Por Juliana Gaidargi em 18/03/2019 em Artigo

Hoje em dia, possuir um carro retrô é considerado um luxo. Mas e possuir um software antigo, também conhecido como sistema legado? Bem, nem tanto. Afinal, no mundo dos negócios, tudo é sobre eficiência e lucratividade. Portanto, ao não conseguir configurar processos internos simplificados e de alto desempenho, sua empresa será retirada do mercado por suas concorrentes.

A modernização de software é, em geral, uma tarefa extremamente demorada e cara. Contudo, o custo de executar processos de negócios vitais em software desatualizado pode ser ainda maior. Afinal, ao confiar em um sistema legado, se coloca em risco a própria existência do negócio em si. Mas como saber se o software precisa de modernização?

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Primeiro, é essencial definir o que é um “sistema legado”.

Identificando o sistema legado

Em geral, o termo “legado” transmite um senso de riqueza e status. É o caso de obras de arte ou de negócios centenários e multimilionários. No entanto, quando se trata de software, o termo geralmente tem uma conotação negativa.

E a razão para isso é muito simples: a maioria dos sistemas de software, ao contrário dos bons vinhos, não melhora com a idade.

Contudo, não há uma definição única de um aplicativo legado. Porém, o Gartner descreve apropriadamente esse tipo de software e diz que “pode ser baseado em tecnologias desatualizadas, mas é crítico para as operações do dia-a-dia.”

Segundo o BusinessDictionary.com, o sistema legado é um “sistema obsoleto de computador que ainda pode estar em uso porque seus dados não podem ser alterados para formatos mais novos ou padrão, ou porque seus programas de aplicação não podem ser atualizados. ”

De fato, descrições como “desatualizado” e “obsoleto” parecem ser as mais precisas. Apesar disso, existem mais aspectos capazes de definir um sistema legado que vão além de sua idade. Estes incluem desempenho e eficiência, conformidade com requisitos de negócios modernos, compatibilidade e integrabilidade, segurança e custo de manutenção.

Para descobrir problemas legados ocultos em seus sistemas de negócios, basta realizar uma avaliação complexa com atenção a alguns aspectos.

Como você sabe quando é hora de modernizar seu sistema legado?

  1. É lento e pesado. Ele falha e não funciona como esperado

Se o sistema não tiver velocidade, tiver vários problemas e levar muito tempo para executar tarefas padrão, há dois motivos possíveis para isso. O software está desatualizado ou simplesmente tem uma baixa qualidade.

Enquanto os últimos geralmente podem ser aprimorados no processo de gerenciamento e teste de qualidade de software, os sistemas desatualizados geralmente exigem modernização ou reengenharia completa para melhorar seu desempenho e eficiência.

Afinal, esperar vários minutos para que um relatório seja carregado pode não parecer grande coisa. Mas e quando 100 de seus funcionários perdem esses 3 minutos todos os dias durante um ano?

  1. O sistema não é mais suportado pelo fornecedor

Se a empresa funciona com base em software de terceiros, goste ou não, ela é dependente do fornecedor para atualizações e manutenção. Porém, quando algo acontece com a empresa fornecedora, como aquisição ou falência, as chances são de que você precisará reconsiderar sua solução de software.

Dessa forma, quando o fornecedor termina o suporte para o produto que sua empresa está usando, é um sinal claro de que seus processos de negócios devem ser transferidos para outro sistema. Afinal, ao optar continuar com a solução antiga que não é mais suportada pelo provedor, o sistema não receberá mais atualizações nem ajuda para corrigir problemas.

Por exemplo, se suas operações de negócios ainda forem executadas no Windows XP, você não poderá usar as versões mais recentes de outros produtos da Microsoft e estará vinculado a um software desatualizado. E isso não é culpa da Microsoft. Afinal, como o sistema operacional não é mais compatível oficialmente, cabe ao contratante atualizar seu sistema para a versão mais recente do Windows. Isso, ou fazer upgrade do hardware, caso ele não ofereça suporte às atualizações.

