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Principais erros ao comprar softwares e aplicativos SaaS

Por Juliana Gaidargi em 3/05/2022 em Gestão de TI

As más decisões levam a erros na hora de comprar softwares que podem custar muito à empresa. E não apenas em relação aos custos financeiros. Afinal, erros na hora de comprar softwares e outros aplicativos SaaS levam a uma perda de produtividade e falha no cumprimento dos principais objetivos de negócios. Portanto, veja como evitar os erros mais comuns que as empresas cometem ao comprar softwares e outros aplicativos SaaS.

erros comprar softwares saas

Existem milhares de aplicativos de software como serviço (SaaS) no mercado, todos competindo para ser o número um em uma categoria específica. Consequentemente, as organizações geralmente têm dificuldade em selecionar os aplicativos SaaS certos para suas necessidades específicas. E é justamente nessa hora que se cometem erros que podem custar tempo e dinheiro.

Portanto, aqui estão os quatro principais erros que as empresas cometem ao comprar softwares e outros aplicativos SaaS e como contorná-los:

Não considerando o ‘porquê’

Uma das primeiras coisas que uma organização deve fazer é perguntar por que está considerando um aplicativo SaaS específico. Esse é o conselho de Steve Cabello, diretor administrativo da consultoria Protiviti.

“Minhas duas primeiras perguntas para os clientes são: ‘Por que você está fazendo isso?’ e ‘Quais são os direcionadores estratégicos?’ É importante saber disso, porque então a maneira como você aborda a avaliação pode ser diferente”, disse ele. “Às vezes pode ser economia de custos e às vezes pode ser para ganhar eficiência operacional.”

O analista da IDC, Frank Della Rosa, concordou, dizendo que as empresas precisam determinar seus drivers operacionais e aspiracionais. Contudo, segundo ele, os drivers operacionais são muito táticos. Por exemplo, há algo que não está funcionando corretamente e está tendo um impacto material negativo nos negócios e precisa ser consertado imediatamente. Talvez os dados estejam isolados em toda a organização e a empresa não consiga extrair valor deles. Esse é um fator operacional, disse Della Rosa.

Drivers aspiracionais

Já os impulsionadores aspiracionais estão principalmente associados à transformação digital, disse ele. “Onde queremos estar em 18 a 24 meses? E talvez tenhamos algumas ideias sobre novos modelos de negócios, novas fontes de receita e realmente queremos mudar a forma como a indústria percebe valor”, disse Della Rosa. “Uma boa maneira de pensar sobre aspiração é meio que reimaginar a proposta de valor para os clientes.”

No entanto, muitas vezes, as organizações tomam essas decisões com pressa e geralmente são motivadas por problemas operacionais. Contudo, as empresas também precisam dedicar um tempo para considerar os impulsionadores aspiracionais maiores e mais amplos. Afinal, são eles que podem abrir novas possibilidades para maior eficiência, bem como maiores experiências de clientes e usuários, disse ele. Portanto, não considerar o macro é um dos principais erros cometidos na hora de optar e comprar um software.

Compreensão inadequada dos requisitos críticos

Em vez de analisar uma lista de recursos durante a fase de seleção, é importante realmente entender as necessidades críticas do negócio. Essa é a visão de Christina Kearney, diretora de marketing da SoftwareReviews, fornecedora de análises de software para ajudar as organizações a tomar melhores decisões de compra.

Ou seja, primeiro, os líderes devem seguir um processo para a seleção de software; eles não deveriam apenas inventar isso à medida que avançam, disse ela. Afinal, uma má decisão de compra de software pode custar caro, resultando em perda de produtividade e falha no cumprimento dos principais objetivos de negócios. Isso, sem mencionar os altos custos de troca se a empresa precisar começar tudo de novo.

“Portanto, o processo de seleção deve ser uma abordagem padronizada e documentada que pode ser compartilhada com as partes interessadas”, disse ela. “O mais importante é que todos estejam alinhados em um processo e uma forma singular de fazer a avaliação.”

