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Terceirização de TI – O guia definitivo

Por Juliana Gaidargi em 18/12/2018 em Artigo, Negócios

Atualmente, é comum empresas terceirizarem funcionários ou departamentos completos. Essa prática tem sido adotada por pequenas, médias e grandes empresas com sucesso. Afinal, por meio da terceirização, a contratante fica livre de preocupações habituais. É o caso das despesas com seleção e contratação, além daqueles relacionados à capacitação, rescisão contratual e impostos. Inclusive, a terceirização de TI é uma prática que vem crescendo significativamente.

A terceirização costumava ser indicada apenas para executar funções que não caracterizavam o core business da empresa. Eram os casos da área de limpeza, alimentação e manutenção de equipamentos, por exemplo. Isso acontecia porque antes era ilegal terceirizar atividades-fim. Porém, com as recentes mudanças nas leis trabalhistas, a terceirização do core business foi legalizada.

De qualquer forma, a terceirização pode ser aplicada a áreas críticas para a operação, como o departamento financeiro e o de TI. A terceirização costuma ser uma boa opção para empresas que buscam otimizar seu desempenho ao mesmo tempo em que reduz as despesas com pessoal.

O que é terceirização?

A terceirização compreendia o processo em que uma empresa delega a outros a execução de atividades não essenciais ao seu funcionamento. Ou seja, funções que não incluíam suas atividades-fim.

Atividades-fim são aquelas consideradas essenciais para a empresa. Ou seja, o advogado num escritório de advocacia, ou o publicitário em uma agência de publicidade.

Já a equipe que faz a manutenção desses mesmos escritórios constituem uma atividade-meio. Ou seja, uma função não essencial para o negócio.

A reforma trabalhista

Recentemente, o Supremo Tribunal Federal (STF) decidiu que é constitucional o emprego de terceirizados na atividades-fim das empresas. Ou seja, após essa decisão, salvo peculiaridades, processos trabalhistas acerca da terceirização de atividades-fim terão veredictos favoráveis às empresas. Contudo é importante ressaltar que esse novo entendimento só se aplica a ações que estejam em trâmite. Portanto, a reabertura de processos finalizados não será autorizada.

Conheça as atividades mais terceirizadas

Em algumas áreas,  a terceirização é o modelo de trabalho mais aplicado. Conheça as cinco mais comuns no país:

1. Segurança

Nesse caso, todo o patrimônio físico do estabelecimento fica sob a tutela de uma empresa especializada. Contudo, deve-se pesquisar muito bem a empresa antes de fechar negócio. Afinal, é assim que a contratante garantirá a qualidade e confiabilidade na prestadora escolhida.

2. Serviços administrativos

Nesse caso, a contratante delega à provedora responsabilidades burocráticas e de recepção. Vale ressaltar que, nesse tipo de serviço enquadram-se profissionais de recepção, recursos humanos, portaria, contabilidade e assistência jurídica.

3. Limpeza

É muito mais prático e econômico contar com uma empresa especializada em limpeza do que manter várias pessoas na folha de pagamento para exercer essa função. Afinal, a prestadora de serviços fica responsável por tudo, incluindo a disponibilização de toda a mão de obra e dos materiais necessários.

4. Transporte

Manter uma prestadora para transportar funcionários ou fazer entregas é mais vantajoso do que contratar um motorista. Afinal, este geraria despesas com automóvel, combustível, salário e impostos. Além disso, um único motorista não conseguiria atender a diversas demandas simultâneas.

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5. Serviços de TI

A terceirização de TI é uma alternativa que vem sendo adotada por várias empresas. Ela pode ser feita de forma remota ou presencial, de acordo com as necessidades e metas da companhia. Ela pode reduzir custos e potencializar a produtividade do negócio, quando bem feita..

A importância da TI nas empresas

Até pouco tempo atrás, a TI era tratada como uma área de suporte à empresa. Ou seja, sem tanta importância no que diz respeito aos objetivos do negócio. Contudo, se a princípio a TI era usada como uma ferramenta para automatizar funções, pouco a pouco ela passou a otimizar as tarefas. Isso além de eliminar eventuais barreiras de comunicação e contribuir para o desenvolvimento do negócio.

