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Como fazer uma retrospectiva produtiva?

Por Juliana Gaidargi em 9/12/2020 em Negócios

Fim de ano é época de retrospectivas. Seja musical, literária ou decisões em geral. Contudo, existe outro tipo de retrospectiva que não é muito mencionada. Fazer uma retrospectiva produtiva do seu negócio é muito importante. Afinal, só assim saberá o que:

  • Manter;
  • Mudar;
  • Descartar.

Já falamos por aqui sobre a metodologia Agile. Se não viu, esta é a sua chance. Basta clicar aqui.

Sobre Scrum

A estrutura Scrum de gerenciamento de projetos é baseada em quatro reuniões básicas do Agile. Ou seja, em etapas:

  1. Reunião de planejamento do Sprint;
  2. Atualização diária;
  3. Sprint Análise;
  4. Sprint Retrospectiva.

O método ágil vem ganhando muito espaço nas empresas. Afinal, a melhoria contínua é um de seus maiores benefícios. Contudo, no framework Scrum, o driver da melhoria é a Retrospectiva. Entretanto, vamos recapitular sobre as etapas do Scrum.

O que são Sprints?

Uma Sprint representa um ciclo de trabalho. Geralmente, compreende um mês. Nele,  algum valor é acrescentado a um produto ou projeto em desenvolvimento. Ou seja, ao final de cada Sprint, é necessário que o produto/projeto tenha algum incremento. Afinal, é isso que irá gerar valor aos olhos do cliente.

O processo de desenvolvimento de um projeto Scrum é dividido em várias Sprints. Elas acontecem de forma consecutiva. Ou seja, uma após a outra. Entretanto, isso não é feito de forma atrapalhada ou sem planejamento. Pelo contrário, elas são muito bem planejadas.

O que é uma Sprint Retrospectiva?

Uma Sprint Retrospectiva são reuniões realizadas ao final de cada Sprint.  Nela, os membros da equipe analisam coletivamente como as coisas correram. Afinal, seu intuito é melhorar o processo para o próximo Sprint. 

Essas reuniões costumam ser facilitadas por um Scrum Master. Entretanto, incluem apenas a equipe. Ou seja,  sem gerentes ou outras partes interessadas. Afinal, sua presença pode impedir as equipes de apresentarem os erros.

O que é um Scrum Master?

O Scrum Master é o membro da equipe com maior conhecimento do framework. Portanto, é o responsável por garantir que todos entendam e apliquem os princípios do Scrum. O conhecimento técnico é muito importante. Contudo, uma de suas principais características são as soft skills. Não obstante, o Scrum Master precisa ser proativo e não ter medo de mudanças. Apesar disso, ele deve ser neutro. Afinal, seu objetivo é desenvolver a independência do Time de Scrum. Dessa forma, eles conseguirão chegar sozinhos às soluções.

Portanto, o Scrum Master é o líder técnico da equipe. Atua como um gerente de projetos que guia o time. 

E a equipe?

Contudo, cabe à equipe identificar o que:

  • Está funcionando;
  • Não está funcionando;
  • Pode ser melhorado;
  • Precisa ser adicionado ao processo;
  • Deve ser removido do processo.

Criou-se uma variedade de formatos e exercícios para abordar esses tópicos. Entretanto, todos enfrentam um desafio semelhante: fazer uma retrospectiva produtiva ao longo do tempo.

Afinal, as pessoas tendem a se adaptar a novos hábitos com bastante rapidez. Portanto, após algumas Sprints com o mesmo tipo de Retrospectiva, a atenção não será a mesma. Pode perceber. A participação da equipe e o nível geral de energia das pessoas começam a cair.

É por isso que é importante misturar as coisas! Afinal, certamente há mais de uma forma de fazer uma Retrospectiva produtiva. A melhor maneira de fazer uma retrospectiva produtiva é desafiar continuamente a equipe. Ou seja, fazê-la pensar em soluções novas e interessantes. Resumindo, criando um formato Retrospectivo ágil.

Como fazer uma retrospectiva produtiva?

Aqui estão três maneiras populares de fazer uma Retrospectiva produtiva.

  1. Começar;
  2. Parar;
  3. Continuar.

Uma das maneiras mais simples de fazer uma Retrospectiva produtiva é o exercício “Começar, Parar, Continuar”. 

E ele é muito simples. Afinal, você só precisa de um quadro visual com as seguintes colunas:

fazer retrospectiva produtiva

Ou seja, basta isso e um monte de post its.

Em cada coluna, as pessoas escrevem suas observações sobre a Sprint. Contudo, elas devem se relacionar com as seguintes categorias:

Começar: 

Ações que devemos começar a tomar.

Parar: 

O que devemos prevenir ou remover do projeto/produto.

Continuar:

Ações que devemos formalizar e continuar fazendo.

Portanto, comece dando às suas equipes um determinado período de tempo para escrever e categorizar seus cartões. Este pode ser de 5 a 10 minutos. Quando todos terminarem, aborde cada item um por um. Assim, permitirá que as pessoas tenham tempo para compartilhar suas sugestões. 

No final da discussão, crie uma votação para decidir quais itens são mais importantes. Dê a cada membro da equipe um determinado número de itens em que eles podem votar. Em geral, trabalha-se com três. Então, calcule quais itens receberam mais votos. Selecione os três primeiros e mantenha-os como sua área de foco para o próximo Sprint.

Dessa forma, na retrospectiva seguinte, você poderá rever essas áreas de foco. Ou seja, conseguirá medir seu sucesso. Contudo, lembre-se de incluir qualquer feedback no seu próximo quadro.