Entretanto, Cabello concordou que as empresas devem se concentrar nos poucos requisitos de negócios selecionados que realmente geram valor e/ou são exclusivos do negócio.

“Se você der ao fornecedor 100 ou 1.000 requisitos, o fornecedor escolherá quais são os mais importantes para eles, onde eles vão brilhar”, disse ele. “Portanto, você deve se concentrar em não mais do que 25 coisas que realmente farão a diferença no seu negócio.”

Portanto, para evitar erros ao comprar softwares e outros aplicativos SaaS, identifique as reais necessidades do seu negócio.

Não realizar a devida diligência

Os líderes devem garantir que os aplicativos que estão avaliando e selecionando estejam realmente alinhados com o que a empresa precisa agora e no futuro. Afinal, as necessidades de uma organização vão mudar, e os conjuntos de recursos no mercado também mudarão, disse Kearney.

“No entanto, a própria organização provavelmente não mudará de fornecedor de software com muita frequência”, disse ela. “Portanto, é muito importante entender como um provedor é único, como eles atendem seus clientes e também como é trabalhar com eles após a assinatura do contrato.”

Entretanto, isso também significa que as empresas devem diversificar os insumos que estão orientando suas decisões. Isso, além de usar avaliações de compradores, depoimentos, referências e outras pesquisas secundárias como parte de seus processos de avaliação.

Afinal, as avaliações dos compradores ajudam os líderes a entender não apenas o que os clientes pensam sobre os recursos e capacidades dos produtos que compraram, mas também o que pensam sobre seus relacionamentos com seus fornecedores, disse Kearney.

“Então, como é trabalhar com esse fornecedor de software específico? Como eles foram durante as negociações e a fase de contratação? Como foi trabalhar com eles depois que o contrato foi assinado? Essas são coisas que podem ser obtidas nas avaliações dos compradores, bem como fazendo uma análise aprofundada das experiências que outros clientes tiveram”, disse ela.

Ou seja, faça uma pesquisa detalhada dos fornecedores em potencial. Essa é a melhor forma de mitigar erros ao comprar softwares e outros aplicativos SaaS.

Não incluir usuários no início do processo

A adoção do usuário é fundamental quando se trata de implementar um novo software SaaS. No entanto, um erro fundamental que muitas organizações cometem é não incluir os usuários no início do processo de compra. Isso resultará em insatisfação do usuário e não adoção, disse Kearney.

“Estas são todas as coisas que queremos evitar”, disse ela. “Portanto, trazer uma equipe pequena, mas focada de pessoas que possam representar todas as funções que usarão esse software é muito importante no início.”

Della Rosa disse que à medida que as empresas se tornam mais conscientes das novas possibilidades de implementação de aplicativos SaaS, elas precisam dar mais ênfase às pessoas no processo de tomada de decisão.

“O erro é pensar que você pode substituir um aplicativo legado por um aplicativo SaaS e não ter implicações para os trabalhos que precisam ser feitos”, disse Della Rosa. “Então, dar um passo atrás e trabalhar com o RH [para determinar] como isso poderia mudar as funções de trabalho dentro da empresa” é uma parte fundamental do processo.

Afinal, as empresas que não prestam atenção suficiente aos usuários durante a decisão de compra de SaaS acabam com grandes problemas, disse ele. “Os usuários demorarão a adotar um novo aplicativo ou não extrairão totalmente o valor potencial do aplicativo.”

Ao evitar esses erros na hora de comprar softwares e outros aplicativos SaaS, você assegura a produtividade de sua empresa. Afinal, terá escolhido o software SaaS que melhor atende às suas necessidades e permite que o negócio opere com mais eficiência.

Considere a terceirização de TI

No entanto, nem sempre fazer essa escolha é fácil para leigos. Portanto, caberia contar com um suporte de TI especializado e capacitado a orientar suas escolhas. Afinal, assim você teria uma escolha apenas do ponto de vista do negócio a fazer, já que a parte técnica já teria sido filtrada pela sua equipe de TI.

