Por Juliana Gaidargi em 28/09/2018 em Artigo

O Excel é um dos softwares mais utilizados em empresas de vários segmentos. Por conta disso, é importante que os profissionais saibam como usufruir de todos os benefícios que ele tem a  oferecer. Saber como criar categorias no Excel é um desses conhecimentos que sempre vêm a calhar no dia-a-dia corporativo, por exemplo.

Por que investir em conhecimentos complementares?

De acordo com o IBGE, o índice de desemprego no Brasil subiu para 13,1% no primeiro trimestre de 2018. Esse é um dado alarmante, em especial para jovens que estão entrando no mercado de trabalho. Contudo, eles não são os únicos que devem temer a situação de crise atual. Profissionais que atuam em diversas áreas precisam manter sua empregabilidade e, para isso, devem investir em si mesmos.

Isso é importante porque as empresas preferem candidatos que estejam cada vez mais preparados e qualificados. Entre essas habilidades, ter o domínio de ferramentas úteis durante a atuação profissional é imprescindível. Ou seja, deter conhecimento prévio ajuda o profissional a se adequar melhor, o que agiliza e melhora a produtividade. Todos esses pontos são de suma importância do ponto de vista do empregador. Portanto, ao investir em conhecimentos complementares, um profissional está, na verdade, ampliando sua gama de opções no mercado de trabalho atual.

 

Por que o Excel?

Esse programa da Microsoft já integra a rotina de muitas empresas ao redor do mundo. Ele é usado para finalidades variadas e em companhias de diferentes áreas. Embora seja comumente relacionado à atividades financeiras, o Excel também é usado para diversos outros fins.

Esse editor de planilhas é muito útil para controlar leads de vendas e relatórios, como status de projetos e faturas. Entre outras aplicações do programa, encontram-se a possibilidade de criar agendamentos de trabalhos, rastrear ROI e manter uma base de dados de clientes, por exemplo. Em todas elas, saber como criar categorias no Excel pode ser considerada uma grande vantagem.

 

Como criar categorias no Excel?

A Infonova já disponibilizou um artigo que ensina o usuário a usar uma planilha de Fluxo de Caixa Pessoal. Por meio dela, é possível aprender a controlar gastos e a alcançar conquistas financeiras. Ao aprender a criar categorias no Excel, esse mesmo usuário poderá classificar suas compras, facilitando ainda mais esse controle.

 

Passo 1

Primeiro o usuário deve acessar o site de seu cartão de crédito e baixar os lançamentos de compras em um arquivo do Excel. Nesse passo, deve-se criar uma aba chamada “Faturas”:

Passo 2

O usuário deve criar uma segunda aba chamada “Categorias”. Nela devem ser criados os nomes de todos os lançamentos desejados, conforme o exemplo abaixo:

Vale ressaltar que as categorias devem ficar no topo das colunas.

Passo 3

Depois disso, deve-se selecionar os itens que serão utilizados como subcategorias e nomear esta seleção. Neste exemplo temos a Categoria nomeada “Casa” e as Subcategorias nomeadas “Padaria” e “Supermercado”.

Após fazer a seleção, o usuário deve escrever na caixa marcada o nome da categoria e clicar em Enter. Este passo deverá ser repetido em todas as demais  categorias criadas:

O mesmo procedimento deverá ser realizado para as Categorias.

Passo 4

Nesta etapa, o usuário deve clicar em uma célula para criar a caixa de seleção das Categorias. Com isso, ele poderá acionar a opção “Dados” e, em seguida, “Validação de Dados”:

Passo 5

Depois de selecionar a opção “Lista”, o usuário deve clicar em “Fonte” com o cursor e, em seguida, pressionar a tecla F3.  

Feito isso, o programa mostrará uma pequena tela que vai indicar a nomeação escolhida anteriormente acerca daquele grupo de células que integrava a Categoria. Selecione e clique em Ok:

Após o último OK, o usuário terá conseguido criar categorias no Excel com sucesso. Ainda assim, se faz necessária a criação da caixa de Subcategorias:

Passo 6

Para criar as Subcategorias, o usuário deve selecionar a célula ao lado e clicar em “Validação de Dados”. Feito isso, deve-se escolher novamente a opção “Lista” e, no campo “Fonte”, digitar a seguinte fórmula: =INDIRETO.

Com isso, o usuário deve selecionar a célula onde foi criada a caixa de Categoria, colocando entre parênteses. Ao clicar em “Ok”, o Excel exibirá uma mensagem de erro, mas ela deve ser ignorada.  Após clicar em “Sim”, as subcategorias estarão devidamente lançadas em suas respectivas caixas:

Após essas etapas, o usuário deverá copiar o processo nas células abaixo e classificar suas compras.

 

Potencializando a empregabilidade com o Excel

Embora este exemplo seja sobre classificação de compras pessoais, essa metodologia também pode ser aplicada em contas corporativas com sucesso. Isso porque, além de ser usado para atividades de cunho pessoal, o Excel é um programa que pode ajudar profissionais a organizarem seu cotidiano.

Com ele, é possível controlar tarefas, contabilizar o montante de vendas realizadas, agrupar contatos de clientes, acompanhar projetos, e mais. O Excel também pode facilitar o entendimento de dados por meio da criação de gráficos.

Ou seja, seja qual for a tarefa a ser realizada em uma empresa, o Excel pode ajudar. Deter o domínio dessa ferramenta pode ser o diferencial na hora da contratação de um profissional. Portanto, acompanhe a série de artigos sobre Excel da Infonova para aprender alguns truques sobre essa ferramenta.

 

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