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Migração de conteúdo e a transformação digital

Por Juliana Gaidargi em 3/02/2022 em Cloud

A migração para a nuvem tornou-se inevitável. Especialmente à medida que as organizações adotaram o trabalho remoto devido à pandemia do COVID-19. Então, saiba como a migração para a nuvem pode beneficiar as estratégias de transformação digital.

transformação digital

A migração de conteúdo em nuvem se relaciona à transformação digital porque simplifica os fluxos de trabalho de conteúdo. Ou seja, torna o conteúdo mais fácil de encontrar e compartilhar com segurança.

As estratégias de transformação digital surgiram no início dos anos 2000. Foi nessa época que as arquiteturas orientadas a serviços tornaram possível o descarregamento de dados e o processamento. No entanto, no final da década de 2010, ela ganhou velocidade à medida que as organizações iniciaram migrações para a nuvem para:

  • Melhorar a eficiência;
  • Minimizar os custos de manutenção;
  • Adotar fluxos de trabalho digitais e móveis;
  • Permitir que clientes e funcionários trabalhassem de forma mais independente.
O papel do trabalho remoto na transformação digital

Em meio à pandemia do COVID-19, as organizações adotaram a nuvem para permitir o trabalho remoto. Isso, por sua vez, acelerou a adoção da transformação digital em três a quatro anos, de acordo com um relatório da McKinsey & Company. Portanto, como a pandemia forçou equipes inteiras de escritório a trabalhar remotamente, a migração para a nuvem e a transformação digital passaram de aspiracionais a obrigatórias.

Benefícios da migração para a nuvem

Para beneficiar as organizações, um sistema de gerenciamento de conteúdo em nuvem (CMS) eficiente deve oferecer o seguinte:

Fonte única da verdade

Afinal, todos os dados consolidados em um só lugar simplificam a forma como as pessoas pesquisam o que precisam.

Colaboração

O sistema deve oferecer fácil colaboração interna e externa.

Automação do fluxo de trabalho

Um CMS na nuvem deve incluir uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho que elimine tarefas tediosas e automatize processos complexos.

Segurança e conformidade

Embora a segurança de uma organização varie de acordo com o setor, um CMS na nuvem deve proteger dados, lidar com violações e incluir serviços de auditoria, descoberta eletrônica e retenção legal, bem como análise forense digital.

Desafios da migração para a nuvem

À medida que as organizações migram para ambientes de nuvem por conta da transformação digital, elas devem se preparar para possíveis problemas ao longo do caminho. Os principais desafios incluem resistência à mudança e custos.

Resistência à mudança

As pessoas geralmente resistem a mudanças nas rotinas e fluxos de trabalho diários. Portanto, para mitigar a resistência dos funcionários, as organizações devem elaborar cuidadosamente planos de gerenciamento de mudanças. Também é interessante aumentar a produtividade com um planejamento cuidadoso da migração. Ou seja, realizar pequenas migrações ao invés de uma grande migração.

No entanto, as organizações também podem lutar para encontrar o equilíbrio certo de mudança. Afinal, a migração para a nuvem deve corrigir problemas, mas não fazer alterações desnecessárias. Ou seja, as mudanças no fluxo de trabalho devem complementar a forma como os funcionários trabalham e ajudar a aumentar a produtividade dentro do contexto da transformação digital.

Custos

As organizações também podem ter dificuldades para calcular os custos das migrações para a nuvem. Alguns custos a serem avaliados incluem manutenção de hardware desatualizada e fluxos de trabalho manuais. Portanto, as organizações podem comparar esses custos com os benefícios potenciais de um ambiente de nuvem, o que pode justificar o investimento.

O que considerar antes de migrar

Antes de uma organização migrar para um ambiente de nuvem, ela deve responder às seguintes perguntas:

Quais pontos de dor os usuários enfrentam? Afinal, as migrações devem abordar e corrigir problemas de fluxo de trabalho.