Outra desvantagem de usar um sistema legado desatualizado e sem suporte é que você não poderá usar sua garantia em caso de falha do sistema ou perda de dados.

  1. O sistema legado não tem recursos móveis e depende do dispositivo

Já ficou claro que os recursos móveis são essenciais para todos os negócios. De aplicativos voltados para o cliente à ferramentas internas de gerenciamento de processos de negócios, 89% das organizações pesquisadas pela Red Hat já implementaram, pelo menos parcialmente, a estratégia de aplicativos móveis.

Portanto, se seu software não puder ser acessado de qualquer outro dispositivo que não seja o do escritório, você poderá estar atrasado em termos de desempenho e receita. A esse respeito, os produtos SaaS baseados na nuvem superam qualquer sistema local.

Essa flexibilidade pode ser especialmente importante para empresas que precisam trabalhar no campo. É o caso de construção, controle de armazém, produção de petróleo e gás ou logística. Além disso, os funcionários melhorarão significativamente seu desempenho se usarem dispositivos móveis ao invés de caneta e papel para fazer o gerenciamento de inventário.

Contudo, se sua empresa não está preparada para uma modernização completa do sistema, é possível introduzir parcialmente sua estratégia de mobilidade empresarial. Ou seja, seu sistema legado pode ser complementado por ferramentas móveis, que aumentam alguns recursos e fornecem benefícios adicionais. No entanto, deve-se considerar possíveis problemas de integração. Afinal, sistemas antigos geralmente exigem uma quantidade significativa de código personalizado e soluções alternativas para serem executados com as novas ferramentas.

  1. Incompatibilidade com sistemas de software modernos

Falando sobre compatibilidade, é importante que o software, não importa quantos anos tenha, se integre bem com as outras ferramentas e aplicativos necessários para executar com eficiência seus processos de negócios. Seja um novo CRM ou um add-on de bate-papo ao vivo para o seu site, você não pode ignorar os problemas de compatibilidade em seus sistemas de negócios.

Afinal, não conseguir implementar um sistema de suporte ao cliente virtual, autoatendimento no local, bate-papo ao vivo ou suporte por e-mail é sempre um risco. Especialmente se o motivo for causado por seus sistemas antigos. Nesses casos, a maioria dos clientes preferirá encontrar outro provedor do que solicitar assistência por telefone. Além disso, qualquer um desses canais de suporte ao cliente é significativamente mais barato e mais eficiente do que um call center tradicional.

Portanto, se sua empresa está presa a seu sistema legado e ferramentas antigas, temos uma má notícia para você. É provável que seus concorrentes já tenham integrado essas novas ferramentas e recursos e estejam aproveitando seus benefícios. Ou seja, sua empresa continuará perdendo seus clientes e sua receita, colocando em risco sua própria existência.

  1. Uso excessivo de hardware

Se sua empresa ainda precisa hospedar seu software comercial no local, as chances são de que ele já esteja desatualizado. O custo de propriedade de tais sistemas é alto devido às despesas administrativas envolvidas. Porém, com o Amazon Web Services, o Microsoft Azure e o Google Cloud Platform, você nem precisa ter um servidor para executar seus processos com eficiência.
Inclusive, a Calculadora de TCO do Azure pode fornecer informações sobre as possíveis economias de custo do hardware em nuvem versus local. Em média, as soluções em nuvem permitem que se economize cerca de 65% de seus custos de infraestrutura de TI nos primeiros três anos. E quanto mais servidores seus sistemas exigirem, maior será seu benefício na nuvem.

De acordo com a Forrester, mesmo “empresas com grandes orçamentos, datacenters e aplicativos complexos estão agora considerando a nuvem como um local viável para executar os principais aplicativos de negócios”. Além disso, ao executar seus aplicativos na nuvem, seu provedor assume total responsabilidade mantendo seus sistemas em todos os momentos. Ou seja, ao escolher um provedor confiável, você não precisará se preocupar com as possibilidades de interrupção.

