Por Infonova em 10/08/2016 em Artigo

Podemos dizer que todo mundo que está na internet tem um endereço de e-mail, afinal, ele se tornou essencial para permitir que as pessoas acessem serviços online, como redes sociais, aplicativos de transporte, delivery e até sites governamentais, como o da Receita Federal, por exemplo. Em geral, para esse tipo de atividade, as pessoas possuem um endereço de e-mail pessoal gratuito (nome@gmail.com ou nome5917@hotmail.com, etc).

Já em relação ao universo corporativo, o formato de utilização do e-mail tende a mudar. Afinal, será melhor pagar por um endereço comercial personalizado ou configurar uma conta gratuita? Usar uma conta gratuita pode ser mais econômico. Mas, do ponto de vista do consumidor, qual endereço de e-mail é mais confiável: seunegocio@hotmail.com ou contato@seunegocio.com.br?

Estudos mostram que 92% das pequenas empresas dizem que e-mails com marca fazem a empresa parecer mais confiável. Isso é obviamente importante para companhias de qualquer porte. Ou seja, usar um endereço de e-mail gratuito pode aparentar falta de profissionalismo por parte de uma organização.

Além disso, ter um endereço de e-mail comercial não só ajuda a tornar a empresa mais memorável para seus clientes. Mas se mostra bastante útil conforme o negócio começa a se expandir. Isso porque a profissionalização do e-mail possibilita optar por endereços como financeiro@, informações@, vendas@, seunome@, etc. Isso permite ao cliente ou usuário direcionar sua mensagem ao departamento desejado. Outro ponto positivo é o maior controle por parte do gestor. Afinal, ele poderá remover colaboradores conforme forem saindo da empresa sabendo que todas as mensagens permanecerão seguras em seu sistema.

 

É vital para a operação?

O uso do e-mail tornou-se imprescindível para a comunicação das empresas por diversos motivos. Em especial para empresas que fazem negócios internacionalmente, quando os fusos horários se cruzam, dificultando o agendamento de chamadas telefônicas. Através dessa ferramenta, é possível criar e colocar em prática campanhas de marketing de baixo custo. Isso com a garantia de que a mensagem será recebida pelo cliente em potencial, por exemplo.

Provedores de ISP fazem um trabalho adequado em relação à entrega de e-mails quando as listas de endereço são pequenas. No entanto, negócios que estejam em uma posição ou setor que exija o alcance de um grande número de pessoas, um provedor padrão pode acabar reduzindo a velocidade dos esforços online. As soluções de consultoria de software de entrega de e-mail podem ajudar a superar esse problema. Especialmente se considerarmos que um bom software de entrega de mensagens eletrônicas deve ser amigável, gerenciável e acessível.

Outro fator determinante na contratação de um provedor de e-mail comercial é a expertise do fornecedor. Isso poderá resultar na liberação de tempo dos funcionários da empresa no que diz respeito à resolução de eventuais problemas. A consultoria de alto nível, juntamente com o conhecimento tecnológico, permite padrões de identificação rápidos de erros além do know-how para interagir eficientemente com os ISPs. Isso viabiliza a entrega dos resultados desejados pelos contratantes. Dessa forma, as empresas podem se concentrar em seus clientes e interações de negócios enquanto uma empresa de consultoria se concentra em entregar seus e-mails com sucesso.

 

Facilidade de comunicação

O e-mail atingiu um alto nível de popularidade devido principalmente à sua conveniência. As mensagens se movem rapidamente, são fáceis de arquivar e pesquisar. As empresas também usam o e-mail para prospectar novos clientes, prover atendimento e manter os funcionários informados sobre os desenvolvimentos. A versatilidade dessa ferramenta a torna indispensável a qualquer empresa da atualidade, seja ela grande ou pequena.

 

Custos

Baixos orçamentos são frequentemente uma realidade na vida das pequenas empresas. As empresas podem manter os custos baixos usando serviços de e-mail gratuitos ou de baixo custo. Muitos documentos que costumavam ser enviados pelo correio com taxas de postagem regulares, podem ser enviados eletronicamente. Essas pequenas economias se mostram significativas ao longo do tempo. Além disso, modificar uma proposta e responder rapidamente às necessidades do cliente pode fazer a diferença entre uma venda feita e uma venda perdida.

 

Marketing

Uma campanha de marketing por e-mail, quando bem administrada, é eficaz, barata e gera boa vontade com os clientes. Qualquer empresa pode iniciar um boletim informativo regular com conteúdo atraente que capta a atenção do seu público alvo e mantém o negócio ativo em suas mentes. Tudo isso sem custos de impressão e postagem associados a boletins informativos e correspondências físicas.

 

Facilidade de acesso

As cartas físicas podem se acumular nos arquivos e ficar inacessíveis quando não se está no escritório.  Já os e-mails podem ser acessados ​​por meio de celulares e outros dispositivos móveis, de qualquer lugar. Com isso, a ferramenta permite gerenciar com eficiência as comunicações, fator chave para manter uma força de trabalho produtiva.

 

Colaboração

O e-mail pode ser enviado para várias pessoas e grupos, sendo usado como ferramenta de colaboração ou treinamento. Ele também pode ser usado para elaborar propostas de negócios com parceiros e manter os funcionários informados. Permite ainda que os participantes trabalhem juntos em sua própria velocidade, ao invés de sob a pressão de uma teleconferência ou reunião presencial. Além disso, o uso de e-mail significa que um bom registro do trabalho é mantido para referências futuras.

