Por Juliana Gaidargi em 24/04/2019 em Gestão de Equipes, Gestão de TI

Independentemente da área de atuação, funcionários precisam ser constantemente atualizados. Afinal, o mercado encontra-se em contínua mutação e isso reflete nos resultados do negócio. Contudo, a forma de qualificar seus colaboradores pode ser uma preocupação para os CEOs. Isso é especialmente verdade em relação ao treinamento interno de TI.

Mas antes de entrar nesse quesito em particular, é interessante compreender como implementar um programa eficaz de treinamento de funcionários.

Programa eficaz de treinamento de funcionários

O treinamento de funcionários é importante de muitas maneiras. Afinal, ajuda a melhorar o engajamento dos colaboradores e aumentar sua retenção. Se bem feito, também tem um impacto positivo na eficiência, inovação e produtividade. Naturalmente, o treinamento é bom para os funcionários e, em última análise, para a lucratividade e para os clientes.

No entanto, é importante lembrar que o bom treinamento dos funcionários não simplesmente acontece. Ele precisa ser eficaz. Precisa ser moderno e adequado ao propósito. Ou seja, deve ser personalizado.

Confira o que os profissionais modernos esperam do aprendizado

Aqui estão cinco coisas a considerar ao configurar um programa de treinamento de funcionários.

  1. Estabelecer metas do programa

Por que sua formação merece existir? Que problema está resolvendo? Como é realmente esse problema?

Antes de embarcar em seu projeto, você precisa identificar os objetivos, necessidades e o público-alvo. Ou seja, não basta apenas ouvir o que as partes interessadas pensam que os usuários precisam.

Portanto, capturar um conjunto claro e honesto de necessidades ajuda a estabelecer o que você usará como um marcador de sucesso para suas iniciativas de treinamento. Também permite priorizar quais objetivos de treinamento precisam ser abordados primeiro. Tal como quais serão os mais apreciados por seus funcionários e quais terão o maior impacto em seus negócios. Para fazer isso, é necessário fazer as perguntas certas e criar alguns perfis de usuário.

  1. Escolha o software de treinamento de funcionários certo

Tornar-se digital com o treinamento de funcionários é algo óbvio, especialmente quando se deseja fornecer experiências mais personalizadas para centenas de colaboradores. Independentemente de estar criando seu treinamento internamente ou por meio de terceiros, a escolha do software fará uma enorme diferença para o produto final e sua vida útil. Os dois principais elementos de qualquer nova iniciativa de aprendizado online que devem ser cuidadosamente consideradas são:

  1. A ferramenta de autoria de conteúdo
  2. O método de implantação
Ferramentas de criação de conteúdo

A ferramenta de autoria de conteúdo é um software que permite criar cursos de e-learning com os quais seus funcionários podem se envolver.

9 coisas que você deve considerar ao explorar ferramentas de autoria:
  1. Facilidade de uso: É fácil de usar? Qual suporte está disponível?;
  2. Flexibilidade e controle: É possível fazer mudanças, se necessário?;
  3. Brandability e capacidade de re-estilização;
  4. Recursos de colaboração e revisão;
  5. Disponibilidade para dispositivos móveis e responsivos;
  6. Manutenção e facilidade de republicação;
  7. Recursos de localização;
  8. Analytics e fluxos de dados;
  9. Opções de publicação: Autônomo, SCORM, xAPI?

Acima de tudo, certifique-se de testar qualquer ferramenta antes de usá-la. Afinal, essa é a maneira mais rápida, fácil e precisa de descobrir se uma ferramenta de criação atende às suas necessidades.

Métodos de implantação para treinamento online de funcionários

Depois de ter seu conteúdo online, o próximo passo é levá-lo aos seus funcionários. Você pode querer publicá-lo diretamente, com seu próprio URL. Ou pode preferir hospedá-lo em outro lugar.

Se a empresa possui uma intranet, pode-se criar um portal de aprendizado e permitir que a equipe o acesse de lá. Um site protegido por senha pode ser usado de maneira semelhante. Essas são opções especialmente boas para iniciativas menores.

Alternativamente, é possível procurar por um Learning Management System (LMS) ou um Learning Content Management System (LCMS). Estes são configurados especificamente para implantar o aprendizado online.

