Como realizar uma redução de custos de TI de forma eficaz é a pergunta que muitos CEOs e CIOs estão se fazendo há tempos. Descubra agora como conseguir.
Os departamentos de TI atuais têm uma ampla gama de responsabilidades, que vão desde a execução das funções de manutenção mais pedestres até a exploração das fronteiras do aprendizado de máquina e da inteligência artificial. É difícil pensar em uma função comercial importante que não envolva TI ou que não exija o envolvimento de um CIO ou CTO.
Mas um CIO inteligente sabe que a rentabilidade é sempre rei e os controles orçamentais são sempre inteligentes, quer os tempos sejam bons ou maus. Então, aqui estão 15 maneiras pelas quais os executivos de TI — e líderes de negócios em empresas em crescimento que não possuem um departamento designado — podem obter a tão sonhada redução de custos de TI e, ao mesmo tempo, manter os serviços táticos e estratégicos de que suas empresas precisam.
O que é redução de custos de TI?
O mundo da TI avança rapidamente; novas tecnologias, novas técnicas e novas competências chegam aparentemente todos os meses. Da mesma forma, as exigências sobre TI estão em constante crescimento. Os departamentos de TI, antes considerados meros “processadores de dados”, tornaram-se o coração e a força vital das corporações. As empresas mais inteligentes veem as suas operações de TI como ativos estratégicos essenciais que ajudam os seus colaboradores a trabalhar melhor e permitem uma melhor tomada de decisões.
Mas com esse crescimento vêm custos mais elevados: mais pessoas, mais infraestrutura, mais custos de nuvem e software. E embora a TI seja agora considerada uma função empresarial essencial, a expansão da TI ameaça inundar os orçamentos empresariais. Os gestores de TI inteligentes precisam de compreender e controlar proativamente os seus gastos, para que os seus departamentos não sejam vítimas da próxima ronda de cortes de custos da empresa.
Primeiros passos na redução de custos de TI
- O primeiro passo para reduzir os custos de TI é analisar as despesas correntes.
- Dependendo das demandas do negócio, os prestadores de serviços de TI podem ser uma vantagem ou um obstáculo aos custos.
- Mude para a nuvem tanto quanto possível. Virtualize e conteinerize o que não pode ser movido para economizar hardware.
- Aponte seu lápis sobre licenças de software e outros fornecedores.
- Custa menos reter bons funcionários do que encontrar novos.
Como conseguir uma redução de custos de TI na sua empresa
Quer uma empresa ou um departamento de TI pretenda fazer grandes cortes ou apenas procure trocos nas reservas orçamentais, é útil pensar sistematicamente. Aqui estão 15 lugares onde você pode economizar nos gastos com TI, começando com o simples e progredindo para o transformacional. Talvez nem todos se apliquem a todos os negócios, mas cada um merece uma consideração cuidadosa se você pretende reduzir seu orçamento de TI.
Audite sua pilha de tecnologia
O primeiro passo para ter uma visão realista do seu orçamento é entender onde você já está gastando dinheiro. Não é incomum que as despesas com TI tenham crescido de forma ad hoc devido a necessidades outrora urgentes, projetos pontuais ou iniciativas que se revelaram poços secos. Talvez você esteja pagando por dois serviços ou aplicativos que fazem praticamente a mesma coisa. Ou talvez você esteja usando várias ferramentas quando poderia usar apenas uma.
Simplificando, você precisa saber o que tem antes de saber o que pode ser cortado. Faça um balanço e priorize. Você provavelmente ficará surpreso.
Alinhe-se com a estratégia da empresa
Avalie se os projetos em andamento ou em consideração estão sincronizados com os objetivos do negócio. Se você deseja aumentar as taxas de conversão de vendas em seu site de comércio eletrônico, faz sentido dedicar grande parte do seu orçamento para resolver esse problema.
Construir uma intranet de RH, por exemplo, talvez possa esperar. Afinal, quanto mais você alinhar seu departamento com a priorização de atividades essenciais para o negócio, melhor será sua situação no momento do orçamento.
Gerenciar prestadores de serviços de TI
Observe cuidadosamente como você capacita as pessoas. Os prestadores de serviços são uma parte importante de qualquer esforço de TI porque podem ser contratados durante períodos de pico ou porque possuem habilidades não disponíveis internamente.