 Nos Estados Unidos, 85% dos varejistas, consideram que esta é uma das formas mais eficazes de marketing, superando inclusive a mídia social. Por isso, é importante que os profissionais  utilizem um endereço de e-mail comercial. Afinal, isso reafirma para o cliente que ele faz parte de uma organização idônea durante as trocas de mensagens.

 

Como usar?

 

Impressão é a chave:

Ao construir uma marca profissional para a empresa, as primeiras impressões são importantes. O e-mail é uma das formas mais comuns de comunicação com seus clientes e um endereço profissional cria um senso de confiança, aumentando o potencial da empresa para atrair novos clientes.

Branding:

Ao integrar uma organização, o profissional leva seu o nome aonde quer que esteja. Ao contatar um prospect por e-mail, o endereço eletrônico do profissional fica gravado na caixa de entrada do cliente, facilitando pesquisas futuras que podem vir a se tornar novas negociações.

Obter um bom sistema de filtragem de spam:

O simples fato de ter um e-mail, gratuito ou não, torna a empresa alvo de spammers e vírus de malware. Ao contar com um bom sistema de filtragem, é possível evitar que a mensagem enviada para um cliente em potencial acabe na pasta de spam.

Backup é vital:

Manter um backup dos arquivos é essencial. Ele protege as informações do usuário se o provedor decidir encerrar a conta sem notificação ou se hackers encontrarem seus dados. Mantendo um backup de contatos em uma planilha do Excel ou utilizando dispositivos de armazenamento gratuitos online, como o Google Drive, é possível minimizar a perda de informações importantes.

Protegendo a privacidade:

Confiar dados à rede tem suas consequências devido aos perigos iminentes de vírus. É importante verificar os recursos de repelência da assinatura de e-mail para vírus e hackers, caso contrário, todos os arquivos importantes online estarão em perigo.

Flexibilidade:

É possível criar endereços de e-mail específicos que canalizam mensagens para pessoas em vários departamentos da empresa (por exemplo, admin@ ou info@). Isso aumentará o potencial para responder rapidamente a consultas. Essa prática também facilita a manutenção da continuidade do endereço de e-mail se o responsável por ele sai da empresa ou tira férias. Afinal, o pseudônimo pode ser facilmente alterado para uma nova pessoa sem que isso impacte o cliente.

Controle:

Ter seu próprio endereço de e-mail comercial personalizado permite à empresa controlar e organizar seu sistema. Por meio desse processo, pode-se criar facilmente endereços de e-mail para novos funcionários e ter a conveniência de monitorar as contas inativas.

 

A importância de uma assinatura consistente

Vale ressaltar que a forma como estes assinam as mensagens ao final de cada e-mail é muito importante. Muitas empresas permitem que seus funcionários criem suas próprias assinaturas de e-mail sem pensar no que eles podem comunicar para os outros. Pode parecer interessante para um funcionário criar uma assinatura com animações e fontes coloridas. Entretanto, isso não é apropriado quando se trata de transmitir uma imagem profissional. 

Faz mais sentido ter uma assinatura simples e limpa incluindo o logotipo da empresa. Isso não apenas comunica um nível mais alto de legitimidade e profissionalismo a qualquer um que a receba, mas também fornece reconhecimento instantâneo de marca para a organização.

 

Spam

Esse é o grande vilão dos e-mails corporativos. Spams enchem as caixas de mensagens com conteúdo totalmente desnecessário. Muitas vezes, por se misturarem com as demais mensagens, provocam equívocos que levam o usuário a deletar e-mails importantes enquanto faz a faxina em sua caixa de entrada. Assim, a corporação deve utilizar políticas rígidas e bem definidas para evitar esse mal. Do ponto de vista do usuário, é possível se prevenir contra os spams com as seguintes dicas:

  • Use um filtro de e-mail: Verifique a conta de e-mail para ver se ela fornece uma ferramenta para filtrar spam em potencial ou canalizá-los para uma pasta de e-mail em massa. É recomendado considerar essas opções quando estiver escolhendo o provedor de serviços de Internet (ISP);
  • Limite a exposição: É recomendado usar dois endereços de e-mail: um para mensagens pessoais e outro para compras, boletins informativos, salas de bate-papo, cupons e outros serviços. Além disso, evite exibir seu endereço de e-mail em público, pois os spammers usam a internet para coletar os endereços;
  • Verifique as políticas de privacidade e desmarque as caixas: Verifique a política de privacidade antes de enviar seu endereço de e-mail para um site. Veja se ele permite que a empresa venda seu e-mail para outras pessoas. Alguns sites também permitem desativar o recebimento de e-mails em massa;
  • Use boas práticas de segurança: Adquira o hábito de desconectar da internet quando estiver longe do computador. Os hackers não conseguem acessar ambientes que não estão conectados à rede.

 

Valor jurídico

Além de todos os aspectos comerciais, de marketing, de valorização da comunicação, segurança, entre outros, hoje existem aspectos legais que devem ser considerados quando o assunto é e-mail corporativo.

A legislação brasileira já credita veracidade plena ao conteúdo trocado através de mensagens eletrônicas, sobretudo os e-mails, conferindo a eles a importância de qualquer outro documento chancelado em cartório, assim, as informações contidas nas mensagens passam a ter valor jurídico também.

Essa validade tem sido usada largamente como prova em ações trabalhistas, ações de lavagem de dinheiro, ações cíveis e até penais, logo, se essa mensagem carrega a etiqueta de uma empresa através do e-mail corporativo, fatalmente ela estará associada à ação jurídica.