Ou seja, hoje em dia a TI é vista como um departamento estratégico. Afinal, ela pode potencializar lucros ao mesmo tempo em que mitiga custos operacionais. Inclusive, se a TI for terceirizada, a economia para a empresa será ainda maior, o que ajudará a aumentar a lucratividade do negócio.

Terceirização ou outsourcing de TI?

Terceirização e outsourcing significam a mesma coisa. Ou seja, ambos os termos compreendem o processo de delegar a outros a execução de tarefas.

A terceirização da TI consiste na contratação de uma prestadora de serviços de tecnologia para exercer variadas funções. Geralmente, estas compreendem o atendimento aos usuários, gestão de servidores, segurança da informação, operações de data center, manutenção e desenvolvimento de aplicativos, recuperação de desastres e gerenciamento e operações de rede.

Ou seja, a terceirização de TI tem como objetivo transferir funções e aprimorar os processos de tecnologia da empresa contratante. Isso inclui atuar na seleção e contratação de profissionais e garantir a resolução de problemas full time. Vale lembrar que a empresa pode contratar outra empresa de TI para atender suas demandas ou profissionais de TI individuais.

Para que serve a terceirização de TI?

É sempre bom lembrar que a infraestrutura de TI é um aspectos de suma importância na cadeia operacional. Afinal, seu bom funcionamento impacta diretamente na capacidade da empresa:

  • Atender aos seus clientes;
  • Criar serviços mais inovadores;
  • Ter um nível de eficiência maior.

Em suma, a terceirização permite às empresas se concentrarem em demandas essenciais ao negócio. Além disso, fornece acesso à tecnologia de ponta, aumenta a flexibilidade e gera economia de custos. Por isso, a terceirização de TI é a primeira opção para quem pretende reduzir gastos e aumentar a capacidade operacional da empresa.

A terceirização de TI também permite ao gestor otimizar seus recursos e encontrar formas mais econômicas de manter equipamentos de alta performance acessíveis no ambiente corporativo. Ao terceirizar o investimento em novos equipamentos, a empresa também pode:

  • Flexibilizar as suas rotinas;
  • Ampliar a sua capacidade de resposta às demandas do mercado;
  • Tornar os seus serviços mais escaláveis;
  • Obter ganhos financeiros diretos;
  • Contar com tecnologia de ponta e atualização tecnológica.

Por que terceirizar a TI?

Existem diversos motivos se terceirizar a área de TI de uma empresa:

Tecnologia de ponta

A tecnologia da informação muda constantemente. Portanto, as habilidades de TI de um profissional podem se tornar obsoletas se não forem continuamente atualizadas. Afinal, softwares são atualizados e substituídos rapidamente. Sendo assim, no momento em que a empresa treina sua equipe em determinada tecnologia, ela pode se tornar ultrapassada.  

Além disso, profissionais de TI contratados costumam ficar desatualizados em relação às opções de tecnologia disponíveis justamente por estarem focados em sustentar a operação diariamente. Em função disso, contar com empresas especializadas pode evitar investimentos em treinamento e atualização dos profissionais internos.

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Independentemente de uma empresas já estar sedimentada em sua área ou em franca expansão, a redução de custos com pessoal é sempre bem-vinda.

E na terceirização, a empresa pode incutir padrões de classe mundial à sua área de TI. Afinal, todos os profissionais terceirizados precisam se manter atualizados para serem alocados em um cliente. Ao contar com uma boa prestadora de TI, a empresa também pode conseguir contratos de compra e leasing em massa mais eficazes para todo o hardware e software. Isso tudo, além de obter um melhor controle sobre as licenças de software.

Flexibilidade

As empresas precisam ser flexíveis para se adaptar a um ambiente de negócios em constante mudança. Afinal, somente assim é possível assegurar que suas funções de TI respondam rapidamente à demandas mutáveis. Ao contar com fornecedores de TI terceirizados, a contratante tem acesso a uma ampla gama de recursos, habilidades e capacidades, enquanto a equipe de TI interna pode ter recursos limitados.

Estabilidade

Em geral, contrata-se um funcionário terceirizado em caráter temporário. Isso, porque esse modelo de contratação viabiliza a adição de mais força de trabalho em momentos específicos. Além disso, usar trabalhadores terceirizados protege os funcionários contratados de flutuações na demanda e possibilita à empresa estabelecer uma relação mais forte com sua força de trabalho regular.

