar o tipo de relacionamento dos gerentes com os funcionários. O moral diminuído pode chegar a um ponto onde os funcionários não se importam mais com nada em relação à empresa. Isso, por sua vez, resulta em baixa produtividade e consequente prejuízo para a organização.
Recursos inadequados
Existem situações onde os recursos são inadequados para a produção ou para expandir o negócio. Por exemplo, pode haver escassez de mão de obra qualificada para trabalhar em divisões específicas da empresa. Isso poderia levar à baixa produtividade devido a oportunidades não aproveitadas.
Além disso, os funcionários podem sair sem qualquer explicação ou aviso, o que pode levar a um vazio na empresa. Portanto, cabe à empresa agir primeiro para preencher essas lacunas e garantir que os recursos disponíveis estão sendo bem utilizados. Afinal, um baixo insumo em termos de oferta de trabalho, poderia eventualmente levar a baixos rendimentos das unidades de produção.
Ignorar o estresse do funcionário
Trabalhadores com altos níveis de estresse não são tão produtivos quanto deveriam. Afinal, mostram um nível de absenteísmo característico. Contudo, é preciso compreender que o estresse resulta de pressões excessivas no ambiente de trabalho. Ou seja, pode ser resultado de uma equipe inadequada, onde os funcionários são obrigados a realizar tarefas excessivas
De acordo com Osterman, as causas do estresse ocupacional podem ser observadas em três dimensões: trabalho, situações de vida e self (Osterman, 1994). O estresse para os trabalhadores da fábrica pode ser diretamente ligada à situação de trabalho, como lidar com coisas perigosas ou pesadas. Já os trabalhadores de escritório provavelmente serão afetados pelo estresse ligada às relações interpessoais no local de trabalho.
Entretanto, outra causa de estresse pode estar relacionada a supervisões pouco claras, medo de causar conflitos e tensões entre colegas. Além de tudo isso, trabalhadores sob estresse cometem mais erros, causando ineficiência e baixa produtividade.
Impactos da baixa produtividade
Riscos de baixa produtividade levam ao baixo moral entre os funcionários da empresa. Afinal, os funcionários que falham passam a entender que não dão conta do trabalho e que a empresa funcionaria melhor sem eles.
Inclusive, quando acontece um aumento na produção mesmo após a redução da mão de obra, fica ainda mais claro que alguns funcionários eram improdutivos e estava impactando no trabalho de seus colegas. Vale reforçar que funcionários doentes devido a condições de trabalho insalubres ou inseguras aumentam o custo para a empresa. Afinal, a organização terá que cuidar deles mesmo que estejam ausentes do dever.
A organização com baixa produtividade devido a esses riscos abre mão de uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes. Isso pode significar perda de participação no mercado e lucros reduzidos.
Estratégias para gerenciar a perda de produtividade
Você deve motivar seus funcionários a falarem o que eles alcançaram ao longo do dia e definir metas a serem alcançadas na próxima tarefa. Ou seja, é preciso basicamente pedir aos funcionários que avaliem o quão produtivos eles são. Estes dados podem ser verificados em relação às funções atribuídas ao funcionário e objetivos pessoais, e também a partir de dados coletados diariamente para avaliar seu desempenho.
Portanto, a empresa deve criar um plano ou estratégias para definir objetivos e papéis individuais. Afinal, trata-se de uma oportunidade de definir metas para cada funcionário correlacionando seus objetos pessoais às metas da empresa.
As reuniões devem ser realizadas rotineiramente para discutir tanto o que foi feito da maneira certa quanto o que precisa ser melhorado. Contudo, o gerente também precisa fazer breves reuniões individuais para discutir o desempenho em relação aos objetivos da organização e o que o funcionário precisa corrigir.
Cada caso é um caso
A taxa média de desempenho para cada funcionário torna-se, então, a taxa final quando a avaliação termina. Isso permite que o trabalhador receba feedback rápido do empregador. Entretanto, este método de medição depende de uma avaliação passo a passo dentro de estágios para determinar a eficiência dos funcionários no local de trabalho e ver com que eficácia eles cumprem suas responsabilidades.
Portanto, é fundamental que o funcionário esteja à vontade para se comunicar com clareza e apresentar o trabalho concluído, tal como seus planos para o próximo dever. Além disso, incentive-o a destacar quaisquer distrações durante o trabalho. Contudo, o avaliador deve ser transparente no processo de avaliação ao realizar reuniões com os funcionários e preencher os gráficos de dados de funcionários individualmente.
