Por Juliana Gaidargi em 29/01/2019 em Artigo

O crescimento e a expansão dos negócios são sempre uma prioridade para fundadores de startups e proprietários de empresas emergentes. No entanto, os líderes das PMEs, sem o apoio de uma grande equipe, muitas vezes se esforçam para dedicar os recursos necessários a cada área do negócio. Isso pode sobrecarregá-los potencialmente. Afinal, o volume de trabalho necessário para desenvolver uma empresa em uma trajetória de crescimento rápido é enorme.Por isso é importante que esses empresários saibam como o outsourcing de TI funciona.

O outsourcing de TI funciona como uma opção fantástica para quem quer ampliar seus negócios. Ou até mesmo para quem já está em um período de crescimento. Afinal, ele permite que gestores se concentrem em tarefas essenciais. Como a construção e comercialização de seu produto ou serviço, enquanto atividades vitais de suporte, como atendimento ao cliente, sejam tratadas profissionalmente.

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É fato que o outsourcing de TI funciona, para a maioria dos donos de empresas. Inclusive, pesquisas da Deloitte mostram que duas em cada três organizações agora terceirizam certas atividades.

No entanto, sabemos que as startups e as PMEs podem muitas vezes ignorar a terceirização como uma forma de aumentar o negócio. Isso porque há uma percepção de que ela é exclusiva de grandes empresas multinacionais. Contudo, essa percepção não poderia estar mais longe da verdade.

Na verdade, a terceirização de determinados processos da empresa para freelancers, consultores ou até mesmo para empresas terceirizadas pode ser de grande benefício para qualquer empresa que deseja crescer, independentemente de seu tamanho ou orçamento relativo.

Confira as diferentes áreas em que a terceirização pode transformar as perspectivas de crescimento para startups e empresas em crescimento:

Despesas gerais

Uma das razões mais óbvias pelas quais as empresas optam pelo outsourcing de TI funciona como mitigação de custos. Como organização, a eficiência de custo é o fator crucial para melhorar o balanço da empresa. De acordo com uma pesquisa recente conduzida pela London School of Economics (LSE), quase 70% das organizações usam a terceirização apenas para reduzir o custo.

Portanto, uma consideração importante para os proprietários de pequenas empresas que buscam o crescimento, é saber gerenciar sua base de custos a fim de garantir que o negócio seja o mais simples possível.

É aí que o outsourcing de TI pode ser de grande ajuda. Afinal, vivemos em uma época em que a computação em nuvem e a tecnologia móvel estão cada vez mais avançadas. Portanto, possibilitam que consultores externos e terceiros contribuam com os negócios de qualquer lugar.

Uma força de trabalho terceirizada é uma força de trabalho remota. Ou seja,  empresas menores podem manter sua equipe interna pequena. Isso gera economia em despesas gerais, como tecnologia, infraestrutura e outros custos administrativos.
Atendimento ao cliente é uma área particularmente grande para terceirizar. Contudo, um serviço de suporte é vital para qualquer negócio, independentemente do tamanho ou setor. Na verdade, pesquisas recentes da KPMG descobriram que aumentar a oferta de serviços ao cliente é a principal razão pela qual as empresas provavelmente terceirizam.

Um bom serviço de outsourcing de TI funciona liberando a equipe principal para se concentrar em outras áreas. Em especial as focadas em desenvolvimento de produtos, serviços e busca por novos negócios. Dessa forma, a empresa pode de fato crescer.

Maior eficiência

Ao iniciar um negócio, muitos empreendedores podem cair na armadilha de tentar fazer demais. Ou seja, tentar resolver todos os problemas sozinho, não importa o que seja. Por mais admirável, qualquer fundador de pequeno negócio bem-sucedido dirá que a tarefa de tentar desenvolver uma empresa inteiramente por conta própria pode rapidamente se tornar esmagadora. Portanto, delegar é fundamental.