Custos mais baixos

Ao terceirizar, se ganha acesso à infraestrutura de baixo custo dos prestadores de serviços. Esse é um dos benefícios mais atraentes da terceirização. Segundo um levantamento recente do Outsourcing Institute, as empresas informaram que, em média, houve uma redução de 9% nos custos por meio da terceirização de TI.

Fundos de capital

A terceirização de TI mitiga a necessidade de investir em funções comerciais não essenciais. Dessa forma, o capital pode ser direcionado para as áreas principais da empresa. A terceirização também é capaz de melhorar o CAPEX e OPEX da empresa ao eliminar a necessidade de mostrar o retorno sobre o patrimônio de investimentos de capital em áreas não essenciais.

Mais dinheiro

A terceirização de TI  pode incluir a transferência de ativos do cliente para a prestadora. Ou seja, equipamentos e licenças utilizadas ​​nas operações podem ser vendidas ao fornecedor, resultando em pagamento em dinheiro ao contratante.

Novos recursos

As empresas podem terceirizar por não terem acesso aos recursos necessários. Ou seja, se uma companhia tem a intenção de expandir, especialmente em outra localidade, a terceirização é uma alternativa viável e importante para construir a infraestrutura necessária de TI a partir do zero.

Gestão de TI otimizada

Por meio do estabelecimento de uma governança, acordos de SLA e uma gestão de TI efetiva, a terceirização pode conferir alívio para a equipe de TI local focar no que é mais importante para o negócio. Contudo, isso não significa abdicação de responsabilidade administrativa.

Modelos de terceirização de TI

Existem três tipos principais de terceirização de TI:

Offshore Outsourcing

A manutenção de infraestrutura, o desenvolvimento de softwares e o suporte são realizados em outros países. Geralmente, em países em ascensão tecnológica, como Índia, China e Rússia, devido ao baixo custo de profissionais capacitados. Em tempos de instabilidade econômica, esse aspecto se torna bem atraente.  Contudo, essa prática pode gerar choques culturais e eventuais falhas de comunicação devido ao idioma. Por isso a Índia é um dos países mais procurados. Afinal, sua população já tem o inglês como segunda língua.

Onshore Outsourcing

A terceirização ocorre no mesmo país, estado ou cidade. Isso minimiza impactos culturais e linguísticos. Portanto, é uma das modalidades de outsourcing de TI mais usadas hoje em dia.

Nearshore Outsourcing

Busca terceirizar equipes de países vizinhos com cultura e linguagem similares ao contratante. O fato de estarem no mesmo fuso horário também facilita o atendimento.

Além desses modelos de atendimento, deve-se considerar se a prestação de serviços de TI será presencial, remota ou mista.

Terceirização de TI remota

No atendimento remoto de TI, soluções tendem a ser mais rápidas e eficientes. Isso porque o suporte técnico remoto pode ser feito através de softwares, ferramentas específicas ou da própria internet. Ou seja, via uma conexão de rede ou web, o analista de TI pode se conectar a um dispositivo e realizar os reparos necessários. Com isso, o deslocamento do profissional se torna desnecessário, gerando economia de tempo e dinheiro. Esse modelo de suporte permite que o profissional faça o diagnóstico de problemas, gerenciamento de recursos, verificações de dados e sistemas e instalação de programas.

As ferramentas que viabilizam o atendimento remoto são protegidas e seguras. Grandes empresas costumam utilizar VPN (Rede Privada Virtual). Nela, a conexão é feita diretamente entre um computador e um servidor de destino, criando uma espécie de “túnel protegido” na Internet.

Mas, independentemente da forma como o suporte técnico remoto será implementado, para este modelo de trabalho funcionar é importante que todos os usuários sejam orientados. Afinal, o contato com o suporte deve ser sempre realizado  por meio de uma única central de atendimento. Esta, por sua vez, assumirá o papel de encaminhar a solicitação ao profissional de TI disponível.

Isso é importante para que os gestores da área consigam mensurar a quantidade de chamados abertos. Afinal, assim eles conseguirão controlar o SLA e o volume de produção dos profissionais de TI, facilitando a identificação de melhorias na operação.

Terceirização de TI presencial

Ao contar com um suporte técnico de TI presencial, as empresas ganham tempo para se focar em seu core business. Isso, além de ter acesso à tecnologia de ponta, maior flexibilidade e economia de custos. Isso ocorre em especial quando o suporte técnico é terceirizado.

