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Por que é melhor fazer menos reuniões online?

Por Juliana Gaidargi em 7/04/2021 em Gestão de Equipes

Sabia que o excesso de reuniões virtuais podem fazer com que a produtividade dos funcionários caia? Uma pesquisa revelou que 42% dos trabalhadores remotos alegam que são “mais produtivos” quando trabalham por um longo período de tempo ininterrupto. Ou seja, você pode aumentar a produtividade de sua empresa, mesmo no trabalho remoto. Basta criar conexões entre funcionários com menos reuniões online.

menos reunião online

Quando o mundo começou a trabalhar remotamente em meio à pandemia, muitos líderes empresariais, gerentes e funcionários temeram que os funcionários fossem incapazes de criar e manter conexões com seus colegas. Essa preocupação aumentava em relação aos funcionários que foram contratados imediatamente antes ou durante a pandemia.

“Os líderes em toda a organização devem descobrir como criar os processos e mecanismos de suporte necessários para construir e manter as conexões entre funcionários, independentemente de onde eles trabalhem” – Emily Rose McRae, diretora do Gartner.

O conselho tradicional pré-pandêmico sobre a construção de conexões entre funcionários para aqueles que trabalham remotamente era realizar mais reuniões. Principalmente reuniões de equipe, para garantir que os membros remotos do time se sentissem informados e conectados com seus colegas. Contudo, agora, depois de quase um ano de modelos de força de trabalho remotos e híbridos, os funcionários estão cansados ​​de reuniões.

Dados do Gartner mostram que os funcionários que trabalham remotamente participam, em média, de uma reunião a mais por dia do que quando estavam no escritório. Contudo, mais reuniões e mais fadiga de reuniões claramente não são a solução. Portanto, ao invés de aumentar as reuniões, siga três princípios-chave para construir conexões entre funcionários com menos reuniões online:

  1. Torne as reuniões que você tem significativas;
  2. Vincule o meio à mensagem;
  3. Adapte as estratégias de construção de conexão aos objetivos da organização ou da equipe.

Torne as reuniões mais significativas

Com mais funcionários trabalhando remotamente, muitas organizações aumentaram não apenas o número de reuniões, mas também o número de participantes nas reuniões. O objetivo era tornar as decisões e o planejamento mais visíveis para mais funcionários. 

No entanto, os funcionários muitas vezes se encontram em reuniões das quais não precisam participar. Portanto, considere mover as pessoas para uma lista de distribuição para as principais conclusões e resumos de reuniões ao invés de adicioná-los ao convite da reunião.

Você também pode incorporar práticas recomendadas simples e estruturadas à cultura de reuniões de sua organização. Ou seja, comece cada reunião delineando as metas e os resultados desejados da reunião. Então, use os últimos cinco minutos para confirmar e compartilhar decisões, compromissos e próximos passos.

“Não se esqueça de otimizar problemas de áudio, vídeo e espaço de trabalho. Ou seja, trabalhe com a TI para garantir que os funcionários tenham soluções de tecnologia disponíveis que apoiem ​​a forma como eles preferem entrar e participar das reuniões” – Adam Preset, Diretor Analista Sênior do Gartner.

Vincule o meio à mensagem

As conexões dos funcionários não são necessariamente construídas melhor por um meio em relação a outro. Portanto, ao invés de generalizar, escolha o canal mais apropriado para o objetivo. 

Por exemplo, canais de equipe em plataformas de colaboração de fluxo de trabalho como Microsoft Teams ou Slack geralmente funcionam melhor para threads de discussão, brainstorming e compartilhamento de ideias ou artigos. Contudo, mensagens instantâneas ou bate-papo são ideais para questões urgentes ou discussões informais.

Portanto, mudar as conexões para o canal apropriado para a meta significa que os funcionários podem guardar suas videochamadas para tópicos que precisam ter espaço para nuances, tom e linguagem corporal. Isso inclui discussões ou conversas delicadas em que o tom pode ser mal interpretado quando colocado na forma escrita. É o caso de conversas de gerenciamento de desempenho, de mentoria ou coaching.