Retrospectivas Ágeis

Para alguns, o exercício “Comece, pare, continue” pode parecer repetitivo. Portanto, Esther Derby e Diana Larsen criaram uma abordagem mais aprofundada em seu livro Agile Retrospectives. Ou seja, com alguns ajustes para personalização, sua equipe pode usar um formato de retrospectiva ágil. Então, divida sua Retrospectiva nas cinco etapas a seguir:

  1. Prepare o cenário;
  2. Colete dados;
  3. Gere insights;
  4. Decida o que fazer;
  5. Encerre a retrospectiva.
Prepare o cenário

Aqui você prepara sua equipe para a discussão. Então, comece com um jogo. Por exemplo, peça a cada membro da equipe para resumir o Sprint usando apenas três palavras. Ou seja, use os primeiros minutos da reunião para estabelecer um tom aberto e informal. Afinal, assim as pessoas se sentirão à vontade para apresentar ideias.

Colete dados

Use o exercício “Começar, Parar, Continuar” para a coleta de dados. Basta pedir que cada membro da equipe faça uma compilação de suas observações sobre o Sprint em cartões.

Gere insights

Para gerar insights, organize todos os cartões de sua equipe.  Comece a organizá-los por semelhanças. Às vezes, você pode notar que muitas pessoas estão compartilhando o mesmo ponto. Ou seja, provavelmente vale a pena abordá-lo. Outras vezes, você pode perceber que todas as cartas parecem estar relacionadas a um estágio específico de desenvolvimento. Portanto, agora é a hora de prestar atenção aos:

  • Temas;
  • Padrões;
  • Problemas recorrentes.
Decida o que fazer

Em seguida, é hora de decidir como você vai colocar esses insights em ação. Portanto, a equipe deve debater soluções e um plano para atualizar as melhores ideias. Contudo, é melhor limitar o número de alterações de Sprint a Sprint. Afinal, assim poderá isolar seus efeitos ao revisá-los na próxima Retrospectiva.

Encerre a retrospectiva

Finalmente, é hora de fechar a Retrospectiva. Muitas vezes, as reuniões terminam quando as pessoas simplesmente ficam sem o que dizer. Portanto, feche sua Retrospectiva com um resumo das descobertas e elogie as coisas bem feitas. O final dessas reuniões deve ser uma festa!

Bom, ruim, melhor, máximo

Para alguns, ambas as abordagens acima dependem muito do Scrum Master. Afinal, as equipes Scrum são auto-0rganizadas. Portanto, muitos querem colocar mais ênfase nos membros da equipe que trabalham juntos. Isso, ao invés de “reportar” à vontade de um Scrum Master ou Gerente de Projeto.

O modelo “Bom, Ruim, Melhor, Máximo” parece muito com o exercício “Iniciar, Parar, Continuar”. Contudo, inclui o estágio de coleta de dados das Retrospectivas Agile. Ou seja, dê à sua equipe de 5 a 10 minutos para escrever suas observações sobre o Sprint em cartões separados.

Assim que as pessoas terminarem de escrever, revezem-se percorrendo a sala um a um. Ou seja, cada pessoa discute uma carta por vez. Contudo, todos os cartões devem ser apresentados antes do início das discussões. Afinal, esta é a fase de descoberta. 

Portanto, as perguntas da equipe são ok. No entanto, o debate não pode começar até que a última pessoa termine. Então, continue a fase de descoberta até que todas as cartas tenham sido lidas e colocadas no tabuleiro. Só então discuta como um todo. 

Categorização

Cada item deve ser categorizado da seguinte forma:

Bom: 

Coisas que deram certo. Ou seja, áreas onde a equipe atendeu ou superou as expectativas.

Ruim: 

O que não funcionou bem. Ou seja, áreas onde a equipe não atendeu às expectativas. Inclusive onde ocorreram problemas inesperados

Melhor: 

Oportunidades de melhoria. Ou seja, sugestões sobre como fazer algo melhor.

Máximo: 

Coisas que merecem reconhecimento. Ou seja, excelentes desempenhos e pessoas que foram acima e além.

Vale lembrar que esse processo tem um grande diferencial. O Scrum Master ou facilitador não deve:

  • Editorializar;
  • Comentar;
  • Resumir as discussões que estão ocorrendo.

Portanto, o Scrum Master atua como um observador. Ou seja, reúne informações relacionadas ao projeto como um todo. Portanto, a equipe é quem deve conduzir a conversa. Além disso, ela também é responsável ​​por decidir os itens de ação e as próximas etapas. Afinal, dessa forma evita-se que o Scrum Master assuma uma função delegatória.

Considerações finais

Existem muitos outros formatos e atividades de retrospectiva. E todos podem ser usados para aprimorar essas reuniões. Então, se sua equipe começar a cair na rotina de usar um formato, mude para outro. Ou, pelo menos, altere aspectos de seu formato atual. 

Considere pequenas mudanças. Por exemplo, colocar todas as cartas no tabuleiro de uma vez em vez de percorrer a sala uma de cada vez. Isso pode ser o suficiente para reacender o engajamento. Portanto, mantenha as coisas interessantes. Não tenha medo de experimentar novos formatos só porque eles não têm os mesmos recursos do antigo.

Contudo, depois de definir uma atualização ou mudança em seu processo, lembre-se do seguinte. Certifique-se de acompanhar como essas mudanças afetam seu fluxo de trabalho e saída ao longo do tempo. Um software de gerenciamento de projetos pode ser especialmente útil aqui. 

Esteja você executando o Agile como uma equipe de desenvolvimento, equipe de produto ou como um negócio inteiro, as retrospectivas lhe darão insights inestimáveis ​​que melhoram gradativamente seu trabalho em equipe com o tempo.

Já vai?

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