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Como engajar a audiência em uma apresentação de TI?

Por Juliana Gaidargi em 30/04/2019 em Gestão de Equipes, Negócios

Atualmente, existem diversos tipos e apresentações de negócios. E a apresentação de TI não ficou de fora. Não é à toa que construiu-se um mercado inteiro ao redor disso. Ele consiste em empresas que criam roteiros de apresentações, além de cuidar da parte estética do conteúdo.

As equipes dessas empresas, geralmente contam com redatores profissionais especializados em discurso de vendas, storytelling e comunicação institucional. Também contam com designers, que desenvolvem uma identidade visual para a apresentação considerando o perfil da empresa e seu objetivo. Pode soar exagero, mas tamanho esmero visa garantir que um conteúdo, seja ele qual for, seja construído de forma a impactar a audiência e, consequentemente, convertê-la.

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Ainda assim, muitas empresas ainda não dispõem de uma verba disponível para investir em apresentações profissionais. Portanto, é natural que os próprios colaboradores se encarreguem de montar suas apresentações sozinhos. Em relação à parte estética, o próprio PowerPoint oferece uma gama de temas e opções de personalização, tal como de animações. Entretanto, existem sites especializados na internet que fornecem temas mais trabalhados de forma gratuita ou paga, dependendo da escolha do usuário.

Apresentações de TI

É um fato conhecido que a área de TI é prioritariamente técnica. Por isso, é natural que seus profissionais foquem muito mais em conhecimento desse tipo do que em interações sociais. Contudo, por mais conhecimento técnico que um profissional de TI tenha, isso não é o bastante dentro de uma empresa. Especialmente se depende dele explicar aos demais colaboradores como fazer uso da tecnologia interna corretamente.

Portanto, é essencial que pelo menos uma pessoa da equipe esteja capacitada a abordar a TI de forma mais casual. Ou seja, que consiga explicar uma tecnologia sem depender do tecniquês e, principalmente, entendendo sua relevância para o negócio. Afinal, a maioria dos funcionários de uma organização está mais interessada em como determinada tecnologia irá facilitar seu trabalho, e não em como ela foi construída.

Com isso em mente, é interessante que gestores de TI interessados em criar sua própria apresentação conheçam algumas técnicas e fatores decisivos para montar um conteúdo de sucesso.

Confira abaixo fatores-chaves a serem considerados na elaboração de uma apresentação de TI:

    1. Alinhe a linguagem

Embora o senso comum confirme a importância da tecnologia no desenvolvimento de empresas, é comum se deparar com pessoal que ainda perceba o departamento de TI como um time à parte. Ou seja, que não compartilha da visão de negócio e expectativas que os demais colaboradores da empresa.  

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Isso acontece geralmente devido à falta de conhecimento técnico por parte desse pessoal. Mas a cultura de centralização dos gestores de negócios não é a única responsável por essa suposta falta de alinhamento. Afinal, tradicionalmente, as equipes de TI tendem a não participar dos ambientes de negociação e de decisão.

Por conta disso, é importante que o gestor de TI oriente sua equipe no que diz respeito ao seu comportamento fora da área. Ou seja, cabe ao gestor analisar os componentes da equipe a fim de identificar se existe algum aspecto de seu comportamento que possa alimentar um possível distanciamento entre a TI e os demais departamentos da empresa.

Uma vez identificadas as dificuldades de interação, o gestor de TI poderá orientar sua equipe e melhorar sua comunicação pessoal. Assim, o time de TI poderá ter uma atuação mais estratégica na hora de apresentar projetos a outros departamentos da empresa.

Atenção:

Vale frisar que alinhar a linguagem é o primeiro passo, senão o mais importante. Afinal, nem todo mundo tem conhecimento dos jargões técnicos da TI, o que pode acabar intimidando as pessoas e minando qualquer chance de um diálogo produtivo. Com isso em mente, o pessoal da TI precisa traduzir ao máximo esses jargões a fim de que os executivos de outras áreas consigam acompanhar o seu discurso. Esse passo é essencial para gerar entendimento e, principalmente, firmar a relevância do conteúdo.