A organização pode executar um programa piloto com usuários de conteúdo experientes? Isso porque a participação ativa de colegas pode promover a aceitação em outros funcionários.

Como a organização deve migrar? Migrações bem-sucedidas acontecem em segundo plano com o mínimo de envolvimento do usuário. Também porque os funcionários são mais propensos a aceitar mudanças que não são disruptivas.

Como a organização deve medir o sucesso? As organizações devem testar suas migrações com rigor. Então, KPIs de migração e inspeções aleatórias de fluxo de trabalho por supervisores ou clientes podem ajudar a medir o sucesso.

Etapas de migração para a nuvem

Para uma migração para a nuvem bem-sucedida em tempos de transformação digital,, as organizações devem seguir as seguintes etapas:

Etapa 1

Crie uma equipe de migração para a nuvem. Então, atribua funções de equipe de nuvem, como gerente de projeto, arquiteto de nuvem, desenvolvedor de nuvem, engenheiro de DevOps e especialista em segurança da informação.

Etapa 2

Identifique os pontos problemáticos e as oportunidades. Contudo, resista à tentação de mudar tudo ou nada. Muita mudança corre o risco de falta de suporte à adoção, enquanto pouca mudança pode automatizar práticas de fluxo de trabalho ruins.

Etapa 3

Encontre vitórias rápidas. Afinal, a migração de pequenos grupos de conteúdo ajudará a melhorar a aceitação e a adoção do usuário e fornecerá informações sobre quais mudanças no fluxo de trabalho funcionam e quais não.

Etapa 4

Minimize o efeito sobre os usuários. Isso significa evitar mudanças abruptas e dramáticas nos fluxos de trabalho. As migrações bem-sucedidas parecem perfeitas para os usuários.

Etapa 5

Repita. Execute a migração como uma série de tarefas que aumentam à medida que a equipe ganha experiência até concluir a migração.

As migrações para a nuvem e a transformação digital oferecem fluxos de trabalho integrados. Contudo, também são responsáveis por prontos para dispositivos móveis que podem simplificar o gerenciamento de conteúdo, aumentar a produtividade dos funcionários e eliminar custos de manutenção no local. Então, as organizações que não migram para ambientes de nuvem podem eventualmente perder clientes para os concorrentes.

8 principais desafios de gerenciamento de conteúdo corporativo a serem evitados

À medida que as organizações planejam estratégias de gerenciamento de conteúdo corporativo, podem surgir desafios. Especialmente durante a etapa de implementação da transformação digital. É o caso de custo, segurança e armazenamento. No entanto, um planejamento cuidadoso pode ajudar a aliviar esses problemas.

Contar com um software de gerenciamento de conteúdo corporativo pode melhorar drasticamente a colaboração da equipe. Porém, também ajuda a preservar os registros de uma organização e formar uma parte essencial de sua transformação digital.

No entanto, vários desafios podem inviabilizar projetos de ECM ou limitar seu valor para as organizações. E é desses desafios que os gerentes de conteúdo devem se lembrar ao considerar estratégias para implementação de software de ECM. Os projetos têm mais sucesso se planejarem efetivamente essas armadilhas. Embora os métodos para lidar com os riscos sejam diferentes entre as empresas, nenhuma equipe ou organização está imune aos efeitos potenciais de uma estratégia de ECM fracassada.

Explore oito desafios comuns de ECM que organizações e gerentes de conteúdo enfrentam durante a transformação digital de suas empresas..

  1. Atendimento ao cliente

O software e os processos de ECM muitas vezes confundem os usuários. Especialmente aqueles acostumados a documentos em papel ou sistemas de arquivos legados, de modo que as organizações devem se envolver de perto com os usuários para conhecer suas necessidades. Então, as oportunidades de suporte ad hoc, como o horário de expediente, podem oferecer aos usuários uma maneira de aprender com os outros e construir um diálogo e uma parceria entre a equipe de TI e os usuários.