Terceirização de TI mista

Nesse modelo, a empresa pode contar com a presença física de um técnico sempre que precisar ao mesmo tempo em que conta com o auxílio remoto. Essa solução é bastante praticada em empresas que prezam pelo bom funcionamento de sua TI. Porém, que  não contam com a infraestrutura necessária para comportar uma equipe interna.

Em geral, quando um problema não pode ser resolvido à distância, a empresa aciona o suporte técnico presencial. O profissional acionado costuma agendar uma visita à empresa em uma data específica para avaliar a situação. Portanto, é importante que, antes da chegada do técnico, o usuário ou gestor tenha uma lista com todas as dificuldades encontradas. Essa lista deve ser a mais detalhada possível.

Feito isso, o analista de TI passará a frequentar a empresa como os demais funcionários até que todos os reparos sejam realizados. Ou seja, o especialista de TI só visita a empresa conforme a necessidade do cliente.

Quando não há a incidência de problemas que demandem a presença de um técnico, o atendimento continua sendo realizado remotamente. Vale ressaltar que esse modelo de suporte reúne as vantagens do atendimento remoto e presencial.

A terceirização de TI x Negócio

Conforme uma empresa cresce, as responsabilidades acerca do negócio também aumentam. Entretanto, devido à alta competitividade do mercado, muitas organizações perdem o foco no negócio. Ou seja, param de buscar inovações nos serviços e produtos, por exemplo

Frente a tantos gargalos administrativos, se torna imprescindível considerar a terceirização de TI da empresa. Buscando a redução de custos, é possível conseguir que a terceirização também garanta agilidade e lucratividade ao negócio.

Porém, a terceirização de TI não se limita a pequenas e médias empresas que encontram-se em crise. Em um dos maiores empreendimentos de terceirização dos EUA, a DuPont contratou a Computer Science Corp. (CSC) e a Andersen Consulting por US $ 4 bilhões. O contrato contemplou um período de 10 anos para desenvolver e gerenciar a TI da empresa. Em contrapartida, considerando que a TI evolui rapidamente, o ideal é que esse tipo de contrato tenha a duração de no máximo três anos.

Afinal, embora melhorias de desempenho de preço aconteçam em todos os setores,  a economia na TI muda absurdamente rápido. Por exemplo, um mainframe que custava US $ 1 milhão em 1965 custa menos de US $ 30.000 hoje em dia. E, ao que tudo indica, custará de 20% a 30% menos no ano seguinte.

Ou seja, é necessário que o executivo que busca mitigar custos ao mesmo tempo em que maximiza sua produtividade e qualidade avalie alguns fatores. Em especial,  é importante analisar provedoras de TI em potencial e negociar personalizações. Estas, por sua vez, devem ser capazes de atender às reais necessidades da empresa.

O que considerar?

Os críticos da terceirização de TI costumam alegar que nenhuma prestadora de serviços é capaz de igualar a capacidade de resposta e níveis de excelência de uma operação interna. Porém, isso não corresponde à realidade. Afinal, a prestadora estará sujeita à mesma direção e controle de gerenciamento que os funcionários.

Não obstante, existem maneiras de assegurar que fornecedores garantam a confidencialidade de dados. Isso, além de suportar aplicações estratégicas e tomar  precauções para a recuperação de desastres.

Além disso, com a terceirização, a prestadora deve atingir o mesmo nível de serviços de TI especificado em contrato. Ela deve utilizar para isso a plataforma tecnológica que julgar apropriada ou que tenha sido previamente negociada com o cliente. Isso, por si só, já aprimora o controle e a execução dos serviços.

Vez ou outra, a terceirização resulta em demissões ou na transferência de funcionários para a prestadora de TI. Esse processo é conhecido como rebadging e costuma ser vantajoso a todas as partes, se feito com cuidado e transparência.

Com base nessas informações, é notável que a terceirização de TI possui várias formas de implementação. Além de muitas dimensões cuja relação custo-benefício deve ser avaliada. Afinal, ao optar por uma equipe dedicada de TI ao invés da terceirização, uma empresa pode notar um aumento significativo nos custos de desenvolvimento e manutenção do departamento. Portanto, é fácil compreender a razão pela qual a maioria das empresas opta pela terceirização de TI.