  1. Criar experiências úteis, personalizadas e envolventes de aprendizado dos funcionários

Quão bem seus funcionários se envolvem com seu treinamento determinará o quão bem sucedido ele será. Portanto, o maior impulsionador será garantir que o treinamento efetivamente atenda às suas necessidades. Ou seja, se a equipe não acha que o treinamento é útil para ela, será difícil fazer com que eles melhorem nos pontos que você deseja.

  1. Fornecer treinamento aos funcionários no momento certo

É importante fornecer o treinamento aos funcionários das formas mais úteis para eles. Por exemplo, quais dos seguintes modelos seus funcionários considerarão mais úteis?

O treinamento que é fornecido antes de um lançamento do produto. Se sim, com que antecedência?

O treinamento que é fornecido sob demanda, imediatamente antes de usar um produto (por exemplo, Just-In-Time (JIT))

Sugestões ou mensagens push acionadas em seus produtos de software que direcionam os funcionários para o treinamento quando o software “percebe” que eles estão presos. Por exemplo, se o funcionário está gastando muito tempo em um determinado recurso ou usando-o incorretamente. Nesse caso, eles são “puxados” para o treinamento. Ou seja, são direcionados para páginas de suporte ou programas de treinamento. quando necessário. Ou o treinamento é “empurrado” para eles conforme um cronograma. Como em e-mails contendo dicas, sugestões ou vídeos.

A resposta correta pode ser qualquer um, ou mesmo uma combinação desses modelos. O importante é que o método de treinamento e acesso seja conveniente para o público.

  1. Acompanhe e aprimore

Aprendizagem e programas de desenvolvimento não são estáticos. Inclusive, os melhores evoluem e melhoram continuamente. Portanto, observar como os funcionários acessam e interagem com seu treinamento, além de avaliar sua eficácia, ajuda a decidir como melhorá-lo.

Considere as seguintes atividades
  • Analise os resultados do questionário online para ver se perguntas específicas são respondidas de maneira incorreta. Se forem, talvez as perguntas sejam falhas ou talvez o conteúdo seja inadequado.
  • Meça a satisfação do cliente para determinar se o treinamento está tendo os efeitos desejados.
  • Monitore esses números cruciais: quantos usuários? Que hora do dia? Qual dispositivo? Quanto tempo levam? Eles voltam? Tudo isso com o Analytics integrado.
  • Revise suas solicitações de suporte para ver onde o treinamento pode ser criado ou aprimorado.
  • Pergunte diretamente a funcionários e gerentes sobre seus pontos problemáticos de desempenho e o que está ajudando / melhorando.

Com base nessa informações, fica nítido que para implementar um programa de treinamento de funcionários significativo é mais do que colocar alguns PDFs em um site. Afinal, se bem feito, pode encantar os clientes, maximizar os lucros e desenvolver sua força de trabalho no processo.

Portanto, a melhor maneira de alcançar um bom resultado é refletir cuidadosamente sobre o treinamento que será ministrado, como será entregue e como você poderá ser avaliado.

O poder do treinamento interno

O treinamento interno oferece aos empregadores e funcionários vantagens que não são encontradas quando você envia um funcionário para um programa de treinamento ou seminário externo. Afinal, a transferência de treinamento ocorre com mais naturalidade e os funcionários consolidam o aprendizado por meio do treinamento de outros funcionários.

Portanto, o treinamento interno que melhora as habilidades de um funcionário e garante sua prontidão para a próxima promoção, geralmente é muito superior a um seminário público. Afinal, o treinamento interno e o desenvolvimento saltam as enormes barreiras que oneram o treinamento externo. Isso, porque o treinamento interno reflete um sólido conhecimento da cultura da organização.

O treinamento interno também usa exemplos da vida real. Ou seja, problemas e desafios que os participantes encontram todos os dias no trabalho. Assim, o treinamento interno bem-sucedido identifica as habilidades e conhecimentos exatos que os participantes precisam para ter sucesso em seus trabalhos. Além disso, ele também prepara os funcionários para o sucesso no próximo trabalho.

Não obstante, o treinamento interno é apresentado na linguagem e na terminologia que os participantes entendem e podem se relacionar. O treinamento interno também desenvolve as habilidades dos funcionários e cimenta seus próprios conhecimentos sobre o tópico.

É provável que você esteja familiarizado com o velho ditado de que a melhor maneira de garantir que um funcionário compreenda completamente um tópico é fazer com que ele treine outras pessoas.

