Elaboração de Projeto

Vamos abordar sobre um assunto que é muito importante para os técnicos de T.I e fundamental para as empresa que é a elaboração de projeto. Poucas empresas possuem gerente de Projeto ou mesmo um Scrum Master para auxiliar os técnicos e desenvolvedores a tocar um projeto, vou passar dicas importantes e ferramentas que vão ajudar a elaborar seu uma de forma simples e rápida.

Antes de começar, é necessário efetuar um estudo detalhado, lembre-se qual será o impacto dentro da empresa, o cliente olha custo e na maioria das vezes não vê melhoria nos processos da empresa. Informe os prós e contras durante a fase de levantamento, avalie os riscos, lembrando que o projeto é mudança e mudança nunca é visto com bons olhos. Outro ponto importante é deixar o cliente ciente que ao término do projeto vão abrir novas possibilidades para a empresa seja em qualquer campo hardware ou software.

Nesse estudo inicial você vai esboçar o que deve ser feito e qual direção a ser tomada, fique atento de envolver terceiros no projeto, ou seja, Fornecedores, e caso venha acontecer preste atenção aos contratos, leia-os atentamente suas cláusulas e esclareça todas às dúvidas com o fornecedor que esteja ofertando. No caso dos valores, confirme com ele antes de fechar o negócio, formalize tudo por e-mail, peça sempre uma proposta formalizada e bem detalhada para que não haja problemas e mudança de valores ou diretrizes no pleito dos serviços contratados no durante o projeto.

Caso venha acontecer alguma mudança no decorrer do projeto, faça a interrupção e tente negociar com o fornecedor. Caso não haja um entendimento entre as partes envolvidas pode haver a interrupção ou cancelamento do projeto, o risco tem que ser calculado durante esse estudo.

O próximo passo é você efetuar uma reunião com as partes interessadas do projeto (Cliente/Você/Fornecedor), ou seja, dar o start no Projeto, definir bem as responsabilidades do projeto e suas fases, datas e entregas. Nesse momento você informa o que vai e deve ser feito e o que não deve ser feito. Deixe isso bem claro ao cliente através de uma ata de reunião e encaminhe a ata a todos os envolvidos. Inicie um esboço da análise de requisitos pois isso vai ajudar você a apresentar a documentação do projeto (EAP). Atente-se sempre aos detalhes. São eles que fazem a diferença durante a reunião. Deixe o cliente ciente de tudo justamente para evitar questionamentos durante e após o projeto.

Concluída a reunião, você vai começar a organizar os requisitos levantados para a apresentação da proposta do projeto com o escopo e premissas. Vai informar as fases, quem serão os responsáveis envolvidos, definição das datas para as entregas e o custo total do projeto.

Apresente esse documento em Word para o Diretor Financeiro ele vai avaliar se será aprovado ou não. Caso a resposta seja não, guarde toda a documentação pois ela pode ser importante no futuro. Coloque em uma pasta de projetos futuros. Caso o cliente vier a solicitar novamente o único trabalho que você vai ter é alterar os requisitos e atualizar os valores de custo, nesse momento você terá mais argumentos para que esse trabalho seja levado adiante.

Se a reposta da Diretoria ou setor Financeiro for sim então mãos à obra! Você pode baixar as ferramentas específicas como o WBS Tool para montagem do EAP, Project Libre para acompanhar as datas e entregas, os responsáveis pela fase e tarefas, esses programas são fáceis de usar e de manipular e através deles você vai conseguir gerenciar seu projeto de forma simples, detalhada e documentada.

Vou deixar os links abaixo para download dos softwares e o link das aulas de como elaborar o EAP e o uso do Project Libre:

Site de Criação da EAP e download da ferramenta: http://www.wbstool.com/

Aula sobre como construir uma EAP: https://www.youtube.com/watch?v=oyzP7b-5z3o

Download do software: http://www.projectlibre.org/product/projectlibre-open-source

Aula sobre como gerenciar o projeto através do Project Libre: https://www.youtube.com/watch?v=ChyWkkx_Agc

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