Mas assim como você pode estar gastando dinheiro em tecnologia desnecessária, avalie se está gastando com fornecedores externos que perderam sua utilidade. Sua equipe interna, antes sobrecarregada, agora está subutilizada? As habilidades incomuns e inovadoras que antes você precisava terceirizar agora são comuns? Você tem alguma iniciativa de céu azul em andamento que pode esperar por outro dia?
Alternativamente, talvez os empreiteiros e suas habilidades sejam exatamente o que você precisa para o trabalho do projeto, em vez de contratar funcionários. Nesses casos, os empreiteiros podem ser a alternativa menos dispendiosa.
Os empreiteiros podem adicionar capacidade e habilidades quando você precisar delas. Em tempos de escassez, tome cuidado para decidir quantos você precisa.
Renegocie com fornecedores para uma redução de custos de TI
Observe atentamente os contratos de seus fornecedores porque pode haver mais do que trocos à espreita. Se um contrato exige o pagamento de 100 licenças, mas você só precisa de 25, ou o dobro do armazenamento de dados que realmente precisa, não tenha medo de ligar para seu representante de vendas e discutir o ajuste do contrato. Provavelmente, você não será o primeiro e poderá encontrar espaço de manobra que economizará dinheiro de verdade.
Do ponto de vista do fornecedor, normalmente é melhor reduzir sua receita por um tempo do que perdê-la totalmente. E se no futuro você precisar desses assentos ou armazenamento extras, eles ficarão felizes em receber seu dinheiro novamente.
Reduza a rotatividade
É caro recrutar e contratar novos funcionários. Se você já está executando uma gestão enxuta, a saída de um membro da equipe pode significar ter que contratar um empreiteiro caro e de curto prazo para preencher a lacuna enquanto você gasta tempo e despesas consideráveis para iniciar uma pesquisa, analisar currículos, conduzir rondas de entrevistas, negociar uma oferta e atualizar o novo funcionário.
Pense no que você pode fazer para evitar que os funcionários saiam. Uma certa rotatividade é saudável e inevitável, é claro. Mas gaste algum tempo e esforço investigando questões de satisfação no trabalho: acordos de trabalho flexíveis, oportunidades de treinamento, tempo para realizar projetos apaixonantes e, sim, até mesmo aumentos salariais. Não se esqueça de que aprimorar suas habilidades gerenciais também pode ajudar as pessoas a decidirem ficar. Pode parecer caro, mas provavelmente é mais barato do que substituir pessoal.
As pessoas ficam onde se sentem valorizadas, então concentre-se em encontrar maneiras de acomodar seu pessoal. Mas coisas como mesas de pebolim? Isso é tão década de 1990. Uma forma interessante de manter profissionais talentosos atendendo a sua empresa, é a terceirização de TI, especialmente se a fornecedora oferecer contrato CLT para os seus funcionários, como é o caso da Infonova.
Dê uma boa olhada na equipe
Por mais difícil que seja — e à medida que as prioridades mudam — talvez seja altura de eliminar posições para reduzir custos. Pessoas com longa permanência podem não ter mais as habilidades de que você precisa (e elas são caras). Talvez algumas funções sejam redundantes e possam ser consolidadas. Talvez os que estão esperando para ver tenham ficado sem tempo para provar seu valor.
Embora possa ser uma tarefa desagradável e desconfortável, a redução do pessoal é muitas vezes necessária para manter a estabilidade financeira e a viabilidade do negócio a longo prazo.
Mude para a nuvem
Para a maioria das aplicações, o debate nuvem versus infraestrutura acabou e a computação em nuvem venceu.
Pode ser que as necessidades específicas da sua empresa exijam a manutenção do seu próprio hardware, talvez para fins legais ou regulamentares, pelo que essas aplicações têm de permanecer internas. Mas caso contrário, especialmente se você não tiver planejado isso recentemente, pense novamente em migrar seus data centers para a nuvem.
Esta pode não ser uma vitória a curto prazo; leva algum tempo e cuidado para fazer uma migração para a nuvem corretamente, e você pode ter algumas amortizações ou problemas contratuais para resolver em relação aos seus servidores. Mas, a médio e longo prazo, há boas probabilidades de que a flexibilidade e a escalabilidade da nuvem façam mais sentido do ponto de vista económico do que ficar preso ao seu próprio hardware. Mudar de seus próprios servidores para serviços sob demanda baseados em nuvem permite transferir despesas de capital (CapEx) para despesas operacionais (OpEx); dependendo do seu balanço, isso pode fazer sentido para o seu negócio.