  1. Armazenamento e migração

Sem uma estratégia de ECM, as organizações em transformação digital podem sofrer com informações ausentes ou indisponíveis. Ou seja, documentos críticos para os negócios podem ficar presos no computador pessoal de alguém, em um sistema de arquivos inacessível ou são documentos em papel.

Portanto, os gerentes de conteúdo devem alocar armazenamento adequado para o software ECM. No entanto, para fazer isso, eles devem estimar os custos potenciais do tempo do pessoal de armazenamento e manutenção. O sucesso do projeto e a adoção do cliente podem influenciar essas estimativas, que os gerentes de conteúdo devem revisitar ocasionalmente. Embora o armazenamento continue sendo uma despesa, seus custos associados continuam a diminuir. É ocaso da eliminação do custo do espaço físico para documentos em papel que os usuários não podem acessar remotamente.

Além disso, uma organização pode ter que forçar a adoção e migração de software devido a transformação digital. Se ela tiver um sistema ECM mais antigo ou formas ad hoc de armazenar e compartilhar conteúdo, poderá mover conteúdo valioso para o novo sistema. Para facilitar isso, os gerentes de conteúdo devem encontrar maneiras de minimizar o trabalho manual e mecânico dos usuários e passar de sistemas antigos para novos e desconectados para processos conectados.

  1. Custo

Mesmo pequenos projetos de software ECM podem ser caros. No processo de planejamento de uma organização, ela deve desenvolver métricas financeiras que equilibrem custo e benefício. Essas métricas mostram como a satisfação do cliente, a segurança da informação (infosec), a digitalização da informação e outros benefícios compensam os custos do software. Em alguns casos, as organizações podem desligar sistemas legados e remover seus custos de hardware e software associados.

Mesmo nesse contexto, incluindo a transformação digital, os gerentes de conteúdo devem gerenciar os custos de software e pessoal de desenvolvimento para garantir que permaneçam dentro do orçamento. Afinal, a análise periódica de custo-benefício com finanças e gerenciamento pode ajudar os gerentes de conteúdo a entender se cada fase do projeto vale o custo.

  1. Tecnologia

Cada organização deve avaliar seus níveis de conforto com segurança, conformidade e implicações de custo do software ECM e suas tecnologias associadas.

Portanto, se uma organização implantar o ECM em um ambiente de nuvem, poderá economizar dinheiro em custos de manutenção e infraestrutura e ter maior disponibilidade do sistema. No entanto, isso torna as organizações obrigadas às metas e decisões técnicas de outra empresa. Afinal, não podem personalizar a tecnologia de nuvem subjacente tão bem quanto com os recursos locais. Além disso, as organizações podem controlar completamente a segurança no local, mas podem não implementar o software ECM com a mesma eficiência de um provedor de SaaS.

Então, em última análise, apenas a organização pode decidir as melhores maneiras de construir um sistema utilizável, extensível e suportável para cumprir suas regras de negócios.

  1. Comunicação

Desde o início do projeto, os gerentes de conteúdo devem ouvir os usuários, entender os pontos problemáticos em seus fluxos de trabalho atuais e encontrar maneiras de facilitar seu trabalho. Afinal, se os gerentes de conteúdo ouvirem os problemas e proporem soluções, os usuários estarão mais propensos a adotar o sistema ECM.

Contudo, alguns usuários podem preferir gerenciar documentos em papel em vez de arquivos eletrônicos. Enquanto isso, outros podem ter sistemas eletrônicos com fluxos de trabalho legados excessivamente complexos. Então, uma abordagem de escuta radical com uma pequena base de usuários pode ajudar nessas situações. Isso permite que os gerentes de conteúdo estejam mais atentos aos efeitos na satisfação do cliente, atendam às necessidades do usuário e aprendam lições para beneficiar futuros usuários.