  1. Seu software requer treinamento extensivo e/ou habilidades especiais para serem usados

Construído nos anos noventa, muito antes de qualquer padrão de interface de usuário moderno ser introduzido, o sistema legado normalmente não tem clareza e simplicidade. Ou seja, é extremamente difícil de usar. Portanto, tornar-se um especialista em tal sistema pode levar anos. Então, contratar e treinar novos funcionários para substituir o antigo é sempre mais desafiador e menos eficiente.

Exceto para tornar o processo de contratação de pessoal mais difícil e mais caro, softwares desatualizados com interfaces não otimizadas podem diminuir significativamente a produtividade. Além disso, se os funcionários se esforçam para usar seu sistema com eficiência, um treinamento simples pode não ser suficiente para acelerar as operações.

  1. A tecnologia subjacente é obsoleta

Não importa quão jovem seja o seu software, se ele for executado em tecnologias desatualizadas, ele deverá ser completamente reformulado. Não estamos falando de linguagens de programação ou ferramentas consideradas antigas. Afinal, alguns deles vão durar mais do que os novos e modernos frameworks.

O perigo real está nas ferramentas que chegaram oficialmente ao fim da vida. Um ótimo exemplo de tal tecnologia é o Adobe Flash, que era uma ferramenta de desenvolvimento web muito popular. No entanto, a maioria dos navegadores já desativou o suporte ao Flash ou planeja fazê-lo em breve. Da mesma forma, o Microsoft Silverlight é considerado uma tecnologia que está morrendo, já que a empresa desistiu do suporte do Silverlight para o novo navegador Edge.

  1. O software não resolve mais seus problemas

Na época em que você incorporou seu sistema de software atual, ele pode ter sido a solução perfeita para todos os seus problemas de negócios. Porém, como nada permanece o mesmo, até agora ele poderia ter passado do legado para o passivo. Então, por que comprometer a eficiência e a receita de sua empresa, apenas porque seu software não consegue acompanhar os novos desafios?

Máquinas de escrever são legais. Elas têm seu charme especial e conseguem trabalhar. Pelo menos em parte. Mas como você pode fazer cem cópias de um livro e enviá-las ao editor usando uma máquina de escrever? Mais importante ainda, por que usar uma máquina de escrever, uma copiadora e um serviço postal, quando o um MacBook pode resolver todos os três problemas de uma só vez rapidamente?

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    Falta flexibilidade e não acompanha o crescimento do negócio

Como dito acima, seu negócio está em constante evolução, ou deveria estar. Ou seja, se o seu modelo de negócios mudar, seu software deve ser capaz de acompanhar. 

Porém, se você começou como uma pequena loja local e investiu em um sistema de PDV personalizado, as chances são de que ele não poderá atender às suas necessidades quando sua loja se tornar uma cadeia. Afinal, com escala aumentada, é preciso uma melhor capacidade de processamento. Além de uma arquitetura de multilocação totalmente nova para gerenciar todas as operações.

Seu software pode suportar o aumento da capacidade de produção e expandir sua empresa? Será capaz de escalar e mudar correspondentemente no futuro? Se você respondeu não, é hora de alterar seu software ou criar um novo sistema.

  1. É difícil ou impossível adicionar novas funções ao seu sistema legado

Falando de flexibilidade e adaptabilidade, os sistemas legados podem ser difíceis ou mesmo impossíveis de mudar ou expandir para capacidades maiores. Isso pode ser devido à pilha de tecnologia desatualizada ou à arquitetura interna super complicada. Como resultado, torna-se cada vez mais difícil criar novos recursos em cima da funcionalidade existente.

