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Como fazer a otimização de custos funcionar a longo prazo

Por Juliana Gaidargi em 7/06/2022 em Negócios

A otimização de custos adequada pode impulsionar o crescimento, o investimento e a inovação. No entanto, as empresas muitas vezes lutam para estabelecer uma disciplina que dura mais de um ano. Então, como fazer uma otimização de custos que funcione a longo prazo, afinal?

Como fazer a otimização de custos funcionar a longo prazo

Para criar um plano que seja bem-sucedido – e sustentável – os líderes devem permitir:

  • transparência financeira;
  • estabelecer referências;
  • definir responsabilidades;
  • gerenciar custos de ambos os lados;
  • usar a economia para impulsionar a estratégia.

Os líderes muitas vezes lutam para estabelecer a otimização de custos que tenha como escopo a sustentabilidade de longo prazo. De acordo com a pesquisa do Gartner, apenas 11% das organizações mantêm economias de custos por três anos consecutivos. No entanto, quando bem feito, você poderá manter as operações contínuas enquanto encontra oportunidades para ser mais eficiente. Afinal, dessa forma, pode alocar economias em áreas do negócio que exigem crescimento, investimento ou inovação.

“Ciclos repetitivos de corte de custos geralmente estão ligados à falta de uma disciplina sustentável de otimização de custos e à falha em demonstrar uma ligação clara com o valor entregue. A verdadeira otimização estratégica de custos analisa os gastos de forma programática, otimiza os recursos atuais e transfere as economias para investimentos que agregam maior valor aos negócios” – Robert Naegle, VP Analyst do Gartner. 

Nº 1: Habilite a transparência financeira

Acompanhe os gastos no nível do resultado para entender melhor seu valor para a organização. Essa maior conscientização também ajuda a avaliar quais despesas otimizar. Então, visualize seu orçamento em termos das quatro variáveis ​​a seguir:

Quanto você gasta em ativos principais

Pense: mão de obra, instalações, serviços, hardware e software.

Tarefas de nível funcional possibilitadas por seus ativos principais

Isso inclui ações, como campanhas de marketing ou programas de treinamento, que produzem resultados.

Suas tarefas de nível funcional foram divididas em habilitação de negócios

Seja interna ou externa, cada função produz um impacto e deve ser algo que o stakeholder entenda, se importe e pague – geração de leads, marketing de produtos, recrutamento e retenção etc.

Quanto você gasta para administrar o negócio versus mudar o negócio

Nesta última visão, dê uma olhada no que você gasta mantendo as operações em comparação com a mudança e inovação.

Nº 2: Defina metas e benchmarks

Em seguida, examine como seus gastos se comparam aos de seus pares por meio de benchmarking externo. Use isso como uma verificação de status contínua e uma maneira de restringir o escopo na busca de custos otimizáveis.

  • Estabeleça uma linha de base de custos;
  • Meça o desempenho para fontes externas (quando possível);
  • Medir melhorias ao longo do tempo.

No entanto, lembre-se: quando o aumento dos gastos não tem uma ligação demonstrável com o aumento do desempenho dos negócios, questione a despesa.

Nº 3: Estabelecer responsabilidade

Para garantir que a otimização de custos seja uma iniciativa de longo prazo, execute-a como uma disciplina contínua com os líderes de suas unidades de negócios e incorpore-a à cultura de sua organização. Mostrar a administração de um determinado orçamento é proativo. Além disso, garante menos escrutínio se a otimização de custos se tornar a prioridade comprovada de uma organização. Não obstante, os esforços contínuos de otimização de custos permitem o investimento nos recursos futuros exigidos pela estratégia empresarial.

Entretanto, para gerenciar os custos com eficiência, alinhe-se em torno de uma estrutura compartilhada

Nº 4: Gerencie os custos de ambos os lados

Para uma otimização de custos de longo prazo, o seu orçamento deve incluir custos ligados à oferta e demanda. Ou seja, analisando as despesas que você controla (oferta), bem como as despesas que seus stakeholders ou clientes esperam (demanda). Essas categorias podem ajudar você a valorizar melhor e priorizar seus gastos:

Fornecer

Sourcing and Vendor Management: É quanto você paga pelos recursos. Ou seja, as reduções de custos estão focadas no preço e nas unidades de recursos consumidos na execução do trabalho.

Produção e entrega: É o que financia o custo de “manter as luzes acesas” ou fazer o que você faz atualmente. Os gastos de execução tendem a se perpetuar quando não são monitorados e otimizados ativamente.

Demanda

Inovação e Mudança: Comumente, esses são os primeiros investimentos impactados no corte reacionário de custos. As reduções são muitas vezes atrasadas e o impacto raramente é quantificado ou compreendido. Os gastos com mudanças devem ser limitados ao tempo e ao mandato.

Distribuição e Consumo: Esses custos geralmente são significativos e crescem rapidamente. O direito de gerenciar os custos relacionados à distribuição e ao consumo é obtido por meio de ganhos comprovados de gastos do lado da oferta.