Então, o gerente sênior assume o trabalho de um revisor. Afinal, revendo o desempenho do funcionário, ele pode identificar áreas de fraquezas e também resolver os conflitos que surgem eventualmente.
Como aumentar a produtividade para a continuidade dos negócios
1. Tornar cada funcionário responsável
Os funcionários devem ser lembrados de que são responsáveis por todas as tarefas atribuídas a eles. Isso pode ser feito através de uma comunicação clara e conscientização sobre o que é esperado deles. Portanto, eles devem ser questionados se tudo está claro como uma forma
para capacitá-los a serem totalmente responsáveis pela parte que desempenham e não atribuir a culpa aos colegas ou ao supervisor.
2. Definir metas realistas
É importante definir metas que um funcionário possa atingir. Afinal, funcionários que se sentem sobrecarregados em relação às expectativas do contratante podem experimentar estresse que retardaria ou reduziria sua capacidade de produzir os melhores resultados. Por outro lado, metas alcançáveis motivam os funcionários e eliminam a probabilidade de estresse no trabalho. Inclusive, alguns desafios podem fazer o funcionário se sentir motivado para realizar uma tarefa. No entanto, fique atento, pois se os desafios persistirem por muito tempo, eles podem se tornar uma fonte de estresse para os trabalhadores.
3. Remunerações
As remunerações destinam-se a recompensar os funcionários em reconhecimento ao seu excelente desempenho. Palavras genuínas podem significar mais do que recompensas de salário em reconhecimento a um funcionário esforçado. No entanto, o empregador precisa considerar o nível do funcionário antes de escolher o tipo de recompensa para eles.
Portanto, as recompensas devem ser dadas com base na justiça. Também porque, caso contrário, o processo de remuneração perde seu significado. Além disso, se os funcionários se sentirem desvalorizados, provavelmente sairão em busca de um empregador que reconheça suas habilidades.
4. Treinamento
É importante treinar os funcionários em sua área de trabalho para minimizar erros e garantir que tenham as habilidades necessárias. Portanto, o treinamento é fundamental para uma empresa que deseja abordar a fraqueza dos funcionários a fim de melhorar seu desempenho e garantir que os trabalhadores sejam consistentes no cumprimento de seu dever.
Além disso, o treinamento de funcionários tem trazido resultados positivos em relação ao aumento da produtividade. Principalmente porque os funcionários obtêm todos os conhecimentos e adquirirem habilidades necessárias para as operações do dia-a-dia. Contudo, também economiza dinheiro e tempo da organização. Afinal, reduz o custo de recrutar novos funcionários e o tempo da empresa pode ser destinado a outras atividades produtivas.
5. Monitoramento
Monitorar de perto as atividades do funcionário pode melhorar a produtividade. Isso diz respeito especialmente às restrições de acesso a sites que desperdiçam tempo produtivo. No entanto, para fazer isso sem parecer um tirano, é importante consultar a percepção de uma equipe de TI atualizada e capaz de prever as reações do corpo funcional frente a essas restrições.
Uma empresa de TI que atue também como consultora de negócios pode ser interessante, já que poderá avaliar, por exemplo, o quanto o uso de determinada rede social prejudica a apoia a produção. Afinal, há setores em que o uso de aplicativos de mensagens instantâneas facilitam a comunicação, da mesma forma que em outras áreas, o uso de redes sociais é fundamental para aumentar a visibilidade da empresa.
Contudo, o monitoramento também se aplica a situações físicas, como, por exemplo, atentar para quantas vezes um funcionário pede licença médica. Afinal, essa é uma reação clara ao estresse e à sobrecarga, o que pode ser resolvido com uma simples conversa clara e objetiva sobre o trabalho. Contudo, considerando sempre a percepção do funcionário a respeito dessas tarefas. Às vezes, diminuir a carga de trabalho pode combater a baixa produtividade e levar a um desempenho melhor do que o esperado inicialmente.
Previna-se contra os riscos
A melhor estratégia é se prevenir contra os riscos antes que eles ocorram. Isso pode ser feito fornecendo um ambiente de trabalho para minimizar os riscos de baixa produtividade. No entanto, a gestão também deve se preocupar com o bem-estar dos funcionários, a fim de fazer um bom julgamento relativo à sua produtividade no local de trabalho.
Neste caso, um gerente precisa manter o melhor relacionamento com sua equipe. Afinal, assim ele será capaz de perceber questões que afetam a produtividade e tratá-las com a urgência necessária
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