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Como assumir um departamento de TI herdado?

Por Juliana Gaidargi em 23/10/2019 em Gestão de TI

Trabalhar com um departamento de TI herdado pode ser o trabalho mais difícil na área de TI. Contudo, pode ser também o mais gratificante. Afinal, assumir um departamento de TI problemático não é uma tarefa fácil para os fracos de coração. 

assumir departamento de TI herdadoReparar os danos e colocar as coisas em ordem exigirá muito tempo e esforço. Se você conseguir, será elogiado como um herói. Entretanto, se você falhar, seu desbotamento poderá assombrar sua carreira nos próximos anos.

Dessa forma, colocar um departamento de TI herdado descarrilado de volta aos trilhos exige persistência e um plano de ação focado no sucesso. Felizmente, as sete etapas a seguir ajudarão você a começar. Elas foram compiladas das sugestões de CIOs experientes em trabalhar com departamento de TI herdado.

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  1. Avalie a capacidade da TI de suportar as metas de negócios

Avaliar o alinhamento de um departamento de TI herdado com estratégias e objetivos de negócios é um primeiro passo importante para reconstruí-lo. Afinal, no mundo cada vez mais digital de hoje, a TI desempenha um papel fundamental na viabilização da estratégia de negócios.

Portanto, é fundamental garantir o alinhamento com as metas de negócios para que a TI seja vista como um parceiro de negócios estratégico. O envolvimento com os negócios ajudará a descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando, para identificar os desafios mais prementes e a profundidade dos problemas.

O novo líder também deve avaliar se o departamento de TI herdado, em seu estado atual, é capaz de fornecer estabilidade operacional. 

  1. Estabilize a situação

É impossível consertar um navio que ainda está afundando. Portanto, o novo líder de TI deve tomar medidas para estabilizar qualquer tecnologia não confiável que atrapalhe as operações comerciais. A prioridade de um novo líder de TI deve ser garantir que a infraestrutura e os aplicativos de tecnologia estejam disponíveis e sejam confiáveis.

Também é necessário entender quais áreas do departamento de TI estão causando problemas e ter uma abordagem orientada a dados imparcial para tomar decisões corretivas. Depois que a lista de itens acionáveis ​​é criada, o gerente deve priorizar as ações que criarão mais valor.

Avaliar a capacidade da atual equipe de TI de definir objetivos e entregar resultados positivos também deve ser priorizada. Isso envolve conversas francas sobre o que está funcionando, bem como os desafios existentes com pessoas, processos, tecnologia e a estrutura subjacente.

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  1. Disfunção exata e raiz dos problemas

Antes de tentar reconstruir um departamento de TI herdado disfuncional, é importante conhecer a origem e a extensão dos problemas. Afinal, o problema não está necessariamente no departamento de TI. Mas sim na falta de visibilidade e priorização. As equipes de TI querem fazer a coisa certa, mas se elas não têm suas prioridades corretas e não têm certeza de onde estão as vulnerabilidades, como a equipe pode ver em quais problemas focar?

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A segurança fraca é frequentemente o sinal revelador de um departamento de TI disfuncional. Afinal, ela permite que informações críticas e privadas caiam nas mãos de criminosos cibernéticos. Portanto, antes de tentar reconstruir o departamento de TI herdado, o novo líder deve trabalhar para obter visibilidade de todos os ativos. Isso inclui recursos locais, na nuvem e móveis. Cada ativo deve ser analisado continuamente quanto ao risco em centenas de vetores de ataque, incluindo bancos de dados mal configurados ou credenciais fracas de logon dos funcionários. Com esse nível de visibilidade, os gerentes de TI conseguem insights sobre as fraquezas nas defesas da organização. Estas, por sua vez, podem ajudar o gerente a priorizar e orientar as ações de correção.

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Ou seja, depois que as fontes de disfunção forem reveladas e totalmente compreendidas, e a equipe estiver na mesma página, a fase de planejamento poderá começar. Vale lembrar que deve-se iniciar com o plano estratégico. Porém, ele deve ser expandido para seu modelo organizacional, programa de gerenciamento de mudanças, modelo operacional e planos de comunicação.