Além disso, ser puxado entre diferentes tarefas pode ser prejudicial para a produtividade e a saúde mental. Embora ser multitarefa possa parecer mais produtivo, atividades em constante mudança podem ser mentalmente desgastantes. E isso leva potencialmente a padrões de trabalho mais pobres.

Ser incapaz de dar às tarefas individuais a atenção de que necessitam também pode gerar outros problemas. É o caso de projetos importantes que levam mais tempo para serem concluídos. E isso aumenta os níveis de estresse em toda a empresa.

É por isso que o outsourcing de TI funciona como uma ótima opção para empresas em crescimento que buscam o uso mais eficiente de seu tempo. Ou seja, desenvolver e vender seu produto ou serviço, trazendo assim receita e desenvolvimento ao negócio.

Portanto, confiar processos de negócios a especialistas externos permite que as empresas mantenham os membros da equipe central concentrados em suas funções designadas, bem como no direcionamento do crescimento dos negócios.

Estimulando o crescimento dos negócios através do outsourcing de TI

Ao discutir pela primeira vez como o outsourcing de TI funciona em uma sessão de estratégia da empresa, economizar custos é o principal tópico da conversa. Porém, se a iniciativa for cuidadosamente planejada, a redução de custos não será seu principal benefício.

Hoje, a terceirização de software se tornou uma nova tendência global por vários motivos. Com a intenção de conferir vantagem competitiva sobre os concorrentes, a maioria das empresas multinacionais estão procurando entender como o serviço de outsourcing de TI funciona.

Inclusive, a maioria das multinacionais reconhecidas está usando serviços de terceirização da Índia e de outros países em desenvolvimento, como Filipinas, Indonésia, Cingapura, China, etc.
A Índia é um dos países preferidos para terceirização de software por oferecer serviços de qualidade realizado por especialistas a preços acessíveis. Dessa forma, as empresas estão aproveitando as vantagens potenciais dos serviços de terceirização de software offshore.  Até mesmo as empresas de pequeno e médio porte estão buscando aumentar suas margens de lucro ao compreender como o outsourcing de TI funciona.

Contudo, às vezes, os proprietários de empresas são atraídos pelos serviços de terceirização de software mais baratos, mas não obtêm os resultados desejados. Portanto, sugere-se cruzar os serviços da empresa, a proficiência da equipe e a credibilidade do mercado.

Planejamento é essencial

No geral, o outsourcing de TI funciona como uma ótima maneira de facilitar o crescimento de empresas e startups. Porém, é claro que entregar o controle a uma parte terceirizada pode trazer riscos, como menor qualidade ou danos à reputação de uma marca. Portanto, escolher o provedor de TI certo é de importância crítica.

Ou seja, é fundamental procurar um parceiro que possa agregar valor genuíno à empresa. Ele deve dimensionar sua oferta de forma a gerenciar adequadamente as necessidades de um negócio em crescimento. Paralelamente, ele precisa se aproximar da organização para atuar como um verdadeiro embaixador da marca.

A terceirização de serviços, tal como a escolha do fornecedor correto, podem exigir um desembolso inicial em termos de tempo e recursos, Contudo, esse investimento é mais do que reembolsado por meio do aumento da produtividade. Afinal, o outsourcing de TI funciona como uma forma de reduzir o estresse e aumentar os lucros.

Não é melhor ter uma equipe interna?

De forma geral, a grande vantagem de se manter uma equipe dedicada de TI é poder contar com a dedicação integral dos profissionais. Contudo, essa equipe pode pesar no bolso da empresa. Afinal, esta deverá se responsabilizar pelas despesas trabalhistas, além da disponibilização  da infraestrutura.

Outro ponto a considerar é que uma equipe de TI deve ser multidisciplinar. Ou seja, deve contemplar as diversas especialidades da área. Entretanto, como se tratam de muitos segmentos, é financeiramente inviável manter profissionais capazes de dominar todos eles.