Dicas sobre treinamento interno para funcionários

As dicas a seguir ajudarão você a fornecer treinamento interno e desenvolvimento efetivo para os funcionários.

Treinamento On-the-Job

Use o Processo de Planejamento de Desenvolvimento de Desempenho para estabelecer um plano para o desenvolvimento interno de um funcionário. Este é um treinamento específico relacionado ao trabalho que resulta em um funcionário bem-sucedido e em desenvolvimento.

Treinamento interno, no trabalho, inclui atividades como:

  • Convide o funcionário a contribuir com as decisões e planejamento do departamento ou da empresa;
  • Forneça ao funcionário acesso a reuniões de nível mais alto e mais estratégicas;
  • Forneça mais informações incluindo o funcionário em listas de discussão específicas, como em instruções da empresa;
  • Permita que o funcionário estabeleça metas, prioridades e medidas;
  • Atribua a responsabilidade de ensinar a operação da máquina, padrões de qualidade, padrões de produção e práticas de segurança aos funcionários que treinam novos funcionários ou funcionários que são novos na área de trabalho;
  • Designe o funcionário para liderar projetos e equipes ou atuar como um assistente enquanto aprende;
  • Permita que o empregado passe mais tempo com seu chefe em um relacionamento de coaching / mentoring;
  • Estabeleça metas para o desenvolvimento de funcionários como uma equipe;
  • Forneça a oportunidade para o funcionário treinar em outras funções e responsabilidades.
Mentoria e Coaching

Mentoring, coaching e viagens de campo, tanto dentro como fora da empresa, ajudam os funcionários a desenvolver suas habilidades e conhecimentos. Os funcionários que “ensinam os outros” incorporam mais efetivamente o conhecimento e as habilidades.

Atribua ao funcionário um mentor formal dentro de seu grupo de trabalho. Ou seja, o funcionário mais experiente tem a responsabilidade de ajudar o funcionário a aprender as habilidades necessárias para ter sucesso em seu trabalho.

Patrocine um dia “tenha um colega de trabalho para trabalhar”. Ou seja, os funcionários se inscrevem para participar e passam o dia aprendendo sobre outro cargo na empresa.

Incentive os funcionários a procurarem mentores informais por conta própria em áreas de desenvolvimento e interesse necessários.

Sessões de treinamento interno

Sessões de treinamento interno e métodos são eficazes. Especialmente se oferecem aos funcionários novas habilidades e ideias. Treinamento interno, leitura e reunião podem substituir muito bem o treinamento externo nas organizações. O treinamento interno também é rentável e o facilitador de treinamento ou recurso permanece disponível diariamente para os participantes após a sessão de treinamento.

Ofereça uma sessão de treinamento interno. O facilitador pode ser um empregado ou um instrutor/consultor com quem a organização desenvolveu um relacionamento ao longo do tempo. Afinal, isso garante que o instrutor esteja ciente da cultura e das necessidades da organização.

Adquira livros de negócios relevantes para os funcionários. Para aumentar o impacto da leitura, patrocine um clube do livro de funcionários durante o qual eles possam discutir uma obra atual e aplicarem seus conceitos à empresa.

Resumo de treinamento interno

O treinamento interno é um método efetivo, encorajado e eficaz em termos de custos para treinamento de funcionários. Seja o treinamento ministrado no trabalho, de treinadores e mentores informais ou formais, ou em seminários internos, almoços ou conferências, o treinamento interno tem o potencial de impactar positivamente o aprendizado e o desenvolvimento dos funcionários.

Treinamento interno em TI

Prós, contras e o papel do CIO em um programa bem-sucedido

Uma vez que os pontos-chaves para se estruturar um treinamento interno de qualidade, podemos ir do macro ao micro. Ao determinar se a área de RH ou TI irá liderar o treinamento técnico da empresa, alguns pontos devem ser considerados. Além disso, não se deve negligenciar a importância do CIO no treinamento de TI.

Em geral, se gasta uma média de três anos com novos contratados em um abrangente programa de treinamento interno de TI. Afinal, este os familiariza com os requisitos técnicos do negócio. Por exemplo, negociação de ações é um negócio altamente especializado. Por isso, o tipo de precisão e processamento de alta qualidade não pode ser ensinado nas atribuições laboratoriais hipotéticas de instituições acadêmicas.