  1. Compartilhe ideias

Reúna todos os diretores de negócios e TI relevantes para manter conversas diretas, destinadas a arejar a roupa suja. Crie um ambiente seguro para compartilhar, validar e discutir observações. Afinal, juntos, vocês irão reescrever a narrativa. Considere também contratar um facilitador externo para permitir que você mantenha o foco na reunião.

Coloque todos os seus sentidos no máximo, ouvindo ativamente, observando, andando e farejando oportunidades de melhoria. Documente as descobertas e os temas provavelmente surgirão. Os funcionários estão vivendo a disfunção e, embora algumas pessoas prosperem no caos, a maioria não sobrevive. Portanto, apreciarão uma tábua de salvação com a promessa de um amanhã melhor.

Também é importante que o grupo desenvolva coletivamente uma declaração de visão e uma carta que descreva como o departamento avançará. Ou seja, peça a todos os participantes assinem esses documentos. Afinal, isso reforça o compromisso e o apoio.

  1. Estabeleça metas realistas

O novo líder de TI precisa identificar e confirmar exatamente como deve ser o sucesso do departamento de TI herdado a longo prazo. Contudo, decidir e agir de acordo com as métricas de sucesso é uma tarefa multifacetada. Afinal, requer conversar com a equipe, que geralmente é muito consciente das mudanças necessárias, mas não tem meios de enfrentá-las, uma equipe de TI gerenciada e empresa de serviços de segurança cibernética

No lado do processo, definir o sucesso requer identificar os fluxos de trabalho e as plataformas mais eficazes. Isso, além de descobrir as causas principais dos resultados inconsistentes. Isso, por sua vez, ajuda a obter pontos-chave de dados que ajudam a medir o sucesso do departamento de TI herdado contra OKRs e KPIs pré-projetados. Seja diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente.

  1. Comece a reconstruir

Ao iniciar o processo de reconstrução, o novo líder de TI deve adotar uma abordagem inovadora e programática. Afinal, isso envolve o planejamento da migração e a substituição de aplicativos antigos, além de abordar processos e recursos em evolução. O gerente de TI também deve realizar uma avaliação dos funcionários e qualificá-los como ‘prontos agora’, ‘treináveis’ ou ‘legados’. Assim, pode-se criar novas equipes, alavancando o conhecimento dos membros da equipe de manutenção e adicionando novas contratações que possuam pontos de vista positivos. Ou seja, os gerentes devem começar a treinar todos nas novas tecnologias e metodologias para colocar todos os membros da equipe na mesma página.

Parcerias externas com organizações de hardware, software, serviço e consultoria podem desempenhar um papel valioso no processo de reconstrução de TI. Afinal, parceiros podem sustentar os sistemas existentes enquanto o gerente de TI libera recursos para desenvolver a nova equipe. Os parceiros também podem ajudar a acelerar o desenvolvimento de novas equipes de TI mais capazes. Na verdade, os gerentes de TI devem determinar o que desejam terceirizar e o que deve ser terceirizado. Afinal, parceiros confiáveis ​​podem ajudar a oferecer alocação elástica de recursos, aprimoramentos rápidos de novas equipes e insights sobre as melhores práticas. Contudo, os líderes de TI devem confiar nos parceiros, mantendo a governança e a propriedade.

  1. Abrace a missão

Onde há fracasso e caos, também há oportunidades. E, para muitos líderes de TI, existe o prazer inerente à criação de algo melhor. Nas conversas iniciais com a gerência sobre a contratação de um departamento de TI, é importante avaliar se os líderes de negócios veem a TI como um parceiro estratégico que viabiliza negócios ou como um centro de custo necessário, mas não estratégico. Os agentes de mudança querem gerar valor. Contudo, se a empresa não reconhecer o valor da TI, o sucesso será desafiador, independentemente do estado atual ser funcional ou disfuncional.

Assumir um departamento de TI herdado pode ser  complicado. Contudo, traz boas oportunidades ao gestor. Afinal, ao fazer seu trabalho com maestria, pode se tornar referência na área e na empresa de forma geral. Existem ainda casos em que um analista de TI se torna gestor de área. Fazer essa transição também pode ser bem complexo. Entretanto, existem etapas que podem auxiliar o profissional a passar por essa situação sem dor para ele ou para os demais colaboradores da empresa.

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Fonte: 

CIO.com