Outra abordagem interessante é demonstrar que a equipe de TI está antenada aos desafios e problemas de outras áreas da empresa. Isso gera empatia e faz com que executivos dessas áreas passem a se interessar pelo andamento da TI. Além disso, o gestor de TI também pode se valer de cases de sucesso decorrentes de tecnologias similares à que deseja implementar na empresa e deixar sua equipe à disposição para sanar eventuais dúvidas.

    1. Apresente um conteúdo empolgante

A apresentação do projeto de TI precisa ser altamente empolgante e objetiva. Caso contrário, ela poderá não ser convincente..

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Para garantir um bom conteúdo, o primeiro passo é criar um título impactante para o projeto. Este deve fazer referência aos objetivos do negócio. Depois disso, o ideal é apresentar argumentos que justifiquem a relevância do projeto para o trabalho.

A apresentação também deve ter camadas. Ou seja, após explicar as vantagens para a organização, deve-se explicar os benefícios para stakeholders específicos. Como, por exemplo, os departamentos que serão diretamente impactados pelo novo projeto. Além disso, é importante demonstrar que o projeto está amparado por modelos de boas práticas já adotados em outras áreas da empresa.

Contudo, o gestor de TI deve se policiar para não se demorar muito na explicação de como será estruturada a execução do projeto. Afinal, essa é a parte que tem menos apelo aos usuários. Vale lembrar que este é apenas o cerne da apresentação. Ou seja, somente após lapidá-o é que o gestor conseguirá garantir que seu público será engajado pelo conteúdo.

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Como criar uma apresentação de TI?

Confira a seguir como estruturar a apresentação de TI para conseguir os resultados desejados:

    1. O que o apresentador precisa saber?

Os três objetivos principais de uma apresentação são informar, inspirar e motivar. Entretanto, para alcançar essas metas o apresentador precisa conhecer o seu público-alvo. Existem cinco pontos principais que devem ser considerados nessa etapa da criação:

    1. Antes de qualquer coisa, o apresentador precisa conhecer o seu público-alvo. Também é bom ressaltar que as pessoas aprendem melhor em um período de 20 minutos. Por  conta disso, simplificar a informação é um recurso-chave para que o público de fato compreenda e memorize a mensagem. Ainda assim, se o conteúdo a ser apresentado for muito vasto e o tempo estimado da apresentação é de aproximadamente uma hora, o apresentador pode quebrá-la em partes de até 20 minutos cada realizando pequenos intervalos entre elas;
    2. Em geral, quando há mais de um canal de informação em um recinto, eles tendem a competir entre si. Porém, em uma apresentação sempre estão competindo ao menos dois canais: o auditivo e o visual. Ou seja, o espectador escuta o que o palestrante tem a dizer ao mesmo tempo em que visualiza os slides à sua frente. Dessa forma, é importante evitar a entropia na transmissão da mensagem. Para isso, é essencial ter slides bem trabalhados com informações fáceis de serem compreendidas;
    3. É importante ter em mente que as pessoas não reagem apenas ao que é dito, mas também à forma como é dito. Portanto, o tom da voz, a postura e os gestos também influenciam a aceitação do conteúdo apresentado. Dessa forma, é interessante enfatizar palavras-chave e colocar ritmo no discurso. Em alguns casos, o gestor de TI pode realizar um curso de coaching para aprimorar suas habilidades discursivas;
    4. Toda apresentação precisa de um call to action. Ou seja, ao final de cada apresentação, o interlocutor precisa deixar claro o que ele almeja com o conteúdo que acabou de mostrar. Esse call to action deve ser bem específico para surtir o efeito desejado;
    5. As emoções contam. Se o interlocutor estiver sorrindo, o público também sorrirá, portanto, se o apresentador estiver desanimado ou inseguro, é exatamente essa a resposta que provocará em sua audiência.
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O discurso deve ser persuasivo

Em geral, o modelo aristotélico é o mais bem visto em apresentações de negócios. Ele consiste em quatro partes essenciais que podem ser adequadas de acordo com o tema e intenção do apresentador:

    1. Introdução: caracteriza-se pelo ganho da confiança;
    2. Declaração: aqui entra a apresentação da ideia como um todo;
    3. Argumentação: nesta etapa, detalham-se as ideias e embasamento, tal como comprovação da viabilidade do projeto e defesa de proposições;
    4. Epílogo: também conhecido como call to action, trata-se do fechamento. Em geral, ele não deve incluir margens para dúvidas ou discordâncias.