Adapte as estratégias aos objetivos

Por que você deseja aumentar as conexões de funcionários em face do trabalho remoto e híbrido via reuniões online? Existem muitas respostas possíveis para esta pergunta. Troca de ideias, envolvimento dos funcionários, desenvolvimento profissional e muito mais. 

Contudo, nenhuma solução de conectividade atenderá a todos esses objetivos de uma vez. Então, priorize as soluções potenciais que você está considerando com base em seus objetivos para construir conexões com os funcionários com menos reuniões online.

Exemplo

Quando há necessidade de uma  troca de ideias, você vai precisar de uma plataforma de compartilhamento de conteúdo virtual. Tal como ferramentas como quadros brancos digitais, que permitem o trabalho assíncrono e síncrono dentro da equipe e facilita o feedback dentro dos fluxos de trabalho quando necessário.

Então, crie caminhos para conexões de funcionários laterais e verticais dentro da organização. Afinal, poderá criar oportunidades de desenvolvimento profissional e construção de rede de funcionários.

Isso pode incluir plataformas de conexão de mentoria virtual. Nestas, os funcionários podem oferecer ou solicitar treinamento em uma ampla gama de habilidades profissionais ou grupos de interesse especial opcionais sobre tópicos populares ou interesses de desenvolvimento.

Você também pode incentivar os líderes empresariais a agendar reuniões informais com pequenos grupos de funcionários que não trabalham juntos. Afinal, isso oferece aos funcionários a oportunidade de conhecer um líder sênior, bem como uns aos outros.

Quando o engajamento dos funcionários for uma prioridade, garanta o reconhecimento explícito e intencional das realizações tanto das equipes quanto dos indivíduos, por meio de vários canais. Afinal, a pesquisa do Gartner revela que durante períodos de interrupção, o desejo dos funcionários de serem reconhecidos por um bom trabalho aumenta em 30%.

Trabalho voluntário

Além disso, os colaboradores também podem organizar atividades voluntárias remotas, como:

  • Mentoria;
  • Corridas virtuais de caridade;
  • Redação de cartas e contato com membros idosos isolados da comunidade.

Essas atividades dão aos funcionários a oportunidade de se sentirem positivamente sobre sua organização e sobre si mesmos, independentemente de sua localização.

As ferramentas de trabalho remoto das quais as organizações passaram a depender no ano passado continuarão fazendo parte do ambiente de trabalho no futuro próximo. Portanto, os novos comportamentos digitais que se desenvolvem no ambiente remoto serão transportados na transição de volta para os escritórios físicos. Especialmente quando alguns funcionários continuarem a trabalhar remotamente.

Então, as organizações que encontrarem soluções para esses desafios, mais cedo ou mais tarde, estarão mais bem posicionadas para gerenciar funcionários no local de trabalho digital em rápido crescimento e evolução.

A conexão real entre funcionários depende de menos reuniões online

Lembra-se dos dias no escritório quando você se sentava ao redor de uma mesa de conferência com colegas para uma reunião temida e sempre longa demais? Com a maioria das empresas mudando para trabalhar em casa por causa da pandemia COVID-19, essas reuniões presenciais foram substituídas por reuniões online. Por isso, plataformas como a Zoom estão crescendo em popularidade.

Contudo, um relatório da pesquisa Wundamail revelou que muitas empresas pesaram a mão na busca de gerar uma conexão entre funcionários por meio de reuniões online. Afinal, foi constatado que elas se tornaram tão “excessivas” que essas reuniões custam mais de US $ 1.250 por funcionário, por mês em tempo perdido.

Tais descobertas mostraram que os gerentes estão “abusando de bate-papos inúteis”. Segundo Wundamail: “Os líderes devem repensar sua estratégia remota rapidamente, ou estamos caminhando para um mergulho de produtividade global e ruína econômica total”.

 O relatório revelou ainda que as equipes se beneficiam de reuniões virtuais limitadas e “tempo longe de seus colegas” em uma configuração remota para manter a produtividade do trabalho.

Quando a reunião online se torna uma distração?

Dos entrevistados, 42% dos trabalhadores remotos acharam o fluxo contínuo de distrações virtuais em vários aplicativos “profundamente perturbador”. Em contrapartida, se sentiram mais produtivos quando trabalharam por um longo período de tempo ininterrupto.