Virtualize servidores usando contêineres
Nem todos os aplicativos e bancos de dados exigem servidores próprios. Na verdade, com tecnologias de virtualização e contêineres, muito poucos o fazem. Usando contêineres, um único servidor pode executar vários aplicativos em um único sistema operacional (geralmente Linux), mas protegidos uns dos outros; eles compartilham o mesmo processador, armazenamento e memória, funcionando de forma totalmente independente um do outro. Mas como todos esses contêineres ficam no mesmo hardware, a economia de custos pode ser considerável.
Os serviços em nuvem funcionam da mesma maneira, aliás. Quando você compra espaço em um servidor em nuvem, seu aplicativo e banco de dados ficam no mesmo hardware que aqueles pertencentes a outros clientes. Cada “computador” que você compra de um fornecedor de nuvem é uma máquina virtual ou contêiner instalado em um de seus servidores.
Desative licenças desatualizadas
Como você fez sua auditoria de TI, provavelmente encontrou algum lixo de que não precisa. Assim como você localizou empreiteiros e contratos de fornecedores desnecessários, você pode muito bem ter encontrado algumas licenças de software que já ultrapassaram suas datas de expiração. Talvez você precisasse da licença para um projeto desativado há muito tempo ou para empreiteiros que não existem há algum tempo. Ou talvez a licença seja para uma versão de software mais antiga que não é mais compatível. Essas coisas acontecem, mas isso não significa que tenham que continuar acontecendo. Se você não precisar da licença ou ela estiver desatualizada, desative-a.
Virtualize bancos de dados
A maioria das empresas modernas gera um oceano de dados. Gerenciá-lo e obter insights a partir dele são grandes desafios de TI. Ao virtualizar (ou “federalizar”) bancos de dados, é possível consultar vários bancos de dados de uma só vez, sem precisar duplicar os dados em vários servidores ou combinar bancos de dados manualmente.
A virtualização de seus bancos de dados acelera e simplifica consultas, reduz as demandas de largura de banda e armazenamento e facilita o gerenciamento de dados para usuários finais e DevOps — os desenvolvedores que administram seus servidores e nuvem. Pode ser necessário algum trabalho pesado para criar um mapa de quais dados estão onde, mas a recompensa pode ser considerável e ajuda na redução de custos de TI.
Faça certo desde a primeira vez
Isso é tão verdadeiro em projetos de TI quanto em carpintaria: meça duas vezes, corte uma vez.
Todas as iniciativas de redução de custos do mundo não farão diferença se você cortar a coisa errada da maneira errada ou construir algo incorretamente. É caro substituir empreiteiros ou funcionários que você demitiu, mas que posteriormente precisará. Implementar planos de retenção de funcionários que não abordem os problemas reais subjacentes pode, na verdade, afastar as pessoas. Devolver licenças de software em nuvem que você realmente precisa é, na melhor das hipóteses, embaraçoso.
É importante economizar dinheiro, é claro, e você não deve atrasar desnecessariamente um projeto importante. Mas seja deliberado. Reserve um tempo para fazer as coisas certas com suas iniciativas de hardware, software e codificação. Esteja com pressa, mas não com pressa. Ter que fazer algo duas vezes porque você não pensou bem na primeira vez geralmente é mais caro do que não ter feito nada.
Pare de se preocupar com custos irrecuperáveis
É uma falácia pensar: “Já gastei muito dinheiro no X, então mesmo que não funcione tão bem, terei perdido todo esse dinheiro se fizer outra coisa”.
É verdade que o dinheiro gasto acabou e nada que você faça o recuperará. Mas gastar o orçamento existente em erros de um orçamento antigo apenas agrava o antigo erro. Em vez de continuar a investir em soluções que não funcionam da maneira que você precisa, concentre seus gastos em coisas que beneficiarão o negócio no futuro.
Avalie custos variáveis e fixos
Ao colocar tudo em um demonstrativo ou plano financeiro, você descobrirá que alguns custos são mais fáceis de gerenciar do que outros. Despesas como aluguel, folha de pagamento, arrendamento de equipamentos e substituições corporativas serão as mesmas, mês após mês e provavelmente são difíceis de reduzir no curto prazo e sem problemas.
Os custos variáveis podem ser mais fáceis. Itens como a quantidade de armazenamento de dados em nuvem que você está usando, o número de licenças de software pelas quais você está pagando e os consultores com quem você trabalha provavelmente mudarão mês a mês, dependendo de suas necessidades imediatas. Quando as coisas ficam apertadas – ou se você está tentando se antecipar à curva orçamentária – seus custos variáveis devem ser um ponto inicial a ser observado.
