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Como construir confiança entre negócios e TI

Por Juliana Gaidargi em 1/03/2021 em Gestão de Equipes

A maior parte das disfunções organizacionais é o sintoma de um problema muito maior. Ou seja, a confiança entre os negócios e a TI foi rompida. Contudo, as coisas não precisam continuar assim. Então, confira a seguir como CIOs inteligentes consertaram essas fissuras. Veja também como alguns deles promoveram a confiança desde o início do relacionamento entre TI e negócios.

confiança negócios tiVocê não foi convidado para reuniões estratégicas. Quando você faz recomendações, os líderes empresariais buscam uma segunda opinião de consultores, de seus colegas ou do artigo de revista mais recente. 

Em paralelo, os usuários insistem que precisam ter sua marca de software escolhida. Afinal, eles têm certeza de que seus aplicativos padronizados não atenderão às suas necessidades. Enquanto isso, sua equipe de TI reclama das solicitações que recebe. Contudo, aguarda sua permissão para recusar ou ignorar.

Não é uma imagem bonita, não é mesmo? Contudo, todas essas frustrações familiares são sintomas do mesmo problema: a confiança entre a TI e a empresa foi quebrada.

A quebra de confiança e seu impacto na empresa

“No momento em que você tem uma situação em que há pressão, é quando os problemas de confiança podem começar. Mas por que isso acontece? Porque a quantidade de demanda de TI e os orçamentos de TI nunca estão correlacionados. Nunca vi uma situação em que a TI tivesse orçamento suficiente para o número de coisas que a empresa queria.” – Krishna Tammana, CTO da empresa de integração de dados Talend. 

Contudo, ao mesmo tempo, a tendência de alguns departamentos de TI de manter as falhas e incertezas para si mesmos pode exacerbar o problema. “Transparência gera confiança”, diz Tammana. 

“Então, quando os líderes de negócios veem que a TI está tentando ajudar os negócios e está disposta a reconhecer seus próprios pontos fortes e fracos, o relacionamento é muito sólido e confiável. No entanto, no momento em que qualquer um deles cai, tudo fica muito tenso. ”

Talvez você esteja vendo sintomas de desconfiança de TI de negócios em sua própria organização. Ou talvez você apenas queira uma garantia de que nunca terá que enfrentá-los. De qualquer forma, como você pode aumentar a confiança em toda a divisão entre TI e negócios? Aqui está o que os CIOs inteligentes recomendam.

  1. Diga como é – até para você mesmo

“Acho que as pessoas em TI precisam ter mais franqueza. Estamos no negócio de serviços. Portanto, o cliente vem primeiro. E queremos que todos gostem de nós. Acho que em nossa motivação para agradar, às vezes nos comprometemos demais e entregamos menos. E se você começar a fazer isso de forma consistente, você quebra a confiança.” – Roman Jr., CIO da CPA e da empresa de consultoria The Bonadio Group em Rochester, N.Y

Roman diz que ele mesmo cometeu o erro de subestimar quanto tempo um trabalho levaria. “Acho que às vezes há uma tendência de responder a uma pergunta quando você não tem todas as informações. Aprendi que antes de dizer: ‘Sim, podemos fazer isso em tal hora’, devo ir até a pessoa da minha equipe e dizer: ‘Precisamos terminar isso amanhã. Isso pode ser feito?'”

Peça ajuda

Ou seja, os líderes de TI nunca devem ter medo de pedir ajuda ou admitir que não sabem de algo. Ao menos, essa é a opinião de Don Logan, CIO da empresa de contabilidade e consultoria Friedman LLP na cidade de Nova York.

“Quando você chega a um nível de gestão executiva em que é responsável por muitas pessoas, você pode ter 15 ou 20 anos atrás de você. Então, você meio que constrói um ego. Você pensa que é invencível, que é o especialista e, portanto, sabe tudo. Só que você não sabe o que não sabe.”

Logan, que diz que ele mesmo cometeu esse erro. Ele o chama de “armadilha do ego”. E, ele diz, “Isso prejudica você e, em última análise, a empresa para a qual você trabalha. Tal como as pessoas com quem trabalha.”

  1. Faça com que tudo seja sobre eles

Especialistas em marketing dizem que “você” é uma das palavras mais poderosas do idioma para atrair o interesse das pessoas. Afinal, coloca o foco nelas. Contudo, o mesmo conceito vale para criar confiança.

