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O que é Email Archiving e para que serve?

Por Juliana Gaidargi em 23/10/2020 em Gestão de TI

O Email Archiving também pode ser chamado de arquivamento de e-mail. Trata-se de uma abordagem sistemática para salvar e proteger os dados contidos em e-mail. Tudo, a fim de permitir uma recuperação rápida. Portanto, ferramentas de Email Archiving têm um papel vital em empresas. Especialmente nas quais a permanência dos dados é uma prioridade.

Email Archiving

Como funciona o Email Archiving?

As comunicações por e-mail são colocadas em um repositório seguro. Este fica fora dos ambientes de produção. Então, as mensagens de entrada e saída são indexadas. Tal como todos os anexos do documento. Dessa forma, o conteúdo do e-mail retido é preservado em seu estado original em formato somente leitura.

Uma ferramenta de Email Archiving ajuda na:

  • Conformidade;
  • Gerenciamento de conhecimento;
  • Suporte a litígios;
  • Gestão de armazenamento. 

Contudo, além de armazenar e-mail, a maioria das ferramentas evoluiu. Portanto, hoje conseguem englobar dados de sincronização e compartilhamento de:

  • Arquivos corporativos;
  • Mensagens instantâneas;
  • Atividades corporativas de mídia social.

Email Archiving vs. backup de email

Há uma diferença entre Email Archiving e backup de e-mail. Afinal, um arquivo de e-mail é uma referência histórica fora do ciclo de backup. O e-mail arquivado é retido por períodos indefinidos. Portanto, esses sistemas exigem mídia de armazenamento altamente durável e baixo custo total de propriedade. Afinal, o alto desempenho continua sendo importante para acesso de leitura aleatória. Nesse caso, a autenticidade dos dados é a principal preocupação.

Já um backup de e-mail cria uma imagem de backup de todo o sistema. Seu intuito é facilitar a recuperação ao estado armazenado anteriormente. Contudo, isso cria problemas de gerenciamento de custos e armazenamento. Principalmente para empresas que gerenciam internamente seus próprios backups de e-mail. Afinal, backup de e-mail requer mídia de armazenamento de alta capacidade para lidar com um grande fluxo de gravações. Entretanto, também minimiza o custo geral por gigabyte.

A evolução do Email Archiving

No início, as empresas confiavam nos usuários para manter arquivos de e-mail individuais. Ou seja, o departamento de TI fazia backup do e-mail do usuário. Contudo, a busca de mensagens não era automatizada. Portanto, se um e-mail específico precisava ser rastreado, geralmente demorava semanas para encontrá-lo. Felizmente surgiram softwares com serviços especializados de Email Archiving. Afinal, estes ajudam as organizações a curar dados de milhares de caixas de correio.

Entendendo o Email Archiving

A plataforma de arquivamento cria um índice pesquisável. Este, permite que o e-mail em massa seja peneirado em minutos. 

Geralmente, os clientes obtêm um arquivo de e-mail como parte de um produto de software integrado para:

  • Backup e recuperação de desastres;
  • Governança de e-mail;
  • Gerenciamento do ciclo de vida de informações.

No entanto, alguns fornecedores oferecem Email Archiving como um produto autônomo.

Email Archiving: casos de uso de conformidade

Um aplicativo de arquivamento de conteúdo tem duas funções principais. Ele indexa o conteúdo do e-mail e o atribui a um arquivo físico ou forma de armazenamento. Em segundo lugar, ele aplica um mecanismo de política. Este, governa as regras sobre exclusão de dados e a duração dos períodos de retenção. Dessa forma, automatiza a classificação de dados para mídias de armazenamento mais baratas.

Portanto, o Email Archiving com base em políticas permite que os gerentes de TI gerenciem com mais facilidade grandes arquivos de e-mail.

Ou seja, o Email Archiving é fundamental para empresas que se esforçam para atender à conformidade regulamentar. Afinal, preservar e-mails relacionados a negócios é uma obrigação para empresas em setores altamente regulamentados. É o caso de serviços financeiros, governo e saúde. 

Legislação

Existem muitas leis que impõem requisitos rigorosos sobre retenção de e-mail. Tal como sobre as medidas de segurança que o cercam. Certas seções do FRCP, por exemplo, exigem que o e-mail arquivado seja preservado em mídia de gravação única, leitura múltipla (WORM). Tudo para garantir que os dados não possam ser alterados ou excluídos.

Além disso, um arquivo de e-mail é uma necessidade em empresas com centenas ou milhares de caixas de correio. Afinal, permite uma trilha de papel virtual para localizar mensagens sob intimação para eventuais processos judiciais.