Além disso, a cultura organizacional da empresa deve priorizar e incentivar o aprendizado contínuo. Afinal, caso não o faça, a equipe ficará tecnicamente defasada. Com isso, a empresa não contará com o apoio necessário na elaboração de projetos inovadores que a tornem mais competitiva.

5 Razões pelas quais o outsourcing de TI funciona melhor para as empresas

A Tecnologia da Informação é uma importante função de suporte para qualquer negócio. Mas muitas vezes as pequenas e médias empresas ignoram a TI como um componente crítico de negócios. Principalmente devido ao custo para desenvolver e manter um departamento de TI.

No entanto, a tendência crescente do outsourcing de TI funciona como uma forma de preencher essa lacuna. Na verdade, alguns estudos mostram que 60% das atividades de TI são terceirizadas. Inclusive, os gastos com terceirização representam 10,2% dos orçamentos médios de TI.

As empresas que investem em serviços de TI terceirizados obtêm benefícios significativos que as ajudam a operar de maneira mais eficiente e eficaz sem precisar investir em um departamento de TI completo. Aqui estão 5 razões pelas quais a terceirização de TI funciona para empresas:

1. Redução de gastos com terceirização de TI

Para muitas empresas, o outsourcing de TI funciona como um impulsionador na redução de gastos. A economia é significativa, com algumas estimativas chegando a 40%. Não é preciso muito para economizar. Um estudo do Gartner informou que simplesmente terceirizar o e-mail produziria economias notáveis.
As despesas de capital e operacionais também podem ser reduzidas. Afinal, não é preciso comprar hardwares e dedicar metros quadrados caros para desenvolver um data center. As despesas com contratação de funcionários para executar funções de TI também passam a inexistir.

Todas as funções de uma equipe interna de TI, desde o desenvolvimento de aplicativos até as instalações de hardware e o suporte ao usuário final, podem ser terceirizadas. Junto com a redução da folha de pagamento, ve a redução de despesas com treinamento e benefícios.
O outsourcing de TI funciona também como uma forma de tornar os custos previsíveis. Afinal, este usa contratos especificando taxas mensais fixas. Os fornecedores de terceirização costumam cobrar menos pelo acesso à rede e pelo suporte do que uma empresa pagaria diretamente ao fornecedor.

2. Maior foco no core business

Para a maioria das empresas, a TI é uma função de suporte, não uma competência central. Não é provável que se crie e ofereça suporte ao seu próprio data center para obter vantagem competitiva. Como a empresa não é de tecnologia, é difícil recrutar e reter uma equipe de TI interna com habilidades de primeira linha. Ou seja, uma equipe interna talvez não tenha as habilidades para criar um software que confira vantagem competitiva.

Portanto, o outsourcing de TI funciona como um aval para que gestores se concentrem em suas principais competências. Além disso, os serviços de TI terceirizados oferecem suporte 24/7 e acordos de nível de serviço garantidos. Isso vai muito além ão além do que uma equipe de operações internas poderia fornecer. Ou seja, a empresa trabalha mais com menos problemas operacionais.

3. Acesso a especialistas e tecnologia de ponta

Quando você terceiriza seu trabalho, não precisa se preocupar com as despesas de treinamento e recrutamento. Você só precisa olhar para a qualidade das empresas de seus projetos anteriores e metade do seu trabalho está feito.

Afinal, como a TI é a principal competência do fornecedor, ele garante que seus funcionários sejam treinados e certificados. O fornecedor de serviços de TI possui uma equipe de especialistas em várias tecnologias de TI. Ou seja, a empresa pode recorrer à equipe do fornecedor para obter conselhos que ajudem na tomada de decisões certas sobre tecnologia. Também obtém-se acesso à tecnologia mais recente e ao suporte de uma equipe especializada em implantá-la com eficiência. O provedor de TI também garantirá que os sistemas sejam atualizados em um cronograma adequado. 