Se o projeto envolve automação de processos, os gerentes de conteúdo podem se envolver com sua estratégia de gerenciamento de mudanças para garantir que automatizem os processos corretos e não simplesmente repliquem os processos atuais – e potencialmente menos eficazes. À medida que os gerentes de conteúdo passam pelas equipes, eles podem se concentrar mais em UX.

  1. Assumir muito de uma vez

Embora as organizações desejem que suas estratégias e sistemas de ECM abordem os desafios e oportunidades de conteúdo em toda a empresa, elas não devem tentar fazer tudo simultaneamente. Os gerentes de conteúdo podem descobrir onde a automação de processos pode melhorar os fluxos de trabalho, a produtividade e outras áreas. Então, os gerentes podem abordar essas áreas e trazer casos de uso e comunidades de usuários para o sistema.

Desde o início do projeto, os gerentes de conteúdo atentos à transformação digital devem ouvir os usuários, entender os pontos problemáticos em seus fluxos de trabalho atuais e encontrar maneiras de facilitar seu trabalho.

Mesmo as pequenas empresas têm várias oportunidades de ciclo de vida de conteúdo que as necessidades das equipes de gerenciamento, finanças, RH, TI, engenharia, vendas e marketing impulsionam. Os gerenciadores de conteúdo podem lidar com esses fluxos de trabalho um de cada vez.

  1. Ajuste de desempenho

Se os gerentes de conteúdo derem um passo de cada vez e se concentrarem na adoção, eles podem descobrir que os usuários sobrecarregam o sistema até seus limites. Afinal, um pouco de sucesso na adoção pode deixar um sistema ECM bem pensado de joelhos, diminuir os tempos de resposta e frustrar os usuários.

Para evitar essa frustração, os gerentes de conteúdo devem priorizar testes de estresse e carga para seus sistemas. E se todos os usuários fizerem logon de uma só vez e executarem as tarefas mais intensivas do processador? Em que ponto o sistema cede sob a pressão? Os gerentes devem levar seus sistemas ao ponto de falha, corrigir quaisquer problemas solucionáveis ​​e adicionar esse processo ao conjunto de testes para ficar à frente da carga de adoção do sistema.

  1. Segurança

Se uma organização considerar apenas a infosec no final de seu processo de implantação de ECM, ela poderá ter que repensar processos, fluxos de trabalho e interfaces. Caso contrário,  colocará o sistema e o conteúdo sensível em risco de roubo ou divulgação acidental. Então, ao invés disso, como os gerentes de conteúdo consideram o gerenciamento de mudanças, adoção, ajuste de desempenho e migração, eles devem considerar a segurança como um elemento subjacente.

Nenhum sistema é perfeitamente seguro. Os gerentes de conteúdo devem tentar equilibrar a usabilidade e limitar o risco de perda, roubo ou vazamento de dados. Muitos controles podem dificultar a usabilidade e a adoção, o que pode forçar os usuários a levar seu conteúdo para ferramentas e processos potencialmente menos seguros.

Principais conclusões

As organizações não devem permitir que os desafios padrão de ECM sobrecarreguem seus projetos de digitalização e transformação digital. Se os gerentes de conteúdo se lembrarem dos seguintes tópicos importantes, eles poderão se preparar com mais eficiência para implantar o software ECM.

Não obstante, se uma organização faz um balanço de onde está, planeja seu projeto em etapas incrementais, se envolve com a clientela e a ajuda no processo de gerenciamento de mudanças, ela pode responder melhor aos problemas técnicos e de adoção.

Já uma organização que monitora o desempenho de seu sistema, faz testes de estresse e orienta e automatiza a migração do usuário, pode gerenciar as experiências do usuário à medida que migram, limitam o trabalho manual e fornecem um sistema tão rápido ou mais rápido do que antes.

Contudo, se uma organização possui uma camada infosec, ela pode preservar ou melhorar o perfil de segurança de seu conteúdo.

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