Avalie custos discricionários e não discricionários
Pode parecer fácil (embora doloroso) analisar seu orçamento, cortar todos os seus gastos discricionários e encerrar o dia, mas resista à tentação. Se algum dinheiro discricionário for destinado a novos projetos estratégicos, por exemplo, é um dinheiro bem gasto. Da mesma forma, gastos que à primeira vista parecem não discricionários — como infraestrutura, operações ou licenças de nuvem/software — podem ser um lugar frutífero para economizar alguns dólares.
Não se esqueça da automação
A maioria dos departamentos de TI realiza muitos trabalhos pouco glamorosos, rotineiros e absolutamente necessários: integração de funcionários, atualizações de software, criação e substituição de hardware do usuário final, criação (e exclusão) de contas na nuvem e gerenciamento de e-mail. As tarefas não são tão atraentes quanto uma grande migração para a nuvem, mas os negócios parariam se funções como essas fossem executadas em tempo hábil.
A maioria dessas funções poderia ser facilmente automatizada, mas muitas empresas de TI nunca conseguem fazer isso. Automatizar as funções de rotina atenderá melhor seus clientes e liberará a equipe para realizar trabalhos mais estratégicos – possivelmente substituindo alguns de seus consultores caros.
Para notar uma grande diferença na redução de custos de TI, você também pode optar pela contratação de uma empresa de terceirização de TI.
Por que escolher a Infonova?
Com duas décadas de expertise em tecnologia, infraestrutura de TI e gestão de pessoas, a Infonova atende a uma variedade de clientes internacionais, incluindo HBO, Airbnb, LinkedIn, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Nossa versatilidade nos capacita a fornecer serviços com excelência em qualquer setor e porte de negócio além da redução de custos de TI para a sua empresa.
Backup garantido
Na Infonova, cada posição profissional conta com um backup, seguindo o princípio interno de que “quem tem um… não tem nenhum”. Priorizamos a continuidade operacional para que tanto nós quanto nossos clientes possamos focar no essencial: explorar oportunidades e impulsionar o crescimento.
Valor financeiro estratégico
Intencionalmente, o valor da Infonova é competitivo em relação a empresas de maturidade semelhante. Essa abordagem permite-nos escolher nossos clientes e estabelecer relacionamentos duradouros, pautados na satisfação mútua.
Liberdade para o RH
Reconhecendo a importância do departamento de Recursos Humanos, a terceirização de TI libera o RH para concentrar-se na gestão da cultura, no desenvolvimento dos colaboradores e na atração de talentos, em vez de se ocupar apenas com a reposição de profissionais.
Flexibilidade como Hub de Tecnologia
Além de infraestrutura, a Infonova atua como um Hub tecnológico, oferecendo serviços que vão desde ar-condicionado e outsourcing de impressão até gestão de links de internet, compra de materiais e mais, atuando como intermediário entre clientes e diversos fornecedores.
Alocação Estratégica de Desenvolvedores
Antiga fábrica de software, a Infonova, mesmo focada atualmente em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança, mantém conhecimentos e familiaridade na área de desenvolvimento. Realizamos consultorias de DevOps, mediando entre clientes e desenvolvedores, e alocamos desenvolvedores conforme as necessidades dos clientes.
Retenção de talentos
Com mais de 10 anos de experiência, desenvolvemos ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia, promovendo a satisfação tanto dos colaboradores quanto dos clientes, crucial para o sucesso da empresa.
Liberando o potencial da organização
Reconhecemos que não é possível abraçar tudo. Terceirizar a TI libera tempo e atenção, recursos escassos, para focar no crescimento da empresa, permitindo maior valor, inclusive financeiro.
Contratos sem multas
Eliminamos multas de nossos contratos para proporcionar aos clientes mais flexibilidade. Reconhecemos que mudanças podem ocorrer e assumimos o risco do lado da Infonova.
Relacionamento além do contrato
Na Infonova, o relacionamento transcende os contratos. Mantemos uma parceria contínua, oferecendo suporte e compartilhando experiências, independentemente da existência formal de um contrato.
Tranquilidade operacional
O crescimento traz desafios, mas na Infonova, permitimos que nossos clientes escolham o tipo de desafio que desejam enfrentar: o de fazer a empresa “funcionar” ou o de focar em oportunidades enquanto dormem tranquilos, sabendo que o dia a dia está garantido.