4. Risco reduzido e maior flexibilidade

A tecnologia é cara e tomar decisões erradas é custoso. Um provedor de serviços de TI tem uma base sólida de experiência que ajuda a tomar as decisões técnicas certas. por exemplo, ao mudar a estratégia de tecnologia, o provedor de TI terá ferramentas e serviços para realizar a transição para a nova plataforma.

Além disso, serviços de TI terceirizados reduzem o risco de perda de dados. Mais de 300 milhões de malwares são criados a cada ano, e as empresas enfrentam perdas significativas em caso de violação de dados. Os fornecedores de terceirização de TI garantem que os data centers tenham defesas adequadas, como firewalls, software de informações de segurança e monitoramento de eventos. O outsourcing de TI funciona também como uma garantia de que os profissionais tenham certificação nos padrões de segurança necessários para proteger dados de pagamento ou informações de saúde, reduzindo os riscos para as empresas nesses setores.

Confiar nos serviços de TI terceirizados também reduz o risco de interrupção do tempo de inatividade. Afinal, os fornecedores criam instalações resilientes com dispositivos redundantes, minimizando esse risco. Além disso, procedimentos robustos de backup e recuperação reduzem o risco de perda de dados se houver uma falha no dispositivo.

Trabalhar com um provedor de serviços de TI também oferece flexibilidade que permite que as empresas aumentem ou diminuam rapidamente quando suas necessidades mudam. Projetos temporários podem ser acomodados, e os custos param quando o projeto termina. Se uma empresa está crescendo rapidamente e precisa de capacidade adicional, um provedor de serviços de TI pode rapidamente trazer servidores e armazenamento online adicionais. 

5. Melhora a moral do funcionário

Quando mal implementado, o outsourcing de TI funciona como desmotivador. Afinal, pode levar a funcionários infelizes que se preocupam com a segurança de seus próprios empregos. Porém, quando administrada adequadamente, o outsourcing de TI funciona como impulsionador de moral nos funcionários. O descarregamento do trabalho de TI permite que seus funcionários se concentrem nos trabalhos para os quais foram contratados. Enquanto isso, os sistemas mais confiáveis ​​fornecidos por um fornecedor de terceirização de TI podem permitir que eles produzam mais.

Como os funcionários não precisam mais realizar tarefas nas quais não são especialistas e são mais produtivos em suas tarefas principais, eles ficam mais satisfeitos com seu trabalho e têm menor probabilidade de se esgotar e sair. É claro que sempre há riscos e recompensas, e a terceirização de TI tem alguns riscos que as empresas devem conhecer e planejar.

Portanto, é importante avaliar cuidadosamente as qualificações do fornecedor e garantir que ele tenha a capacidade e o conhecimento necessários para fornecer todos os serviços contratados. É preciso supervisionar o fornecedor para garantir que os serviços estejam sendo fornecidos conforme acordado. Uma forma de fazer isso é exigir que o fornecedor documente todo o trabalho.

Todas as áreas podem ser terceirizadas?

Naturalmente, também é extremamente importante decidir com cuidado quais áreas da empresa serão mais beneficiadas pela terceirização. Afinal, isso garante que recursos limitados sejam usados ​​com eficiência.

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Um ótimo ponto de partida para os empresários é dar um passo para trás. Eles devem avaliar exatamente quais tarefas ocupam muito tempo precioso. Aquelas que são difíceis de serem executadas também devem ser consideradas.

Uma tarefa de suporte frequentemente negligenciada, mas particularmente vital, que pode ser terceirizada é o atendimento ao cliente. Confiar esse processo crucial a uma equipe interna inexperiente e potencialmente sobrecarregada pode ter consequências catastróficas para a lealdade do cliente. Afinal, mais de três em cada quatro (76%) clientes avaliam o atendimento ao cliente como um parâmetro-chave de como uma marca os valoriza.