Dessa forma, uma empresa de comercialização de ações tem faixas distintas em seu treinamento interno de TI para novas contratações. Tudo de acordo com o fato de os funcionários estarem indo para administração de banco de dados, redes, programação de sistemas ou aplicativos. Portanto,  um estagiario especialista em banco de dados poderá receber sua orientação e treinamento do próprio DBA.

Com essa abordagem, as demandas de treinamento interno em TI são enormes. Portanto, não apenas a TI deve desenvolver seu próprio currículo de treinamento, mas também deve garantir um certo número de horas altamente compensadas de seus especialistas mais importantes para que possam orientar os recém-chegados.

Treinamento técnico: RH ou responsabilidade da TI?

O treinamento não é um conjunto de habilidades intrinsecamente forte na comunidade de TI. Afinal, ela é composta principalmente por técnicos práticos. Portanto, a pergunta para muitos CIOs e Diretores de Recursos Humanos é se o treinamento técnico exigido na TI deve ser feito pelo RH ou pela TI.

Uma seguradora baseada no Reino Unido adota uma abordagem que usa compromissos mais diretos do RH. Isso é feito com a atribuição de um gerente de RH ao grupo de TI para ajudar o currículo de treinamento formal e o desenvolvimento, acompanhamento e administração de materiais necessários para a TI. Quando se trata de realmente ensinar e orientar, a TI ainda desempenha essas funções. Contudo, pelo menos a administração e o know-how de como desenvolver estruturas para currículos e classes são assumidas pelo RH, onde há uma abundância de conhecimento.

Em outro caso, uma companhia de seguros sediada nos EUA tem sua própria função de treinamento dedicada. Ela não apenas desenvolve aulas online e físicas, mas também rastreia e administra as matrículas e o progresso dos alunos. O ensino é deixado para especialistas em TI.

De forma geral,  funciona melhor para a TI assumir a responsabilidade por seu próprio treinamento por alguns motivos:

O RH é uma função global de treinamento, relações com funcionários e benefícios. Portanto, deve distribuir seus recursos por toda a empresa. Ou seja, nem sempre será possível obter ajuda do RH quando precisar.

Além disso, a força de desenvolvimento do curso de RH está nas habilidades sociais, como gerenciar um projeto ou como se comunicar efetivamente com as pessoas. Ou seja, o RH não está preparado para orquestrar projetos em bancos de dados ou conceitos de armazenamento de big data.

As desvantagens do e treinamento interno de TI

O CIO deve ter compromisso da alta gerência para financiamento contínuo no orçamento de TI.

Além disso, deve estar disposto a sacrificar horas de produção de alguns de seus especialistas mais valiosos para que eles possam ensinar e orientar.

Um programa de treinamento interno de TI vale a pena?

Definitivamente, sim. Afinal, a chave para investimentos em treinamento técnico é fornecer talentos treinados para projetos de TI. E, consequentemente, esses projetos serão realizados pelos novos recursos da equipe, devidamente treinados.

Ou seja, se uma nova contratação receber treinamento focado durante vários meses na construção de data mart para big data, esse treinamento deve ser capaz de se transformar em uma atribuição de construção de data mart real. Dessa forma, esse funcionário tirará a pressão de um funcionário mais sênior. Se você estiver trabalhando com seus especialistas no assunto na equação de treinamento, eles também poderão ver o ROI imediato de seu trabalho em sala de aula com novos contratados.

Um must-have de qualquer maneira

Se a TI realiza seu treinamento com uma função de treinamento interno dedicada ou através de um esforço colaborativo com o RH, um fato se aplica a qualquer abordagem: O CIO deve estar integralmente envolvido.

Portanto, o CIO deve criar um roteiro de treinamento ao longo de vários anos que se relacione de perto com seus roteiros de lançamento de tecnologia e projeto. Quanto às métricas, deve-se esperar que os pontos de “infusão” dos projetos sejam incorporados ao trabalho produtivo. Dessa forma, nenhum treinamento será desperdiçado. Contudo, isso requer uma administração implacável e acompanhamento contínuo.

Além disso, existe outra opção para contar com uma equipe de TI altamente qualificada e atualizada. Esta consiste na terceirização da TI. Esse serviço pode englobar diversas atividades da área. Desde cuidados com a infraestrutura física até o desenvolvimento de soluções personalizadas. A Infonova oferece esse serviço, entre outros que podem ser vantajosos tanto para empresas em ascensão quanto para as já estabelecidas no mercado.

Fontes:

Thebalancecareers

Techrepublic

Elucidat