“Os profissionais de TI que cresceram no comércio de tecnologia têm muito conhecimento profundo sobre tecnologia. Afinal, pensam nisso o tempo todo. No entanto, os executivos estão pensando nos resultados. Para um executivo, uma iniciativa apoiada por TI é um item de linha em uma lista de materiais para um resultado. E é com o resultado que eles se preocupam, não com a lista de materiais.” – Richard Hunter, vice-presidente do Gartner.

O que fazer para construir confiança entre negócios e TI?

Dada essa realidade, ele afirma que a única coisa que os profissionais de TI podem fazer para construir confiança é transformar tudo nos líderes de negócios. Ou seja, em tudo sobre as pessoas que estão usando o material, em oposição às pessoas que o estão desenvolvendo, criando ou operando. 

Faça com que o objetivo seja sobre as metas e estratégias da organização. Então, enquadre cada comentário nesses termos. Deixe claro que você entende quais tipos de resultados são importantes e como esses resultados serão alcançados. 

Portanto, quando estiver falando com um executivo, você deve saber quais são as três métricas mais importantes para essa pessoa. Tanto as métricas operacionais quanto as financeiras. Ou seja:

Qual é o status dessas métricas agora? 

Qual é a linha de tendência delas? 

E o que posso fazer para que esses números apareçam na direção certa?

  1. Envolva toda a TI

Construir confiança entre você e seus colegas executivos é importante. Contudo, não é suficiente, dizem os especialistas. Afinal, você também precisa se certificar de que toda a TI está trabalhando para aumentar a confiança nas interações com os usuários de negócios.

“Não acho que você possa simplesmente olhar para o CIO e dizer que resolveram o problema. Não é suficiente parar no nível de CIO se todos abaixo de você estão falando de tecnologia ou, mais importante, entendendo a tecnologia e não entendendo o negócio. Portanto, acho que há mais trabalho a fazer para que as camadas abaixo do CIO entendam e lidem com o negócio.” – Tammana

Por que isso é importante? Os líderes se sentam em salas de conferência e falam sobre grandes coisas. Contudo, são as pessoas que fazem o trabalho que estão tomando decisões sobre como estruturar o projeto e como articular o seu valor.

Vá além do CIO

Ou seja, todo mundo toma decisões. E não somente o CIO. Portanto, se os usuários de negócios explicam o problema que estão tentando resolver e os profissionais de TI entendem as necessidades e prioridades do negócio, eles têm a oportunidade de explorar outras soluções possivelmente melhores.

Com isso em mente, quando os CIOs olham para uma lista de projetos atuais, os membros de sua equipe devem ser capazes de dizer qual problema cada projeto  poderá resolver. Contudo, também precisam saber definir quais devem ter uma prioridade mais alta ou mais baixa do que outros projetos. 

Quando você faz essas perguntas, você força a equipe a apresentar essas informações. Portanto, se você fizer isso uma ou duas vezes, eles irão aprender que é melhor eu perguntar ao seu colega de negócios por que isso está sendo solicitado e que problema está resolvendo. E isso muda lentamente a cultura dentro da organização.

Para iniciar o processo de construção de confiança entre os funcionários de TI e seus contatos de negócios, Tammana diz o seguinte: Deve haver uma “polinização cruzada” de sua equipe, fazendo com que os membros trabalhem no lado comercial por um tempo. 

“Dependendo do trabalho, fiz com que eles realmente funcionassem como um usuário empresarial. Afinal, assim eles aprendem como é e quais são os problemas e voltam com uma enorme empatia pelo que a empresa está lidando.”

  1. Nunca reclame sobre o negócio para sua equipe

Faça o que fizer, não cometa o erro de menosprezar ou expressar desconfiança do líder de outro departamento. Ao menos não na frente de seus funcionários de TI. Esse é o conselho de Sam Hilgendorf, CIO da Fox World Travel em Oshkosh, Wisc. Ele diz que já fez isso como vice-presidente de uma organização onde já trabalhou e chama a situação de “o pior erro que já cometi”.

Nessa empresa, reclamar de outras partes da organização era a norma. 

“Havia atrito entre mim e as vendas e entre eu e outros departamentos. Contudo, quando me peguei reclamando na frente de meus subordinados diretos sobre outro departamento, basicamente eu estava dando permissão a eles para não resolverem o problema. Eles poderiam dizer: ‘Falei com meu chefe, meu chefe está me apoiando, então estou certo.’”