É imperativo considerar as economias de tempo que podem ser feitas pela terceirização do atendimento ao cliente. Empresas sem um departamento de atendimento dedicado podem ter seu dia de trabalho constantemente interrompido por um dilúvio de consultas. E isso pode ser avassalador para a empresa e levar a uma experiência ruim para o cliente.

Além disso, os volumes de atendimento ao cliente podem variar muito. Ou seja, uma equipe interna pode ficar inativa durante períodos mais silenciosos. Se, em vez disso, a empresa terceirizar essa área, poderá optar por pagar apenas pelos serviços que recebe. Gerando, portanto, economias de custo que podem ser vitais para as startups.

No outro extremo do espectro, os períodos de pico podem ser demais para as equipes internas. Os centros de atendimento ao cliente terceirizados são muito mais ágeis e escaláveis. Portanto, são capazes de adicionar rapidamente recursos humanos e recursos extras, quando necessário.

Conheça quais serviços de TI podem ser terceirizados

  • Segurança;
  • Desenvolvimento de aplicativos/software;
  • Suporte ou gerenciamento de aplicativos;
  • Hospedagem web;
  • Desenvolvimento / gerenciamento de banco de dados;
  • Segurança;
  • Suporte técnico / helpdesk;
  • Infraestrutura;
  • Telecomunicações;
  • Planejamento estratégico;
  • Gerenciamento de ativos.

Por que terceirizar o desenvolvimento de software?

1 – Economia de dinheiro

A mão-de-obra terceirizada pode custar 90% menos do que o mesmo trabalho realizado internamente na Europa Ocidental ou na América do Norte. Isso é especialmente pálido para tarefas consideradas de baixo nível. Além disso, não é necessário fazer nenhum investimento inicial, o que torna os projetos de desenvolvimento muito mais atraentes.

2 – Economia de tempo

O desenvolvimento de software leva menos tempo quando as pessoas estão trabalhando em seus aplicativos o tempo todo. Ou seja, os serviços são mais rápidos e muito melhores. A partir do momento em que o fornecedor de TI é contratado, ele é obrigado a fornecer os melhores serviços em um prazo menor. A razão por trás disso é que, dessa forma, a prestadora em questão alcança uma boa reputação no mercado.

3 – Compensa a falta de experiência em casa
Eventualmente, os recursos internos da empresa não são suficientes para globalizar os negócios.Portanto, o desenvolvimento de software terceirizado traz novas dimensões para gerenciar um negócio em todo o mundo. Aplicativos de negócios podem, inclusive, se tornar mais sólidos e sistemáticos para um desempenho geral.

5- Profissionais de TI talentosos

A empresa ganha acesso imediato a alguns dos melhores e mais brilhantes profissionais de tecnologia da informação

6- Estratégia focada

A terceirização de desenvolvimento de software simplifica os processos de negócios. Afinal, ela fornecerá uma estratégia focada para ter uma vantagem competitiva na corrida tecnológica.

7 – Melhor Conformidade

O desenvolvimento de software terceirizado cria um sistema de conformidade automatizado. Ou seja, reduz a necessidade de acompanhamento humanos nos processos de negócios.

8 – Precisão aprimorada

O desenvolvimento offshore pode melhorar a precisão do trabalho em termos de prazos estabelecidos.  Ou seja, o software definido pode fornecer resultados com menos tempo de retorno.

9 – Avanços tecnológicos

A tecnologia está evoluindo em diferentes países do mundo. As empresas que buscam obter vantagem competitiva estão em melhor situação ao terceirizar o desenvolvimento de software.

10 – Mitigação de risco

É possível reduzir os riscos escolhendo uma empresa de terceirização que tenha um sistema de gerenciamento de projetos de alta qualidade. Isso, é claro, além de um processo testado e comprovado para o desenvolvimento de aplicativos.

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