Contudo, esses regulamentos não exigem necessariamente que cada e-mail seja arquivado. Afinal, spam e a correspondência pessoal de um funcionário geralmente são isentos. No entanto, isso não vale para documentos considerados pertinentes à atividade comercial da empresa. Afinal, eles podem estar sujeitos a pedidos de litígio. E, portanto, ao abrigo das leis federais ou estaduais.

Email Archiving para auxiliar no gerenciamento de armazenamento

Arquivar correspondência de e-mail tem implicações na capacidade de armazenamento. Afinal, quanto menos e-mails armazenados, melhor a capacidade do servidor. Outro benefício é o tempo de backup acelerado.

Os requisitos de capacidade de armazenamento físico para arquivamento de e-mail são menores que os do armazenamento centralizado. Afinal, se o mesmo anexo for recorrente em várias mensagens, o software de arquivamento salvará apenas uma instância. Cada mensagem arquivada é afixada com um esboço que aponta para o e-mail original totalmente armazenado. Então, as informações são protegidas com segurança. Contudo, ainda ficam acessíveis para a auditoria de sua cadeia de custódia.

Microsoft

A evolução do Microsoft Exchange Server aponta para essa tendência. A Microsoft introduziu o Arquivamento In-loco no Exchange Server 2013. Dessa forma, criou um arquivo dentro de uma caixa de correio dedicada a armazenar dados históricos de mensagens. Esse aprimoramento elimina o gerenciamento de pastas de arquivos PST discretas. O recurso também oferece aos usuários uma visão consistente do:

  • Programa de e-mail Microsoft Outlook;
  • Aplicativo da Web Outlook;
  • Pacote integrado do Microsoft Office 365.

Arquivo de e-mail na nuvem

Os provedores de nuvem pública promoveram uma abordagem baseada em serviços. Tudo para fornecer segurança, software e armazenamento. Afinal, o modelo de armazenamento como serviço (SaaS) permite usar tantos recursos quantos necessários. Tudo com base na demanda. Da mesma forma, o Email Archiving baseado em nuvem pode ser uma opção para empresas de médio porte. Afinal, evita o custo de servidores de e-mail dedicados e infraestrutura relacionada.

Usar a nuvem para retenção de e-mail não requer nenhum software ou hardware especial. Afinal, arquivos hospedados em nuvem geralmente têm recursos de pesquisa robustos e escalabilidade massiva. Portanto, os usuários podem especificar políticas de arquivamento que se alinham às suas necessidades corporativas.

Ressalvas

Mas há motivos para cautela ao considerar um Email Archiving na nuvem. Em primeiro lugar, está o custo relativo ao nível de gerenciamento interno que você deverá administrar. Afinal, um provedor de serviços gerenciados só aluga espaço em disco rígido em um data center multilocatário. Portanto, a responsabilidade pelo gerenciamento do próprio arquivo permanece principalmente com o usuário.

Além disso, existem taxas adicionais por serviços especializados. É o caso da classificação de e-discovery ou consultoria sobre os regulamentos que podem ser aplicados ao seu conteúdo.

Como acontece com qualquer fornecedor, é importante esclarecer o acordo de nível de serviço. Ele deve especificar:

  • A rapidez com que os dados devem ser restaurados da nuvem;
  • Compensação se o fornecedor deixar de cumprir suas obrigações;
  • Contingências para dados, caso o fornecedor saia do mercado;
  • Criptografia; 
  • Residência de dados.

Ferramentas de Email Archiving

Existem vários produtos de Email Archiving disponíveis. Eles podem ser serviços integrados em suítes de software de backup. Contudo, também englobam ferramentas de gerenciamento de armazenamento fornecidas por fornecedores de storage array. A lista a seguir não é completa, mas destaca alguns produtos notáveis ​​de fornecedores. Eles são voltados para arquivamento e migração de e-mail.

  • Acronis Backup (para Office 365);
  • Amazon Glacier;
  • Archive360;
  • Asigra Cloud Backup;
  • Barracuda Message Archiver;
  • Commvault Email Archive Solution;
  • Dell EMC InfoArchive as a Service;
  • Dell EMC SourceOne Archiving;
  • Google Vault;
  • Hewlett Packard Enterprise Digital Safe;
  • Hitachi Content Platform;
  • HubStor;
  • Microsoft Azure Cool Blob;
  • Rackspace email archiving (baseado em Sonian);
  • Veeam Explorer for Microsoft Exchange;
  • Veritas Enterprise Vault.
Alternativa

Contudo, se você não quer ter que se preocupar com isso, há uma opção. Você pode terceirizar sua TI. Dessa forma, toda a parte técnica fica sob responsabilidade de especialistas. Eles podem escolher a melhor solução para o seu negócio. Portanto, você e sua equipe poderão se concentrar em seu core business. Quer saber mais? Podemos te ajudar. Entre em contato, sem compromisso.

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