Diferenciais da Infonova

A Infonova tem 20 anos de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI, e pessoas. Temos clientes internacionais como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Ou seja, estamos aptos a atender qualquer segmento e tamanho de negócio com maestria.

BACKUP

Todas as posições de profissionais da Infonova têm backup. Temos um ditado interno que é: “quem tem um… não tem nenhum”. Portanto, somos obcecados em ter continuidade nas operações para que nós e os nossos clientes possam focar na parte mais importante: explorar oportunidades e gerar crescimento.

VALOR FINANCEIRO

O valor da Infonova é intencionalmente menor quando comparado com empresas no mesmo nível de maturidade. No entanto, fazemos isso para ter a possibilidade de escolher os nossos clientes e ter uma base de clientes satisfeitos, e por bastante tempo.

LIBERAÇÃO DO RH

O RH é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Afinal, ele deve estar focado em gerir a cultura, desenvolvimento dos colaboradores e atração de talentos; e não apenas com a reposição de profissionais. Sendo assim, terceirizar a TI oferece a possibilidade de fazer com que o RH esteja mais livre para se tornar um vetor de crescimento para a empresa.

FLEXIBILIDADE – HUB DE TECNOLOGIA

A Infonova não faz só Infra, ela pode fazer de tudo. Na verdade, para alguns clientes que não podem resolver algumas questões diretamente, a Infonova atua como Hub, indo para o mercado, encontrando parceiros e fornecedores e interagindo com eles. Esses serviços incluem áreas diversas, como: 

  • Ar condicionado;
  • Outsourcing de impressão;
  • Links de internet;
  • Compra de materiais e mais.
ALOCAÇÃO DE DESENVOLVEDORES

A Infonova já foi uma fábrica de software no passado. Contudo, em 2012 escolhemos focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança. No entanto, como era de se esperar, esse conhecimento e familiaridade permanecem até hoje no time. Portanto, realizamos consultorias de DevOps para alguns clientes, atuamos como mediador entre clientes e desenvolvedores, e também alocamos desenvolvedores para alguns clientes.

RETENÇÃO DE COLABORADORES

Demoramos mais de 10 anos para entender e construir as ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia no nosso time. Então, seja o profissional alocado no cliente ou não, temos a vivência de como reter, desenvolver e satisfazer tanto os profissionais quanto os clientes. E essa é uma necessidade para o sucesso da empresa.

LIBERAR BRAIN POWER DA ORGANIZAÇÃO PARA APROVEITAR OPORTUNIDADES

Não dá para fazer tudo. Então, faz mais sentido focar no que faz a empresa crescer, mas isso requer um recurso escasso: tempo e atenção. Terceirizar a TI significa retomar esse recurso, contudo, não é de graça. Terceirizar é mais caro do que contratar direto, mas faz sentido se você pode usar a atenção e o tempo para realizar mais valor, inclusive financeiro.

NÃO TEM MULTA DE CONTRATO

A Infonova tirou as multas dos seus contratos há muitos anos. Afinal, entendemos que para o cliente, muitas vezes mudar é uma situação nova. Portanto, escolhemos tirar o risco do cliente e trazer este risco apenas para o nosso lado.

PODE PARAR QUANDO QUISER

Os primeiros 90 dias de contrato com a Infonova não tem multa e nem aviso prévio. Ou seja, basta pedir para parar. Contudo, após os 90 dias, também não temos multa, porém, solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência.

CONTINUAMOS AMIGOS

Na Infonova a relação continua mesmo sem contrato. Ou seja, mantemos o relacionamento com os clientes e continuamos ajudando, trocando experiências e apoiando, independente de existir um documento de contrato ou não. Afinal, o nosso interesse é na parceria.

DORMIR TRANQUILO

Stress faz parte do crescimento. Afinal, crescer não é um caminho fácil. No entanto, você pode escolher o tipo de stress que quer ter. Ou seja, pode decidir entre o stress de fazer a empresa “funcionar”, ou o de focar em aproveitar as oportunidades enquanto dorme tranquilo sabendo que o dia a dia está garantido.

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