Nº 5: Use a economia para impulsionar a estratégia empresarial

Todo líder executivo tem a responsabilidade de avaliar e reavaliar os gastos. Afinal, você deve reduzir e otimizar sempre que possível para ajudar a financiar novas iniciativas para impulsionar a estratégia da organização. Então, para fazer isso, encontre um uso valioso para a economia.

Faça as seguintes perguntas críticas aos seus líderes funcionais para descobrir onde seu foco, tempo e dinheiro precisam estar à medida que as prioridades mudam ao longo do tempo:

Em quais iniciativas você está trabalhando agora para atender às necessidades das principais partes interessadas?

Como esse trabalho orienta a estratégia geral da empresa?

Que apoio é necessário para realizar essas iniciativas?

Outra forma de otimização dos custos empresariais no longo prazo é optar pela terceirização de TI. Contudo, não apenas do suporte tradicional, como help desk, por exemplo. O ideal, na verdade, é contar com uma parceira de TI capaz de se tornar um HUB de fornecedores para a sua empresa. 

Diferenciais da Infonova

A Infonova tem 20 anos de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI, e pessoas. Temos clientes internacionais como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Ou seja, estamos aptos a atender qualquer segmento e tamanho de negócio com maestria.

BACKUP

Todas as posições de profissionais da Infonova têm backup. Temos um ditado interno que é: “quem tem um… não tem nenhum”. Portanto, somos obcecados em ter continuidade nas operações para que nós e os nossos clientes possam focar na parte mais importante: explorar oportunidades e gerar crescimento.

VALOR FINANCEIRO

O valor da Infonova é intencionalmente menor quando comparado com empresas no mesmo nível de maturidade. No entanto, fazemos isso para ter a possibilidade de escolher os nossos clientes e ter uma base de clientes satisfeitos, e por bastante tempo.

LIBERAÇÃO DO RH

O RH é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Afinal, ele deve estar focado em gerir a cultura, desenvolvimento dos colaboradores e atração de talentos; e não apenas com a reposição de profissionais. Sendo assim, terceirizar a TI oferece a possibilidade de fazer com que o RH esteja mais livre para se tornar um vetor de crescimento para a empresa.

FLEXIBILIDADE – HUB DE TECNOLOGIA

A Infonova não faz só Infra, ela pode fazer de tudo. Na verdade, para alguns clientes que não podem resolver algumas questões diretamente, a Infonova atua como Hub, indo para o mercado, encontrando parceiros e fornecedores e interagindo com eles. Esses serviços incluem áreas diversas, como: 

  • Ar condicionado;
  • Outsourcing de impressão;
  • Links de internet;
  • Compra de materiais e mais.
ALOCAÇÃO DE DESENVOLVEDORES

A Infonova já foi uma fábrica de software no passado. Contudo, em 2012 escolhemos focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança. No entanto, como era de se esperar, esse conhecimento e familiaridade permanecem até hoje no time. Portanto, realizamos consultorias de DevOps para alguns clientes, atuamos como mediador entre clientes e desenvolvedores, e também alocamos desenvolvedores para alguns clientes.

RETENÇÃO DE COLABORADORES

Demoramos mais de 10 anos para entender e construir as ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia no nosso time. Então, seja o profissional alocado no cliente ou não, temos a vivência de como reter, desenvolver e satisfazer tanto os profissionais quanto os clientes. E essa é uma necessidade para o sucesso da empresa.

LIBERAR BRAIN POWER DA ORGANIZAÇÃO PARA APROVEITAR OPORTUNIDADES

Não dá para fazer tudo. Então, faz mais sentido focar no que faz a empresa crescer, mas isso requer um recurso escasso: tempo e atenção. Terceirizar a TI significa retomar esse recurso, contudo, não é de graça. Terceirizar é mais caro do que contratar direto, mas faz sentido se você pode usar a atenção e o tempo para realizar mais valor, inclusive financeiro.

NÃO TEM MULTA DE CONTRATO

A Infonova tirou as multas dos seus contratos há muitos anos. Afinal, entendemos que para o cliente, muitas vezes mudar é uma situação nova. Portanto, escolhemos tirar o risco do cliente e trazer este risco apenas para o nosso lado.

PODE PARAR QUANDO QUISER

Os primeiros 90 dias de contrato com a Infonova não tem multa e nem aviso prévio. Ou seja, basta pedir para parar. Contudo, após os 90 dias, também não temos multa, porém, solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência.

CONTINUAMOS AMIGOS

Na Infonova a relação continua mesmo sem contrato. Ou seja, mantemos o relacionamento com os clientes e continuamos ajudando, trocando experiências e apoiando, independente de existir um documento de contrato ou não. Afinal, o nosso interesse é na parceria.

DORMIR TRANQUILO

Stress faz parte do crescimento. Afinal, crescer não é um caminho fácil. No entanto, você pode escolher o tipo de stress que quer ter. Ou seja, pode decidir entre o stress de fazer a empresa “funcionar”, ou o de focar em aproveitar as oportunidades enquanto dorme tranquilo sabendo que o dia a dia está garantido.

 

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