Na Fox, diz ele, a cultura é muito diferente. Afinal, os líderes da empresa, até o nível de vice-presidente, tiveram um extenso treinamento executivo. Além disso, fizeram um trabalho de construção de confiança. Portanto, Hilgendorf nunca consideraria reclamar de um de seus colegas para sua equipe. 

Busque a raiz do problema

Contudo, quando os membros de sua equipe reclamam de seus contatos comerciais, ele recua. “Eu digo,‘ Você tem que olhar para isso da perspectiva deles. O que você entende que acha que eles não entendem? Você perguntou? Você já tentou entender de onde eles vêm e por quê? Ou você apenas fez suposições? ‘”

Afinal, se você não fizer esse tipo de pergunta, estará dando aos seus funcionários permissão para não ter as conversas difíceis de que precisam. Então, hoje em dia, Hilgendorf ouve muito menos dessas queixas. 

“Eles sabem que, se reclamarem, vão apenas ser orientados na direção de voltar a ter uma conversa. Portanto, é fundamental tentar entender de onde essa pessoa está vindo e por quê. Então, resolva o problema. Por isso eles nem perguntam neste momento porque sabem qual será a resposta. E isso fez toda a diferença. ”

O alto grau de confiança entre os líderes de negócios e de TI da Fox acabou sendo um grande trunfo em 2020. À medida que a pandemia avançou, acabou por dizimar a indústria de viagens, principalmente as viagens de negócios. Então a empresa viu suas receitas despencarem 90% em março de 2020 e não se recuperaram desde então. As dispensas foram o resultado inevitável.

Mesmo assim, Hilgendorf diz: “Com o impacto do COVID-19 na indústria de viagens, vimos realmente crescer a confiança entre a tecnologia e nossas unidades de negócios. A crise pode ter dois efeitos diferentes em uma cultura. Isso pode levar ao medo e à agressão quando as pessoas tentam superar umas às outras. Contudo, pode levar a um vínculo mais estreito de que estamos juntos e precisamos confiar um no outro ainda mais do que antes. “

  1. Continue perguntando por quê

“Os CIOs têm a oportunidade única de construir grandes parcerias. Basta simplesmente trazer uma curiosidade sincera em qualquer conversa com seus colegas.”

É o que afirma Hilgendorf. Então, quando ele está trabalhando para construir confiança ou resolver um problema com seus colegas de negócios, ele diz que às vezes se sente como uma criança de dois anos que fica perguntando “por quê?” 

Contudo, já avisa que, no começo, você ouvirá muitos “Sempre foi assim” ou “É isso que sabemos”. Entretanto, quando isso acontecer, você deve continuar cavando.

Dê espaço às ideias

Ou seja, desafie-os de volta com frases como: “Isso poderia ser uma alternativa?”. Afinal, assim você obterá prováveis ideias aleatórias. Contudo, por outro lado, isso nos levará às razões pelas quais a ideia aleatória não funciona. Ou seja, nos levará a outro nível de razão.

O maior obstáculo à confiança entre TI e negócios são os estereótipos que cada grupo tem sobre o outro. 

“Existem apenas essas suposições. Existe a suposição de que ninguém no ramo de negócios entende de tecnologia. E existe o pressuposto da empresa de que a TI não tem ideia de como a empresa realmente funciona. Portanto, devemos cruzar esse abismo onde cada um pode reconhecer que, ‘Tudo bem, eles têm muito mais a dizer e muito mais inteligência do que acreditamos.’ ”

Se você conseguir chegar a esse ponto, conseguirá construir a confiança entre TI e negócios de forma muito mais satisfatória.

Alternativa

Você também pode optar por terceirizar sua TI junto a uma empresa especializada. Contudo, escolha bem. Afinal, um bom suporte técnico de TI deve ir além de configurar máquinas e manter links funcionando. 

Na verdade, a empresa de TI ideal deve oferecer insights de melhorias não só na área tecnológica, mas também para o seu negócio. Afinal, é por isso que você tem uma empresa, certo?

Como escolher o melhor parceiro de suporte técnico de TI?

O primeiro passo é sempre buscar referências. A Infonova, por exemplo, atua nesse segmento desde 2002 e está presente na operação de TI de vários clientes.

Com seu time de especialistas, a Infonova garante que o seu problema será solucionado de forma rápida e assertiva. E para facilitar, a empresa ainda oferece modelos diferenciados de orçamento com opções para todos os tipos e portes de empresa. Contudo, não importa sua demanda, a operação com a Infonova tem início imediato.

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Fonte:

CIO.com

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