Portanto, se a  equipe precisar escrever grandes quantidades de código personalizado para implementar um recurso simples no topo do sistema, é hora de considerar a modernização.

  1. Ameaças de segurança

O State of the Enterprise Report do BDNA descobriu um dado interessante. “Os ativos de TI antigos são uma fonte importante e muitas vezes negligenciada de vulnerabilidades de segurança cibernética corporativa. Sem processos para identificar e remediar esses ativos de “fim de vida” (EOL). As organizações se expõem a cibercriminosos ansiosos para explorar essas falhas desprotegidas.”

De fato, sistemas antigos são geralmente mais vulneráveis ​​a malwares e violações. Ou seja, o que parecia seguro há 10 anos pode não ser mais confiável hoje. Tomemos por exemplo senhas. Os métodos para gerar e armazenar senhas mudaram dramaticamente nos últimos 20 anos. Porém, a maioria dos sistemas antigos ainda aceitam as mesmas combinações fracas ao invés de forçar os usuários a configurar senhas mais complicadas.

Os algoritmos de criptografia mais antigos já foram hackeados há muito tempo. Por isso, softwares obsoletos não recebem mais patches de segurança, expondo seus dados a vários riscos.

  1. Custos operacionais são altos

Aspectos de sistema legado, como hardware excessivo, treinamento de pessoal, ineficiência ou interrupções, tornam os custos operacionais desses sistemas cada vez mais altos. Além disso, há muitos custos ocultos não declarados em nenhum orçamento. Isso inclui a satisfação dos funcionários, a imagem da marca e a fidelidade do cliente. Especialmente quando mais de 90% dos consumidores preferem trocar de fornecedor do que trabalhar com uma empresa que usa tecnologia ultrapassada.

Além disso, há um custo de oportunidade perdido geralmente envolvido com aplicativos herdados. Se você não conseguir melhorar seus sistemas de negócios, cada centavo ganho pelo seu concorrente usando ferramentas melhores e softwares modernos pode ser considerado um centavo perdido devido à sua incapacidade de inovar. Levando isso em consideração, é quase impossível calcular o custo real de operar um sistema legado.

A Microsoft calculou que custa US $ 780 por ano para operar um PC rodando no Windows XP, enquanto no Windows 10 o custo é de US $ 168. Dito isso, se você acha que não pode permitir a modernização, pense melhor. Afinal, sua empresa pode estar perdendo mais do que é necessário para reformular seus sistemas.

  1. Os custos de suporte e manutenção são ainda maiores

Além de operar seu software, você precisa mantê-lo funcionando o tempo todo. Em média, as organizações gastam de 60% a 85% de seus orçamentos de TI, mantendo aplicativos legados complicados que não atendem às necessidades competitivas em constante mudança da empresa.

No entanto, a falta de manutenção pode levar a interrupções freqüentes e até mesmo maiores desperdícios. Em média, cada minuto de inatividade custa à empresa US $ 366.363 por ano. Assim, você deve investir em suporte e manutenção para poder resolver os problemas que surgem o mais rápido possível.

Para sistemas voltados para o cliente, o suporte deve ser uma das maiores prioridades. E o sistema legado geralmente causa mais problemas para os usuários finais. Portanto, planeje investir pesadamente em atendimento ao cliente 24 horas por dia, sete dias por semana. Assim fica mais fácil resolver rapidamente problemas inevitáveis ​​e dispendiosos.

Ou seja…

Apesar dos riscos relacionados à execução de um sistema legado, você não deve entrar no movimento de modernização à toa.  

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A modernização de software é uma parte importante da iniciativa de transformação digital. Portanto, exige uma sólida estratégia de implementação, planejamento completo e um parceiro de tecnologia confiável. Afinal, só assim você conseguirá mitigar os riscos relacionados e tirar o melhor proveito desse empreendimento.

Para garantir uma decisão assertiva, entre em contato com a Infonova para uma avaliação do seu sistema.