Em outros termos, é importante que o discurso da apresentação vise solucionar problemas. Portanto, isso deve ser levado em consideração. Afinal, o público-alvo do gestor de TI também tem a intenção de solucionar problemas. Essa solução pode vir atrelada a bons argumentos que criem uma certa tensão. Isso é importante porque a criação de um problema faz com que a plateia se engaje em saber como ele terminará.

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Ou seja, a abordagem ideal é contar uma história, porém, de forma breve. Uma história de um minuto no máximo já é o suficiente. A história deve induzir o público a concluir que o projeto proposto é a solução mais lógica para o problema exemplificado. Mas vale lembrar que o problema escolhido precisa ser identificável pelo público. Ou seja, eles precisam se enxergar na situação descrita.  

Ainda assim, mesmo que o projeto proposto seja totalmente original, é importante buscar dados que o suportem de alguma maneira. Isso pode ser feito por meio de pesquisas junto à fontes com credibilidade comprovada. Uma forma de fazer isso é citar o autor de determinada metodologia de trabalho, por exemplo. Cases de sucesso também são boas opções para exemplificar a assertividade de uma ideia.

    1. Invista em recursos visuais

Preparar um material que possa ser projetado é importante na apresentação de um projeto. Além dessa prática demonstrar esmero por parte do gestor de TI, ela também auxilia no entendimento do conteúdo por parte da audiência.

Ilustrar os slides com eficiência permite ao público visualizar os problemas e as soluções que estão sendo apresentadas. Ainda assim, não é necessário ser um especialista em PowerPoint para construir uma apresentação assertiva. O importante é ter sempre o foco na argumentação e utilizar as imagens como um esquema para guiar o discurso, e não o contrário.

    1. Enfatize a necessidade de atualização

Hoje em dia, empresas que não se atualizam em relação à tecnologia acabam ficando para trás. Para evitar que isso aconteça, é necessário se manter atento à concorrência e indicativos do mercado em geral. Portanto, trazer à tona essa necessidade pode facilitar o entendimento da relevância do projeto por parte dos decisores. Estes, por sua vez, se sentirão mais propensos à receber ideias de como manter a empresa competitiva.

Nessa frente, cabe ao gestor de TI apresentar informações concretas destacando lançamentos, tendências do mercado e as ferramentas tecnológicas capazes de angariar benefícios dentro da organização. Afinal, ao compreender melhor como a TI pode impactar positivamente no negócio, o CEO se torna automaticamente mais propenso a reconhecer a necessidade de se investir nessa área.

    1. Demonstre conhecimento

O momento da apresentação do projeto é o melhor para o gestor de TI comprovar que seu modelo de gestão é focado nas reais necessidades do negócio. Para isso, ele precisa mostrar os desafios que a TI pode ajudar a sanar. Relembrar os gargalos de atendimento e outros  problemas enfrentados anteriormente pela empresa faz com que o CEO perceba a importância da TI no dia-a-dia da empresa.

    1. Saiba ouvir

É importante não tratar a apresentação como um monólogo. Ao dar espaço para que a audiência participe com ponderações e explicar suas dúvidas demonstra interesse na opinião da audiência.

Uma boa técnica para conseguir a participação do público é solicitar feedbacks com perguntas:

“Alguém tem alguma observação a respeito disso?”, por exemplo.

Perguntas assim não só ajudam no engajamento do público. Mas também torna a defesa do projeto mais dinâmica. Além disso, escutar atentamente as colocações da audiência também mostra que o gestor de TI está aberto a negociações.  

Ao saber ouvir o que a audiência está dizendo, o apresentador também conseguirá identificar objeções disfarçadas. Em geral, elas costumam ser iniciadas por “E se…”. Portanto, ao perceber essas objeções sutis, o gestor de TI conseguirá contorná-las de forma natural e tranquila.

Com base nessas dicas, o pessoal de TI poderá elaborar apresentações mais assertivas. Dessa forma, seu trabalho será reconhecido e apreciado pelos demais colaboradores da empresa.

Fonte: MonkeyBusiness