 Outros 42% que participam de reuniões online dizem que participam, mas não contribuem com nada. Na prática, a videoconferência promove uma falsa sensação de conclusão. Afinal, 27% dos funcionários consideraram as reuniões virtuais “a maior barreira de comunicação” em seu trabalho.

Ou seja, os funcionários eram três vezes mais propensos a cumprir as ações acordadas por escrito, ao invés de em reuniões online. Afinal, muitos não conseguiam se lembrar de informações importantes. Ou seja, 30% dos funcionários não concluem as ações acordadas em chamadas de vídeo.

“A comunicação verbal evapora no momento em que a ligação termina. Então, reuniões online consecutivas raramente realizam ou produzem algo sólido” – Caroline Welsh, líder de criação da Diskette.

 De forma geral, o relatório mostrou que mais da metade dos funcionários que trabalham em casa (56%) gostariam de passar menos tempo em reuniões online. 

 Contudo, o mais alarmante é que 73% dos entrevistados consideram as reuniões online como “trabalho feito”. Ou seja, Wundamail “sugere que as videochamadas dão uma ilusão perigosa de produtividade, quando na realidade muito pouco trabalho é concluído ou produzido de fato”.

Com isso em mente, é possível afirmar que a produtividade e a conexão entre funcionários é maior quando há menos reuniões online. 

Videochamadas são afetadas por problemas técnicos

A popular plataforma Zoom pode exemplificar um negócio crescendo muito rapidamente. Contudo, inúmeros problemas de segurança cibernética foram detectados. Afinal, nenhuma senha é necessária e o código de entrada de 10 dígitos provou ser fácil de hackear. Com isso, a TechRepublic relatou que 12% dos usuários do Zoom pararam de usá-lo por causa dos problemas de segurança bem divulgados.

Welsh apontou que o Zoom também está enfrentando problemas de percepção. Afinal, embora queira se promover como uma ferramenta profissional de negócios, as escolas rapidamente se apressaram em usá-lo para aulas online. Portanto, outras plataformas estão prontas para captar o que pode ser percebido como folga do Zoom.

Por exemplo, o Microsoft Teams agora possui planos de fundo personalizados para chamadas de vídeo. O recurso de videoconferência do software de check-in diário do Wundamail teve um aumento de 600% nas inscrições, disse Welsh. “É bom para reforçar essa responsabilidade que está faltando no Zoom”.

O problema mais comum com videoconferências, segundo 73% dos entrevistados, são questões técnicas. Interrupções frequentes e colegas conversando são outro problema significativo (59%). Além disso, uma em cada três pessoas sofre de falta de foco em videoconferências.

Reuniões online ampliam o pior das reuniões presenciais

Os elementos mais ineficientes de um escritório tradicional são transferidos, e muitas vezes ampliados, quando aplicados em reuniões virtuais. O relatório de Wundamail disse que se uma configuração remota não se adaptar às necessidades da empresa, pode haver “uma queda na produtividade global”. Ou seja, para criar conexões assertivas entre funcionários, o melhor é realizar menos reuniões online.

Acompanhamento das reuniões virtuais

A comunicação é ineficaz, enfatizou o relatório. Especialmente no que diz respeito às comunicações verbais. A infinidade de problemas técnicos também é problemático. Afinal, inclui cada buffer de vídeo que adiciona chips estáticos para aumentar a produtividade. Além disso, ouvir cada membro da equipe em uma videoconferência entregar um relatório é demorado.

Como tornar as reuniões online mais produtivas?

A solução: a comunicação escrita (ou seja, e-mail) incentiva os membros da equipe a pensar de forma independente. Afinal, permite:

  • Fazer perguntas regularmente;
  • Praticar a escrita;
  • Comunicar atualizações essenciais;
  • Compartilhar notas escritas antes de uma reunião virtual e acompanhamentos seguintes. 

Ou seja, é mais direto e eficiente. O relatório de Wundamail conclui:

“As empresas precisam reduzir o bate-papo com vídeo e introduzir atualizações automáticas por escrito e check-ins diários em suas configurações remotas para manter os níveis de produtividade consistentes.”

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